浅析医院档案利用情况初步

浅析医院档案利用情况初步

　　【关键词】 医院档案

　　1 研究目的和意义

　　档案是浓缩的、凝固的历史，有道是：千秋功绩，档案为凭，黄金有价，档案无价。档案是原始的历史记录。管理档案的目的就是为当代及后人提供利用。通过对我院档案利用情况的研究，以促进医院发展建设，提高档案利用效率，努力为医院管理和各科（处）室的工作提供信息支持。

　　2 院档案室的现状

　　我院的档案是医院各项工作的真实和客观的记录，是医疗工作中不可缺少的信息资源。为了提高档案的开发利用，更好地为医院的建设服务，我院档案室打破被动的、守摊型的局面，加大了宣传力度，强化了服务意识，健全和完善了《档案借阅制度》、《重要文件目录》、《专题目录》、《案卷目录》、《卷内目录》、《档案利用登记》等，通过借、阅、复印、网上浏览、电话咨询等多种形式，为使用者提供便利优质的服务，从而使我院档案开发利用效果有了显著的提高。

　　3 研究对象、方法及结果

　　我们对医院1998～2004年7年当中的各类档案从利用人次和利用卷（件）的数量上进行了统计学处理，研究表明室藏档案利用率在逐年大幅度的上升。见表1，图1。 通过表1和图1发现，2004年比1998年档案利用人次增长了24.6倍，2004年比1998年利用档案卷（件）增长了40.1倍。表1 河北省人民医院档案室7年来档案利用情况比较图1 河北省人民医院档案利用情况比较

　　4 档案开发利用分析

　　4.1 利用文书档案进行医院的科学管理和开展编史修志工作。为医院各级领导研究卫生工作历史、科学决策、制订规划、总结经验、落实政策、解决历史遗留问题、职称评定、案件调查、处理医疗纠纷等提供大量的原始依据。为编撰《河北卫生年鉴》、《河北省医院院志》、《河北省医院制度管理手册》以及制定我院《ISO90001医院国际管理标准》等工作提供了大量详实有价值的档案资料，使得这些工作得以顺利进行。

　　4.2 利用档案为各种创建活动和迎接上级检查工作提供保障。如为创建国家“百佳医院”、全国百姓放心示范医院、省级“三甲医院”、爱婴医院等各种活动以及院务公开、监督、计划生育等各项检查工作中，提供了大量的原始资料，保证各科处室顺利地完成各项检查工作。

　　4.3 利用基建档案进行医院的各项改造工程。为我院的干部病房楼、门诊楼、CT中心、肿瘤病房、手术室、心脏诊疗中心、妇产科门诊、产房等改造装修、消防设施的安装等工程，提供了大量的基建图纸，方便了各项改造工程，使其能够顺利的进行施工。

　　4.4 利用会计档案出具准确的凭证。为我院的审计、银行信贷、核实账目等工作，提供了大量的原始凭证，减少和避免了我院的各项损失。

　　4.5 利用医疗设备档案确保医疗设备的正常使用。在我院的医疗设备付款、维修、纠纷等方面，提供大量的厂家情况以及查考资料，使医疗设备的交易和维修得以顺利进行，减少了不必要的纠纷。

　　4.6 利用档案为处理各种纠纷提供法律依据。在我院的经济纠纷、土地纠纷、医疗纠纷等官司中，出示了大量的原始证据和材料，使解决纠纷找到了可靠有利的法律、法规依据，减少了不必要的损失。

　　5 进一步开发利用档案的具体措施

　　5.1 宣传档案的使用价值，提高人们对档案重要性的认识，增加档案的利用率。

　　随着社会的发展，档案使用要进一步开放，同时要加强档案的社会宣传工作，为了提高医院档案的开发利用率，更好地为医院建设服务，必须打破以往档案的神秘性，树立开放服务的形象，使越来越多的人开始认识到档案在各项工作中的重要性，使他们自觉走进档案室。

　　5.2 树立服务大局的指导思想，为使用者提供优质便利服务，提高档案的利用率。

　　档案管理人员要创造性学习和工作，提高创新能力，与时俱进。要紧紧围绕医院的中心工作，树立“以人为本”的思想，强化服务意识。我们采取接待查档、函电代办查档、查档咨询、档案复制、出具档案证明等等方式提供利用服务。我们从封闭、为少数人服务的保守、传统的守摊型旧理念中走出来，为实现政务公开透明，档案高效利用做贡献。真正做到“馆为民所开，档为民所用”。

　　5.3 充分利用现代化科学技术和工具，开发多种渠道，提供档案利用服务。

　　要根据医院的工作实际和发展要求，除利用多种检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录、专题索引、文号目录，供利用者自行检索外，还利用微机档案管理系统检索便捷的优点，为查询者提供快速查询服务，又通过医院内部信息网开辟了档案一隅，为寻求查证建立了一个规范、高效、开放的档案信息利用平台，提供档案信息和档案常用内容，既可以为档案工作做了宣传，又可以为各科处室及时了解、掌握、咨询、利用档案提供了便利，使他们足不出户就可以快捷方便的查找档案资料。

　　6 总结

　　只要人类还在这个星球上繁衍生息，档案学作为一个专门的社会学科就会永远存在，档案工作为人类社会分工的一部分，也会永远存在。因此，作为一名档案工作者我感到自豪，同时，我也意识到使命的神圣，做好档案工作，可以说是功在当代，利在千秋。我们现在收集、整理的档案，几十年、几百年后也同样是珍贵的历史资料，可供后人借鉴。因此，随着社会的发展，随着医院各级领导和广大职工对档案的重要性以及档案资料的利用价值认识的逐步提高，人们将学会查阅档案信息和利用回溯性信息［1，2］，可以预测，对档案利用的需求会不断增加，档案的利用者会越来越多，档案的利用量也会越来越大，这种趋势将会全面和持续的发展下去。

　　【参考文献】

　　1 宗文萍.构建我国档案科技创新体系.中国档案，2004，7：9-11.

　　2 郑金月.浙江档案馆利用工作新趋势.中国档案，2005，1：53-54.