浅谈如何实现档案管理工作的现代化

浅谈如何实现档案管理工作的现代化

　　随着计算机技术的提高，越来越多的现代化办公室设备投入使用，因此，在这种条件之下越来越多的电子文件产生，此变化加速了无纸化办公的脚步，而科学技术的运用对于档案管理无疑说是一个新的挑战。如何有效的应用现代化管理方式建设档案信息储存、处理和输出的高效性都是对档案管理系统提出更高的需求。

　　1档案管理工作现代化定义

　　所谓的档案管理现代化就是坚持以系统为指导理念，在通过科学的现代管理方式，比方说先进的科学技术和设备，又或者积极主动的调动工作者的热情以及创造性，才能确保对档案管理工作的创新工作，确保所有工作的技术化、科学化和系统化，最大程度的确保智能化的水平。比方说，在工作的时候可以借助计算机对一些相关性的档案开展信息的输入、输出和文件的修改、插入、复印和统计工作等，此外，还要确保所有有关的缩微照相技术对传统的纸质档案进行有效的缩微复制工作，以便更好的压缩存档工作，保证最大程度的提高纸质档案管理工作的效率，以及资源的利用率。用这样的档案管理方式可以有效的缩小档案的信息量，确保档案工作管理的科学化，确保多有的使用者可以第一时间的找到自己所需要的信息，为档案增加的效值。电子文件已经是现在这个时代对档案管理工作的主要载体，其便利性也将慢慢取代传统的纸质载体。

　　2档案管理工作现代化进程遇到的问题

　　2.1现代化档案管理意识不够强

　　目前，社会上对于档案的定义和作用了解都不是很透彻，尤其是还没有形成一个成熟的档案管理意识，这些现象主要表现在大多数的领导者对于档案管理现代化意识还不够重组，或者有的单位或者企业在档案管理上任然采用的是传统的管理方式，这就需要些原因都严重的限制了档案管理现代化的发展。

　　2.2檔案管理缺乏标准化

　　由于历史条件存在的局限性，传统的档案管理都是采取的是各做各的，或者自给自足的方式，这些单位都会依据自身的经济能力选择相对应的硬件设备，在设备的选择上面也是种类繁多，但是都缺少一个统一的标准，因此，对于所采用的档案系统运用软件也不可能相同，更不要说标准了，设备的功能不同，其标准化的水平也不一样，所以会导致数据上面缺失，影响了整个信息的完整性，使得大多数的档案都没有一个标题进行索引，在数据的共享上面难度增加，就是因为这样或者那样的原因，导致我国现在还没有一个统一的标准进行规划，所以，档案管理还存在着一定的盲目性，再这样的环境之下，为了确保档案管理工作现代化进程不被限制，就需要制定一个统一的标准，这也是保证档案管理网络化和资源共享化的要求，也是提高我国档案管理工作水平的重要措施。

　　2.3档案管理缺少高素质人员

　　目前，档案管理工作人员比较多，但是大多数都是管理的辅助工作者，而专业的工作者爱不是很多，尤其是一些高层的档案管理工作人员，这些人员也是目前我国档案管理工作者的人员分布。在人员的要求上面，对于高层档案管理工作人员的要求最高，比方说在政治理论和政策水平上面要求都很高，此外还有文化素质、现代化管理技术、档案业务的掌握度、工作的组织和协调能力，有或者在某一个方拥有很高的技术要求，高层档案管理工作者只有掌握了以上技能，才符合现代化管理的需求。然而，信息化和网络的进步，对于档案管理工作的要求也越来越高，大多数的人对于现代化技术还不够熟悉，所以，在发展现代化档案管理工作的时候不仅仅要注重现代化的发展还要注重综合性人才的培养工作。

　　2.4档案管理资金投入不充足

　　在现代化档案管理工作经常会出现经费不足的问题，这也是目前遇到的最大的问题，妖之道大多数先进设备和技术都需要资金的投入的。然而，有的时候对于所需要的设备了解不够充足，错误的投资会造成资源的浪费，尤其是在基层单位或者比较贫困的地方，档案室内的设备还比较简陋，很多的设备都跟不上现在的需求，在安全上面也存在着很多的隐患，此外，这些档案室在建设上面都不够标准，更不要说在自动化和数字化的要求上面了。

