在办公自动化管理中应用计算机软件

在办公自动化管理中应用计算机软件

　　办公自动化模式具有较强的综合性，备受机关单位及其他领域人士关注。计算机软件的创新发展拓宽了自动化办公的应用范围，能够切实有效地提高机关单位管理水平，进而提高机关单位办公效率和服务能力，增加机关单位服务公众效果与社会名誉效果。本文主要讨论了计算机软件办公自动化管理的原因。

　　一、计算机软件在办公自动化管理上存在的问题

　　（一）计算机操作水平限制

　　一些机关单位虽然引进了大量计算机，但由于机关工作人员计算机能力和水平的限制，不能有效加以运用，既浪费了资源，又降低的办公效率。部分机关即使为工作人员提供了计算机培训机会，但往往流于形式，不能取得实效，影响了机关的工作。机关事业单位在购置计算机及进行工作人员培训的过程中浪费了资金和情感却得不到预期的回报，对机关单位来说确实是一大损失。此外，由于机关人员缺少安全智能常识和安全保密意识，往往容易使机关文件和数据被他人窃取，从而为机关单位带来更大的安全风险和隐患，威胁机关单位的安全与运行[1]。

　　（二）计算机软硬件配置失当

　　部分机关为了追求办公自动化所带来的实效，大量购置不相匹配的计算机软件和硬件，高额的投资却对确保机关单位安全运作毫无作用，是一种资源浪费。相反，部分机关为了降低投资成本，利用盗版软件充数，不仅增加了保密安全隐患，还可能在后期花费更多资金来进行维修，反倒提高了机关成本花销。因此，这两种情况都在一定程度上增加了机关损失，阻碍了机关对计算机软件办公自动化管理的运用，不利于办公自动化的普及和推广。

　　二、计算机软件在办公自动化管理上的应对策略

　　（一）强化计算机软件应用管理

　　提高对计算机软件办公自动化管理的应用的认识有助于计算机技术在数据处理等领域的推广应用，还能提高数据整合分析能力，为机关与合作者提供规范化数据归类，并能够最大限度地普及自动化办公，提高数据信息利用率。机关应该增加计算机成本投资，逐渐完善计算机管理系统和辅助决策能力，从而实现管理层的正确决策，降低决策风险和泄密风险。

　　（二）加强机关事业单位员工计算机培训

　　机关单位应该为工作人员提供系统的计算机软件相关课程的培训，定期开展的有效培训有利于工作人员计算机实际操作能力的提高。机关管理人员也应具备熟练的计算机技能，这样才能对系统数据进行有效分析和总结，进而提高运用计算机辅助决策的能力，提高机关工作效率[2]。机关一线基层工作人员不仅要懂得数据操作，还需要熟悉计算机软件和硬件的维护并掌握必要的安全常识和网络知识，这样才能使计算机软件办公自动化管理应用得以安全自如运行，发挥出其无限的作用和潜在价值。

　　（三）建立健全计算机管理制度

　　建立健全计算机管理制度不仅能够使机关单位在办公自动化管理应用中及时处理计算机操作问题，提高工作人员工作效率，而且工作人员可以按照管理制度办事，减轻计算机管理者负担，取得良好的效果。计算机管理制度需要机关领导与工作人员共同遵守，并在实际工作中补充遗漏之处，不断改进和完善管理制度。在工作人员培训时，也可增加计算机管理制度内容，增加工作人员对计算机软件自动化的了解与认识，制度只有得到切实落实才能发挥作用，推动自动化办公的顺利展开。

　　（四）选用合适的计算机软件设备

　　计算机软件的选用是办公自动化管理应用推广的前提和基础，只有选择优质、适合的软件才能真正提高自动化办公水平。因此，机关单位挑选软件时需要充分了解软件所能承载的最大容量，然后结合具体的运作规划匹配相应等级和数量的软件。当然，机关单位既不能毫无节制的过度扩充软件，也不能只顾眼前满足办公方式而购置劣质软件，这就突显了机关单位购置软件的睿智，需要机关单位做好预算及规划。

　　三、计算机软件在办公自动化管理上的应用

　　计算机软件在办公自动化管理上主要应用于连接、沟通、通用、监控等四个方面。对于连接来说，计算机软件能够利用局域网来连接集中以及分散的办公区域，借助网络将各个区域进行串联，形成规范化的模式，此流程模式可以用于资料查找和传送。在沟通方面，计算机软件通过在自动化办公区域建立公共平台而实现，在机关单位员工遇到问题或为了满足工作需求时，能够利用平台进行在线信息交流，并且在计算机遇到损坏或出现故障时，能够迅速、自动作出反应，通过发送信号的方式通知相关管理人员，这样不仅节约了宝贵的时间，还能够降低损失，为工作增加便利[3]。计算机软件办公自动化最广泛的优势是具有通用性的特点，不仅适用于人员流动频繁、科室调换变化大的单位，而且还能用于宣传推广机关品牌效应。计算机软件办公自动化管理的配置性应用较强，其配置功能主要体现在管理方面及人员配置方面。此外，计算机软件办公自动化管理还具有监控的功效，能够帮助工作人员实时监控业务流程和任务完成情况。监控可以及时发现工作中的失误，其控制力较强，能够提高工作人员工作效率，优化机关单位管理水平和机制，推动机关单位健康有序发展。

　　四、结束语

　　总而言之，机关单位及其他领域要想获得更好的发展，增强自身实力、提高社会地位，就一定要通过计算机软件自动化办公来实现，这样才能在信息化时代引领时代潮流、与时俱进创新发展。计算机软件是办公自动化不可或缺的重要组成部分，对人类发展具有重大的贡献作用。