高效会议8大原则，你做到了吗？

高效会议8大原则，你做到了吗？

　　频繁、低效、无聊的会议不仅会浪费员工的精力和时间，严重影响员工的积极性，还会严重侵蚀高管们的领导力。如何才能让每次会议都高效呢？下面是小编为大家收集的高效会议8大原则，仅供参考，大家一起来看看吧。

　　在说原则之前，首先问大家一个问题：我们为什么要开会？

　　无非有以下几种：

　　1.沟通信息。如，上传下达信息、工作进展汇报等；

　　2.领导布置工作，明确或承诺任务要求；

　　3.方案的拟写敲定，意见采集；

　　4.进行方案分析、评审和决策；

　　5.号召动员大家完成某一项目。

　　因此不同目的的会议有不同的开法，主会人要提前安排好工作，做好准备。

　　凡是会议，必有准备

　　会议最大的成本是时间成本，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。

　　因此，为高效会议打下基础，需要提前做好充分准备。比如，明确会议目的，确定会议人员，准备相应材料。提前告知参会人员做准备，思考会议想法。同时，开会组织在要提前到达会场测试所有开会设施等。

　　凡是会议，必有主题

　　开会必须要有明确的会议目的，没有主题和流程的会议，或者议题过多，都是导致会议低效的根本原因。

　　因此，组织者要明确好主题，通知有必要的人员，集中讨论高效解决。在专题会议中，主题只要一个；综合性会议中，议题不要超过三个，议题越多，参加人数越多，导致效率就越低。

　　凡是会议，必有纪律

　　俗话说，无规矩不成方圆，会议主持人在会前通知时说明会议纪律，提醒迟到要处罚，不能在会议中私下讨论，开小差，遵守会议流程和规则，这样对我们会议开展很有帮助！

　　凡是会议，必有议程

　　很多主会人在组织开会时，都是简单粗暴地告诉参会人员要开会，请准时参加。比如，“周五我们开个会，讨论一下年会的事情！”

　　参会人员虽然知道主题，但具体要讨论什么不清楚。正确做法应该是这样：

　　周五我们开个会，讨论一下年会的事情。议程如下：

　　1、参会员分别用3分钟时间汇报各个部门领导对年会的需求；

　　2、大家一起讨论并汇总一下今年年会必须关注的5个点，时间是30分钟；请大家提前准备相关内容，准时参会。”

　　这样明确清楚的会议议程，可以让参会人员了解会议的目的、时间、内容，让他们有充分的时间准备相关的资料和安排好工作。对每个议程定了大概的时间表，让人看得更加严谨，会严格遵守。

　　凡是会议，必有结果

　　要知道，开会的目的是解决问题，如果会议最后结果是“待定”，将那就是在浪费大家时间，这样是非常低效的。会议结束，必须有结果。或者说，需要跟进的事项，必须要确定下一步的行动计划。

　　这需要主会人把控好会议进度和方向，出现偏离会议主题或者啰嗦冗长附发言，要及时提出提醒。

　　凡是开会，必须守时

　　有一些人工作非常拖沓，开会也是经常迟到，这样会影响大家的进度。守时，也是对别人的一种尊重。

　　有人列举过一条公式：

　　时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅途时间＋正式会议时间＋会议休息及耽搁时间）。

　　因此，开会一定要准时，每项议程也要有大概的时间限制，不能讨论过久影响其他议题。

　　凡是开会，必有记录

　　一个完整的会议，必须要安排专人做好会议记录。因为大部分参会人员都只会记录或者记住自己关注的内容，其他内容不怎么关心。专人的会议记录，需要记录会议的议题、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、出勤情况、发言情况、决策情况、待追踪事项、需要完成时间及要求、会议附件等。

　　当然，这需要我们记录人员要做到反应快、写字快、知识面广，记忆力、组织能力、倾听能力以及总结能力都很强的人来做。

　　凡是会议，必须追踪

　　散会不追踪，开会一场空，会后的追踪非常重要。会后，我们要对会议中的每项决策进行跟踪及检查，发现又意外及时调整，确保会议上讨论的事情能够落实到位。

　　有人说，衡量一个会议是否有成效，一是要看会议是否能够形成有效的决策，二是要会后的决策是否能在规定的时间内实现。

　　记住三个简单又有意义的公式：

　　①开会+不落实=零

　　②布置工作+不检查=零

　　③抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。

　　拓展内容：关于高效管理控制会议时间的方法

　　制定22分钟的会议 - 谁规定会议时间应该是半小时或1小时的？这样的会议时间是不是有数据支撑？当然没有。30分钟或者60分钟这点时间要是留给每个人去阐述、辩论自己的观点显然不够，平均每个人需要1小时才能把思路理清。实际上不是所有的会议都可以控制在22分钟内，但是很多会议是可以控制的，我们可以尽可能的尝试将会议的时间控制的越短越好。

　　1、有一个基于目标的议程 - 有个明确目标的议程将会使会议锦上添花、有的放矢。可以考虑在白板上写出议程的内容，同时加粗相应的关键点，由此不断提醒大家我们这个会议需要达到什么样的目标。

　　2、提前3天发送会议邀请 - 虽然这可能是会议组织者的负担，但这能为组员降低尽可能小的成本。千万不要让会议变成大家先一起熟悉文档，这样做是对会议有准备的那些人的惩罚。（备注：个人任务提前24小时也是足够的）

　　3、准时开始 – 准时开始的会议到底有多少？答案是几乎没有。部分情况可能是因为Outlook等程序没有设置多个会议时间间隔的功能。为了偿还每天的会议时间债务，把时间控制在22分钟内可以让你有足够的时间来缓冲和休息。

　　4、站着开会 – 站着开会可以提醒大家不要染会议变得复杂或者引导到另外一个目标上去。发表你的观点或需求，否则就要保持安静。如果会上产生分歧，可以将分歧留到会后进行处理。

　　5、不要带笔记本电脑，只要一个主持人和会议记录者 – 如果你能保证会议是在22分钟内搞定，那么你就不需要带任何无关的东西进去，你需要做的是专心聆听。会议中只需一个人主持、一个人记录即可。

　　6、没有电话，以及其他 – 理由同上

　　7、注意会议重点！阻止议题蔓延 - 如果你有议程，会议主持人就要让所有参会者遵守议程。如果议程已经OK，那么开会的时候要确保会议讨论离议题太远。

　　8、尽可能快的发送会议记录 – 如果会议控制在了22分钟，那么就需要在第二次会议前尽快的将会议内容和决议发出来。

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