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对学校档案信息化的一些思考
一、加强学校档案信息化基础设施建设
档案信息基础设施主要包括计算机软硬件设备、基础网络和各类辅助设施，它是档案信息化建设中非常重要的基本保障条件。根据档案信息采集的需要，配备档案室相应的计算机、扫描仪、光盘刻录机和档案信息管理系统软件等设施。建立电子目录和电子档案录入接收中心，实现目录数据和电子文件的采集工作。档案信息管理系统软件要能涵盖对电子文件采集、存储、归档、整理、编目、检索、利用等服务功能，具备同其他数据库进行连接和交换数据的能力，保证校园网和档案系统管理网络之间的档案信息存储、交换的顺利进行。
二、加强学校档案信息资源建设
档案资源是学校发展的历史凭证，它以各种不同的形式真实而客观地记载着学校教学、科研及管理过程中的每一个环节，是学校的宝贵财富。信息资源是档案信息化建设的物质基础，档案信息化建设的首要任务是把室藏档案资源数字化，其核心内容是将各种形式的档案信息，通过计算机、扫描仪等设施，建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息数据库，满足社会对档案信息的需求。丰富室藏资源，有效挖掘、收集、整理和传播成为学校档案部门信息服务的发展重点，因此档案部门要紧紧围绕学校中心工作，加大档案编研力度，自行开发特色专题档案数据库，不断完善检索工具，促进档案信息的开发和再生；加强对重要会议、重大活动事件档案材料的收集，主动从各种媒体中收集有关学校的信息，通过对信息的采集、整合、分析，为领导决策和教学管理提供信息服务。
三、加强学校档案服务手段的创新
随着档案数字化程度不断提高，档案利用的方式也发生了改变，利用者通过网络、计算机等现代化手段利用档案，使得传统的档案管理工作方法和行为方式将随之而发生改变，档案管理模式也在从传统的实体管理模式向着信息管理、知识管理、数字化管理模式转变，因此，档案部门必须用创新的服务方式、服务内容和服务手段实现由传统的手工操作管理模式向现代化管理模式转变。
四、加强学校档案信息安全保障体系建设
档案信息的安全性是档案信息化建设的关键，档案部门应把档案信息的安全放在突出的位置，加强对档案信息管理系统和硬件设备的管理，做好对档案信息数据库进行定时的异地备份工作，确保档案管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息的失密、泄密和丢失。在内部管理系统中，档案部门应制订电子档案全过程管理制度和信息安全责任制度，设置不同的工作权限和查询权限，加强档案网上利用的身份认证和密钥管理，确保不同权限的人查看不同档案内容的信息。
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