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人力资源档案信息化的相关知识
一、人力资源档案信息化的动力来源
1.现代信息技术普及应用的推动因素。现代信息技术是指完成信息获取、加工、传输与利用等技术的总称。其主旨在于对各种类型的信息进行收集、处理、存储、检索、传递、分析与显示，是信息社会背景下科技进步的直接体现。伴随着经济社会的快速发展，现代信息技术的普及应用已成为实施人力资源档案信息化建设的重要推动力量。人力资源档案作为“档案大家族”的特殊成员，具有自身的鲜明特点：在来源主体与形成渠道方面，突破了传统人事档案管理的固有模式：人力资源档案的来源主体由机构与组织内部扩展到社会各个领域，导致人力资源档案形成范围更为广阔，不仅局限在企业单位，而且拓展到不同的社会机构与组织中；在载体形式与管理要求方面，人力资源档案的载体类型多样、体裁规制差异明显，导致对人力资源档案管理的要求更加复杂而具体。即不仅要继续坚持传统的人力资源档案实体管理方式，保障人力资源档案的原始凭证属性，而且要坚持在此基础上，更多地应用现代信息技术手段，不断地增加技术含量，在人力资源档案信息内容的序化类聚、检索服务、开发利用等方面实现变革，以最大限度地顺应现代信息社会发展的要求；在利用需求与检索手段方面，因人力资源档案信息的需求取向零散繁复、人员构成复杂多样、时空范围延宕不定，导致人力资源档案检索手段必须朝着集成化与复合化方向发展，建立内容蕴含丰富、传递途径多样、服务方式灵活的检索体系等。在这种情况下，如果继续沿用传统人事档案管理的模式，则难以达到服务人才培养选任、服务优秀人才脱颖而出，进而服务社会经济发展的基本要求。人力资源档案信息化的社会需求已经彰显出强烈的迫切性，而现代信息技术在档案管理活动中的普及应用，既可以提高人力资源档案管理的技术含量与服务手段，更为人力资源档案信息化提供了强劲推动力量。
2.人才培养选任机制转变的带动因素。当前，随着社会政治、经济体制改革的深入，加强对优秀专业人才的培养、积蓄、选任等已成为各类社会机构与组织履行职责、开展业务、完成任务的基础条件之一，导致加强人力资源管理、实施人力资源档案信息化建设成为一种必然趋势和普遍诉求。人力资源档案对于实现人才素质复合化、人才培养目标化、人才使用便捷化、人才管理协调化目标具有不容低估的信息支撑作用，对其缺乏正确认识和深入理解，极易陷入人才任用受到制约甚至人才被埋没的窘迫境地。因而，针对类型不同、特长各异的优秀专业人才所产生的信息实施有目的、有针对性地分类收集积累，形成反映人才成长的个人业绩、成果贡献、综合素质、业务能力等方面的档案材料，从而更好地为选拔、培养、任用专业人才创造条件已成为一种必然选择。人力资源档案信息化有助于实现对优质人力资源的占有与配置，有助于实现人才素质复合化、人才培养目标化、人才使用便捷化、人才管理协调化的人事管理目标。随着人力资源档案收集渠道的拓宽、归档范围的扩大，尤其是人力资源档案信息利用方式与要求的变化，使以往单纯依托“档案实体”利用而达到满足人力资源档案信息需求的传统手段，已难以适应当前社会条件下人才选拔、培养、任用机制变革的现实要求。因而，人才选拔、培养、任用机制的变革客观要求人力资源档案管理活动亦应随之发生变化：从收集积累到信息传递、内容范围到载体形式、保管手段到利用服务，人力资源档案管理的诸多业务环节，无一例外地应当建立与之相适应的新型运转模式———通过人力资源档案信息化的有效实施和不断深入，满足社会各类机构与组织对专业人才选拔、培养、任用的需要，促进人力资源档案的整体开发与优化配置，进而为形成优胜劣汰的人才选拔、培养、任用竞争机制提供便捷途径与信息支持，以增强各类专业人才的责任感、使命感、危机感，激发各类专业人才的积极性、主动性、创造性。
3.社会档案利用意识提高的驱动因素。社会档案意识是档案及其所载信息内容在社会公众思想意识中的直接反映。随着社会的发展与社会公众信息意识的觉醒，公开档案信息、实现档案信息资源“为民所用”已成为整个社会普遍认同的基本理念，标志着社会整体的档案利用意识得到了切实提高———同样也驱动和影响着人力资源档案信息化的实施历程。人力资源档案信息化具有鲜明的创新特点，必然对传统人事档案的管理方法、理念模式等形成巨大冲击。因此，要积极争取社会各方面的支持、要变被动为主动，破除传统人事档案管理理念、模式的桎梏，倡导建立新型人事档案管理体系，以人力资源档案信息化的实际举措达到满足社会档案利用意识，尤其是对人力资源信息利用意识提高的需要。人力资源档案信息化的建设目标之一在于：实现人力资源档案信息的共享，通过信息化平台及配套的网络体系，实现人力资源档案的物质载体与信息内容的“分离”，有助于满足社会各方面对人力资源档案信息的即时利用、专题利用等需求，实现不同社会组织、机构及个人均可依托网络环境，通过人力资源档案信息化平台得到不同程度的信息服务支持，方便快捷地获取所需人力资源档案信息的目的。
