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公司秘书做好时间管理
摘要：因此，秘书应该努力掌握时间管理的艺术，懂得时间管理的原则和方法及一些小窍门，切实提高工作效率和工作质量。秘书的时间管理主要分为两个部分：第一部分要替上级掌控时间，也就是要时时提醒领导“时间到了”；第二部分是要规划好自己的时间，以免时间分配不均。
谈时间管理，首先要弄明白时间是一个什么东西。时钟的发明，使时间有了一个具体地表达和传递，人类也似乎抓住和掌握了时间。但事实上，时间在时间中流逝，时钟的发明只是让我们更加真切地感受到时间斗转星移，却始终无法阻止时间无可奈何花落去的流逝。时光穿梭机只是一种美好的想象，时间总是不经意间在我们手中眼皮底下偷偷地溜走，不以任何人的意志而停留。“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。”时间是物质运动的顺序性和持续性，具有供给毫无弹性、无法积蓄、无法取代和无法失而复得等四个特性，就像一个神秘的精灵，来无影去无踪，不可回溯、无法暂停，不能买卖也无法替代,是一项重要的无法再生的特殊资源。时间管理就是让时间发挥到最高价值。“时间就是生命”，是我们每个人公平拥有的资产。研究表明：一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上，成功人士的共同点之一就是善于高效的运用时间，因此，任何人想成功，都必须懂得时间管理。我们永远无法抓住时间，也不能左右时间前进的步伐，但我们可以合理地支配时间。时间管理并不是去管理时间，而是在有限的时间内，紧密围绕目标，高效、有序地执行计划，圆满地完成任务，在有限的精力与时间下，做出最大的产出，获得最满意的工作成果，其本质是人生的自我管理，其意义在于计划时间、做好确定目标、自我管理的工作，减少浪费时间的因素，使时间经济效益发挥到最大。好的时间管理，可以有效地发挥所长，更节省人力成本，可减轻工作压力，事半功倍，提早完成工作。
秘书作为自然人，与从事其他工作的人一样，要做好工作必须加强时间管理，明确目标任务、分清轻重缓急，科学合理地分配时间，有计划有组织地工作，
重要事情包括会影响群体利益的事情、上级关注的事情、会影响绩效考核的事情。秘书要想做有效的时间管理，必须把自己当天要做的事记录下来，把时间优先顺序安排好，参照“四象限”时间管理法，对时间进行分配，把最重要的事排在最前面，最急的事排在其次，然后再安排不重要的事，最后才安排不急的事，做好轻重缓急，合理安排时间，才能提高工作效益，实现时间增值。
同时秘书作为社会人，其独特的工作性质使其时间管理具有特殊性。秘书自己本身的时间安排往往是被动的、从属的，必须随时根据所服务领导（上司、雇主）的时间进行调整。秘书没有自己的时间，领导下班没有走，秘书就不应该走，领导周末加班，秘书就要跟着加班。所以，秘书的时间管理除了要进行自我的时间管理之外，更重要的是要协同领导，科学合理的安排好领导的活动等，确保领导公务活动顺利地运转。
秘书时间管理必须计划先行。凡事“豫则立、不豫则坏”，这强调了计划的重要性。对于秘书来说，做好计划显得尤为重要。一般来说，计划按照实施时间的长短和远近可分为日计划、周计划、月计划，甚至是季度、年度计划、五年规划等。秘书必须对领导一周、每一天的活动及时进行安排，列好活动计划表，以防止活动时间发生冲突或重要活动疏漏。每周周末，秘书要将下一周领导要召开的会议、参加的活动、找什么人谈话，列出一个时间表来，及时交由领导审定，然后按照领导审定的计划表去落实，如果遇到特殊情况需要进行必要的更改和变动时，要及时向领导反馈并征得领导的同意。除了一周安排表，很多秘书还应该有一个每天安排表。像我每天都会在晚上一个相对固定的时间，把第二天工作的具体时间、地点以及注意事项（包括参加的会是否需要领导讲话、参加的活动是否需要穿正装等），通过手机短信的方式报给领导，这样既可以提醒领导，也可以跟领导沟通一下会不会有什么新的变化。同时我还把短信发给领导的司机，让司机也掌握情况，必要的时候司机也能提醒领导。
