强化业务工作流程的秘诀时间管理

强化业务工作流程的秘诀时间管理

　　如果仔细检阅企业大老板的工作流程，不难发现，这些老板们的行程表安排的密密麻麻，绝少有时间被平白浪费。成功人士不同于一般人的一点是，他们的时间管理能力都很强，小至日常工作生活流程安排，大到职业生涯规划。

　　加班，有时候是业务繁忙，但更多时候是不懂得规划自己的业务流程。同样的工作性质和业务量，职场老人做起来为何比职场新人省时省力又好，与其说是经验值较高，不如说是因为经验，让老人更懂得如何规划安排手上的工作，因此比新人的效率要高。

　　那么，上班族的业务时间管理要怎么培养？

　　首先，你应该了解自己分内之工作细项，了解自己的核心业务执掌之主题，从每天/周/月/季/年的角度，找出所有你所负责之工作，与公司其他同仁的配搭关系，了解每一件事情的目的、功能、作法、配合单位等等。

　　再来，最好的作法，就是划一张图表，将工作细项表列清楚，把所有工作间的关系、主从顺序搞清楚，分出轻重缓急，抓出每项业务执行的最佳时段与所需时间，务必通透各种业务间彼此的配搭关系。

　　第三，以周为单位，将自己每天的例行工作业务写下来，计算出所占据之时间，找出自己的业务执行流程/模式，（做成圆饼图最能评估自己在各项工作上所花的时间占比，做两个圆饼图，一个是实际工作时间占比，一个是工作项目所创造的收益占比，两相比较，就可知道哪些工作需要先做？）了解自己是否特别在哪些时段发呆（行程表中为空白之时段）？亦或者在哪些时段工作效率特别好？

　　第四、谨记工作的核心目的，按照自己的业务执掌的轻重缓急，和工作细项所需时间和最佳工作时段，利用时段切割法，（例如以九十分钟为单位，规划自己的工作。九十分钟规划的好处是，三小时能切成两段，于是将上午分成两大段，下午分成三到四段）重新编排自己的日常业务流程表，做出最有效率的分配（记得必要的留白，简单说就是安排些可做可不做的工作，以应付可能的意外状况发生时需要弹性调整行程，例如时段四，忙碌时多出一个加班时段），务必安排最流畅的工作流程，不要出现得为同一健事情反复跑进跑出的现象。常常许多时间的浪费，就在不经意的疏忽与重复相同动作间流失。

　　9:00~10:30 10:30~12:00 12:00~1:00 1:00~2:30 2~30~4:00 4:00~5:30 5:30~7:00

　　时段一 时段二 休息 时段三 时段四 时段五 时段六(弹性)

　　第五、实际执行看看，以周为单位，该周结束后自行检讨，找出时间被浪费掉的地方和原因。然后再拉高自己的视野，从公司/部门的高度，思考自己的工作延误将造成哪些环节的阻塞，又该用什么方式解决，再进行修正，一直到找出最顺畅（快速但省力）的工作流程为止。这需要一点坚持，得有耐性，从每日工作流程开始检讨架构起，到最后一整年每季每月每周每天每时该做什么事情，都能表定清楚，按表操课，才算是架构出审慎而又绵密的工作流程。

　　举例来说，如果你是业务员，该如何安排外出拜访客户的时间以及拜访行程，不让时间浪费在交通往返上，就是一门大学问。此外，规划提案时间和内容，让业务提报更精准而不是空谈闲聊(结果耽误了下一个工作)，也是业务员必须注意的事情。每周固定抽时间回访客户，追踪进度，和主管同事会报等等，必须审慎严密的规划行程，才不会日复一日的得过且过。

　　所谓工作，就是利用有限的时间和资源，创造出最大效益的劳动。因此如何提升工作流程时间管理，减少个人时间成本的浪费，尽可能提升个人资源的使用效益，找出和其他人工作配搭的最佳方式，从而以最小的力气创造最大的效益，就是时间管理的核心价值所在。懂得规划时间，一天节省十分钟，一个工作年下来就省了两千五百分钟，足足有四十小时，等于多出一周的工作时间，不可不谨慎仔细。

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