走出实施HRMS的误区

走出实施HRMS的误区

最近，有机会与业内一家专业HRMS(人力资源管理信息系统)服务公司咨询服务部总监James先生就企业实施HRMS中出现的问题进行交流，他认为，由于很多企业并没有用严格的项目管理的意识和标准去规划和实施HRMS，于是，这些企业没有清晰的方向和目标，没有规范的项目管理流程，没有评估的工具和指标，甚至是没有完整的HRMS项目管理团队。“很多企业花费昂贵的HRMS即便是装在了服务器上，却束之高阁的多，充分利用的少。”James 深有感触地说。

James结合自己五年来为企业人力资源管理信息化服务的经验，简单地总结了企业在规划和实施HRMS中通常会犯的四类错误及避免措施。

第一类：该做的工作没有做

在选购HRMS时，你很容易会被那些新奇和复杂的功能模块以及性能特色所吸引，而你却忽略了一些最基本也是最重要的功能。应该记着：要拿着你详尽的需求文档列成的清单去选购系统，而不要被HRMS服务商兜售和吆喝的各种眩目的新奇花样所迷惑。

购买一套并不符合假设需求的HRMS对于负责HRMS的人员来说是一件非常严重的错误。没有对具体工作和具体需求的适当界定，谁又能判定哪一个HRMS适合公司的需要呢?

有时，HRMS的需求定义是非常松散的。有时，需求会在项目进行的中间进行修改。不管是哪一种，都会导致令人不愉快的经历。要避免这些，就得经常有效地沟通，以保证管理层和用户能够持续地达成一致的意见，从而保证HRMS的顺利实施。

一旦你界定清楚了你的具体需求，要积极主动地利用这些文档去评估和测试服务商的HRMS产品及其服务，并开始规划你的培训计划。

最后，要确保人们接受充分的培训，以便使他们积极主动地正确使用系统。

第二类：用户不愿使用或者痛恨系统

如果用户从一开始就同意和接受企业规划和选择的系统，那么他们是非常愿意下工夫去学习如何使用系统的。

一个刚刚成立一年多的竞争对手由于缺乏成熟的项目管理经验，使本来规划一个月实施完毕的项目严重地拖延到了一年时间，其中最重要的一点就是用户参与不充分。导致这一问题的原因是项目规划和实施过程中缺乏用户的参与，而解决这一问题，使用户感到满意的办法就是让用户参与到需求的分析和界定中，并在系统进行完整设计时，也让他们参与进来。即使再忙，用户通常也是非常乐意参与项目的。起草一个工作规划和一个决策的程序，这样你才不会被项目管理委员会弄得左右摇摆，但一定要确保用户从一开始就要参与项目。

第三类：时间或者成本超支

为了避免这些超支，你可以把项目进行分解，分解得越细越好，以防止项目的“范围”被蔓延。

这一问题会导致项目出现各种各样的麻烦。除非这种超支非常巨大，否则这个问题会被忽略(特别是如果其他问题被避免的话)。时间和成本通常是很容易衡量的因素，然而，对经理们来说也是最易被忽略的。

超支的最主要的原因是在项目的规划、工作任务的预估和控制以及资源调配方面的失败引起。毋庸置疑的是，一个资历丰富的项目经理会最大程度地减少这些问题的发生。项目按时、保质保量完成的最好办法是，严格按照进度和预算完成每一个细分阶段，上一个阶段完成，再接着完成下一个阶段，否则扩大了项目的“范围”，导致项目拖延的危险就会来临。

第四类：不可信赖的输出和数据

从手工记录或者其他系统里转化到新的HRMS系统里，必须有适当的数据和信息输入审校机制，这样才能保证输入的质量，也才会产生可信赖的输出。

也许你已经听说过垃圾输入和垃圾输出这样的阶段，这也正好描述了从HRMS得到了不可信赖的数据和结果的现象。然而，很少有人故意输入垃圾信息到HRMS里。通常都是因为没有制定输入的标准和作出相应的监控措施而导致。

如何才能预防这些会产生垃圾信息的错误行为呢?首先，要制定向系统输入数据或信息的标准，在输入之前检查现有数据的准确性;其次，是对录入的数据尽可能地进行确认和验证;第三，在大规模或者完全实施之前进行抽样检测;最后，HRMS项目组需要制定HRMS的系统控制和审计制度，并加强对HRMS日常负责人员(有的企业设有专门的HRMS经理)的系统维护和更新工作的评估。

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