当然，在制定计划表时，一定要安排得适时和得当，做到疏密结合，劳逸结合，这样才能保证工作的质量和效率。就像农业上常用的“间作套种”的科学种田方法，实践证明，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。人的脑力和体力也像土地一样，必须每隔一段时间就变换不同的工作内容，做到劳逸结合，张弛有度，例如有时候上午已经安排了一个大会，那么下午就尽可能别再安排开会了，可能安排得轻松一些，让领导处理一下公务，理一理思绪，会议可以安排在第二天，这样人的脑力和体力才可以得到有效的调剂和放松，从而确保领导工作计划的落实执行。
秘书时间管理必须抓住重点。时间管理的重点不在于管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。特别是领导，每天都有大大小小的会要开，有各种各样的活动要参加，但领导的精力和时间毕竟有限，这就要求秘书在进行时间管理，为领导安排活动时一定要抓住重点，合理地安排最主要的工作和最关键的问题，让领导把主要的精力重点放在处理重要事务上，这样就会像机器的主轴带动整个机器运转那样，促使其他的事情按时完成。
一般来说，什么人要见领导，各单位邀请领导参加活动，首先都要与秘书联系，这就要求秘书一定要帮领导把关，对领导的活动什么必须安排、什么不应安排，什么活动可以多安排一些，什么活动应该少安排一些，秘书自己也要从领导的身份地位和社会影响方面去考虑，为领导提出意见和建议，切实为领导减轻负担。一般情况下，像一些涉及国计民生，涉及群众利益的会议和活动，如慰问帮扶困难群众、植树造林等，能安排的应该尽量安排，领导参加这些活动能够收到正面的、积极的社会效果和示范带头作用。而一些商业性质的活动、一般的普通应酬、无关紧要的会议等，如一个小小的联谊会，一个普通商业性项目的落成，秘书应该能挡驾的就帮领导挡驾，能推掉的就主动帮领导推辞。
秘书时间管理必须统筹兼顾。在现实工作中，领导平时的活动都是非常繁忙，很多时候领导的时间安排，往往不是一个领导自己的事，而是经常会涉及到多个领导的时间相互协调，既包括协调领导的时间，还包括协调活动（会议）的时间。例如一位副市长已经安排好时间召开XX会议，但由于市长也刚好同一时间召开另一个与该副市长有关的会议，需要该副市长参加，这时候秘书就要及时地将情况报告该副市长，一般情况下该副市长就要调整自己的时间以适应市长的时间。有时候还经常碰到这样的情况，就是两个活动或接待等同时进行而且同样重要都需要领导参加，这时候秘书就要及时将问题提出来并协调，一方面看看有没有可能其中一个活动改期，如果不行则协调另一领导代表参加，如果时间无法更改也协调不了其他领导参加，则需要秘书进一步协调，统筹兼顾，把两个活动的地方尽可能安排得近一些并尽可能地错开一些时间，以便领导两头跑，两边都兼顾一下。
秘书时间管理必须留出时间。秘书在为领导安排时间时要注意为领导留出机动时间，避免用各种活动把一天的时间排满。如果把每天的时间都排满而没有留出一点“机动时间”，出现意外情况，领导就不得不放弃计划中的工作，来处理突发事件，而今日未完成的工作，就必须加进明日的工作表中，这样就打乱了计划，使后面的工作压力不断加大。每天为领导留些“机动时间”，即使没有发生突发事件，领导也可利用“机动时间”处理一些较次要的问题；或与下属联络一下感情；也可休息一会，考虑一天工作中的得失等。这样，领导就可紧张而又不失轻松地完成一天的工作，从容地面对明天。
一、秘书时间管理中存在的问题
1、工作目标不明确，如果不清楚自己的行为目标，那么，要想有效地管理时间是十分困难的。除了一些日常工作，秘书还有很多临时性的事务要处理，如果没有明确的工作目标，就好比无头苍蝇，整天忙得团团转，还不知道自己在干些什么，到头来一些重要的工作或是应该在某个时段完成的工作没有完成，影响了下一步工作的开展。
2、工作计划性不强，有些秘书的工作计划性不强，或者说没有计划，整天忙于应付，工作起来手忙脚乱，经常被日常工作搞得晕头转向，工作效率大打折扣，自己觉得很忙很累，其实不然。
3、工作任务的延期现代社会是一个高速发展的社会，办公室秘书工作不再是以前人们说的那样：一杯茶，一张报纸打发时间，而应该高速有效地运转，注重效能。由于秘书工作任务繁重，有些秘书做事总是拖拖拉拉，把应该马上做的事情一贯地往后拖，而每天又会有新的工作任务，新旧任务交织在一起，就可能导致工作杂乱无章，丢三落四。
二、秘书时间管理的原则
1、管理时间就是管理你的生命。人生最宝贵的资源就是时间，管理时间，就是管理你的生