二、人力资源档案信息化的建设原则
1.“立足当前”与“着眼未来”兼顾的原则。人力资源档案信息化的阶段性目标是强化人力资源档案管理、实现人力资源档案价值、发挥人力资源档案作用，进而使人力资源档案管理由面向机构与组织人才选任的需求拓展到面向整个社会公共管理活动的需求。因而，实施人力资源档案信息化建设必须将“满足当前的机构需要”与“满足未来社会需要”结合为一体加以统筹考虑。人力资源档案所特有的作用功能，理应使其成为现代社会公共管理活动中不可缺少的信息载体和信任物品：既是人力资源档案自身特有属性的直接反映，也是加强人力资源档案管理、实施人力资源档案信息化建设的价值追求所在。伴随着社会的发展，传统“人事档案”面临着新问题———除因为必须依托档案实体而受到制约等组织内部层面的问题明显外，涉及整个社会外部层面的问题表现更为突出。如“死档弃档”问题加大了档案管理的业务投入成本“；人质档案”问题极大地限制了优秀人才在机构间的合理流动“；克隆档案”问题频频引发机构间的人事纠纷“;注水档案”问题则严重地透支了社会信用，甚至达到挑战“档案公信力”的程度。而造成上述问题的原因之一在于：传统人事档案过分关注政治控制与身份依附属性，片面强调其对机构与组织的服务功能，而忽视人事档案的信息记录与信用凭证属性，人为地制约其对整个社会的服务功能得到正确体现———暴露出传统人事档案管理的“短板”与“缺憾”！
2.“实体积累”与“信息集成”并重的原则。统筹兼顾、协调发展是档案工作一贯倡导的基本要求，人力资源档案信息化亦应始终遵循这一基本要求组织实施。因此，要尊重人力资源档案信息化的客观规律，正确处理好“实体积累”与“信息集成”之间的关系，为实施人力资源档案信息化建设提供科学保障。作为“真实记录”和“原生信息”，决定了档案必须是一种信息内容与物质载体融为统一整体的真实的、客观的物理存在。唯有如此，才能从根本上使档案所特有的“凭证价值”属性得到保障。因而，在人力资源档案信息化建设过程中，应当始终坚持“实体积累”与“信息集成”并重的原则，处理好两者之间的关系。既不能因开展了人力资源档案信息化建设而忽视人力资源档案实体的收集积累，也不可因片面强调实体积累而冲击人力资源档案信息化建设的有效实施———坚持“实体积累”与“信息集成”并重的原则，就是力图以“实体积累”来保障人力资源档案信息内容的“真”，维系信息内容的“依据与出处”；以“信息集成”来满足人力资源档案信息需求的“用”，实现不同利用群体之间“互通与共享”，构建人力资源档案的集成系统，从而将人力资源档案信息化的优势发挥到极致。
3.“技术应用”与“强化管理”结合的原则。事实上，人力资源档案信息化的核心是运用现代信息技术对人力资源档案及其信息进行“编码化”处理。即将人力资源档案的实体内容、相互关系与利用过程等均置于计算机统筹的数字化环境之中。其目的在于充分发挥与有效利用人力资源档案，更好地为社会各方面提供服务。人力资源档案信息化取得社会普遍关注并发挥出巨大效能的关键所在，并不完全取决于人力资源档案信息系统的内核层构建，亦即不完全取决于技术因素，而是更多地取决于整个运行系统的安全有序运转。常言道“：三分技术，七分管理。”尽管人力资源档案信息化离不开技术手段的支撑，但并不意味着人力资源档案信息化可以忽视强化管理的作用！应当注意到：现代信息技术也是一柄“双刃剑”，在极大便利人力资源档案管理与利用的同时，也会因现代信息技术本身存在的脆弱性、不完善性等因素，使得人力资源档案在信息存储、处理、传输过程中受到诸如信息遗漏、数据丢失，甚至重要信息被泄露、被窃取、被篡改以及被消除等诸多干扰。因此，在人力资源档案信息化活动中,必须始终坚持“技术应用”与“强化管理”结合的原则———依托人力资源档案信息化实践，按照人力资源档案信息化的内容特点、技术指标、安全规范等加以区分，制定科学的、标准化的制度与规则，从制度源头上强化管理，切实保障人力资源档案信息化能够得到实现，充分发挥人力资源档案信息化的作用和功能。
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