命。时间管理要区分战略和战术两个层次。首先做好战略管理，包括时间要实现的整体目标与价值，经常做方向性的调整，用战略来指导战术管理。要涉及长远和近期两个尺度，近期时间安排要服务于长远规划。时间的利用要使工作价值最大化，要通过管理使时间富裕化。要敢于打破常规，以创新方式利用时间。比如，利用走路时思考，带问题入睡，启动潜意识创新，让空闲时间成为宁静的享受。
2、减少不必要的时间浪费。首先，要改变无意义的思考及行动的习惯。曾经引起“水
平思考”风潮的思考心理学者狄伯诺，最近提出了“五分钟思考法”：最初一分钟———决定目标及课题，次两分钟———思考的扩张及探求，最后两分钟———应整理思绪，定出结论。如此严格地限制时间，反而能使精神集中，更有助于解决问题。另外，秘书还应消除工作中浪费时间的因素，如做事方法千篇一律、限制自己一次只做一件事、不利用黄金时间等等。
3、掌握时间的有序性。所谓有序性就是先做什么后做什么，要有条理，不能穷于应付。这种有序性要体现在时间的计划安排之中。工作时间的顺序确定一般说来要注重将来而不是注重过去，要着重于机会而非着重于困难，要选择认定的方向而不轻易地受环境影响，要以
创造性为先，而不仅仅追求稳当和易办。
4、注意事情的轻重缓急。秘书在拟定时间计划表的时候，必须区分重要事情和一般事情。首先应把要做的事依据重要程度加以排列，先安排重要的事情，要注意抓住关键性的工作，同时还要注意用最佳的时间安排最重要的工作。根据自己的“生物钟”，用精力最旺盛的时
间处理最重要的工作。
三、秘书时间管理的方法
1、目标计划管理法。目标是秘书时间运用的基础，工作目标不明确就会迷失方向。秘书要有较强的把握工作目标的能力，并能事先作好周密的工作计划，事先作好周密的计划是节省时间最好的办法。如果在工作开始前多花几分钟思考，可能会为下一步工作的开展节省几个小时的时间。如每年年末制定下一年度工作计划，每季季末制定下季度工作计划，每月月末制定下月工作计划，每周周末制定下周工作计划。同时要养成记录自己实际耗用时间的习惯，一般是当时作出记录，不得已的情况下可事后回忆补记，尽量做到事前控制；或准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册，以事本上标注当天或预定工，电子记事本设置发
声装置以便及时提醒。
2、工作分类法。将工作按轻重缓急分为：(（紧急、重要）、)（次要）、*（一般）三类，以便于安排各项工作的优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比。在工作中记载实际耗用时间，对比每日计划时间与实际耗用时间，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。将日常工作与非日常工作区分开来，先将日常工作的时间大体固定下来，然后再合理地安排其他事务，以避免不必要的混乱和相互干扰。如果发现有一些事情反复或有规律地出现，就采用“批处理”的方式进行操作，将大大提高工作安排上的科学性。
3、将工作内容交错安排。为了高效地利用时间，切实提高工作效率，秘书人员应把一
天的工作内容交错安排，以提高效率。这是因为长时间持续同一个活动内容，大脑细胞长时间授受一种信息刺激，会导致工作效率降低。如果穿插进行其他内容的活动，人体原有的兴奋区产生抑制点，在其他部位出现新的兴奋区，就会提高工作效率。
四、秘书时间管理的窍门
1、提高说话效率。言简意赅的表达不但节约自己的时间，更能够节约他人的时间。任何场合的罗嗦、离题和无休止的争执都是大忌。
2、下班前几分钟，整理好你的办公桌，清清爽爽地回家。办公桌、电脑都很容易成为堆积过量资料的地方，每天只要用下班前几分钟时间进行简单整理，往往能取得事半功倍的效果，至少能为第二天工作的开展做好准备，便于在第一时间里，搜寻到自己随时所需的物品，省却在关键时刻带来的麻烦，提高工作效率和工作质量。
3、为处理突发事务预留时间。如果将所有的时间都排得满满的，那么一旦出现意外或临时性的工作，整个原定计划就会被打乱，从而使整个工作都不能顺利进行。所以，在时间管理的过程中，还需为处理意外的不确定性事件预留时间。
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