　　2.5档案管理基础工作比较差

　　档案管理工作最为基础的事情就是标准性和规范性，但是就目前的状况来说，很多的企业和单位在管理上存在着：大量的存档案卷质量偏低、缺乏有效的检索设备，或者很多的部门在档案设立的时候都是自主立卷、编目。

　　3增强现代化档案管理工作的措施

　　3.1提高对计算机的统一管理工作

　　随着计算机技术和网络技术的发展，人们的生活和，工作对于计算机的依赖性越来越高。所以，在档案管理上面首先要注重的是电子文档和档案的运行和管理工作。档案的最终目标就是对文件的拟制，然而，由于计算机配置的不同，在软件上面也有所差别，给电子文档的存档工作带来一定的困难。因此，为了确保电子文件的存档和运行，就需要确保所运用的软件的一致性，比方说对于文档目录的编目或者使用的格式等。其次，就是要制定出电子档案，以方便将一类的产品归结在一起。比方说，有科技类的、社会类的、文书类的等，这些都需要具体的分类，只有这样才能在需要的时立即找到信息。最后，就是对档案的技术保护工作。传统的纸质档案保存最大的问题是环境，而电子档案需要的是先进的技术水平，比方说，防止一些病毒或者木马的入侵。因此，对于一些比较重要的文档一定要注重加密工作。

　　3.2提高对档案管理现代化建设的领导工作，确保必要的人力和物力

　　为了确保档案管理工作现代化发展，就需要加强各部门软件或者硬件的质量，只有注重人力和物力的投入，才能有效的保证现代化进程。相比其他的工作，档案管理工作更加的需要领导人物的关注，只有这样才能从上而下的塑造现代化管理的意识，才能将自身的责任感传达到每一位员工。此外，档案管理工作也需要一个现代化办公环境，只有这样才不会限制现代化发展。很多的企业不注重现代化自动管理，当某一个环节出现问题的时候，容易造成文档的丢失。还有一点就是保证现代化投入，只有提高现代化技术的含量，才能确保所有项目的正常运行。比方说，在设备上面，包括计算机、扫描仪或者数码相继等，这些物质基础都为现代化管理创造良好的条件。还需要注重对计算机技术的研发工作，大量的档案的信息录入，肯定对计算机要求加大，因此需要更先进的技术支持档案管理工作。

　　3.3注重培训工作，尽可能的加强档案管理工作者的素质

　　档案管理现代化工作面对新的形势和新的挑战，因此对于档案管理工作者的素质要求也越来越高。比方说，档案管理的载体由原先的纸质转换到现在的电子，或者手工抄录转换到计算机管理等。对于档案管理工作人员也由原先单一的要求增加到综合性复合型人才。在现代化档案管理工作中，需要档案人员除了必备的专业知识外，还需要有豐富渊博的知识，尤其是在政治、经济、文化和科学领域。

　　此外，在语言上面，还需要最少掌握一门外语，以便更好的适应时代的要求。一个优秀的档案管理工作人员，应该具有很高的政治素养，还应该有实事求是的工作态度，只有这样才能做好档案管理现代化要求的基础。要增强档案管理工作者的素质首先就是档案管理工作者要有意识的去学习新的知识，不能一成不变，要用于创新；其次，就是企业和单位要定期的开展培训工作，这样可以有系统性的学习新的技术，要知道新的计算机知识不是一下就学会的，单纯的自学也不可能解决最根本的问题，因此，需要企业帮助。最后，就是要加强教育，比方说注重档案管理工作者的爱岗敬业精神的建设，尤其是档案管理工作在很多的时候比较枯燥，为了消除对外界的干扰和诱惑，就需要档案管理工作者增强对职业的喜爱，确保其实现自我的价值。

　　4结束语

　　总的来说，建设现代化档案管理工作是新时代下全新的事业，尤其是在现代科技的使用，都会带动档案管理自动化的进行，这些发展都可以最大程度的提高工作效率，降低工作的压力，加快信息化建设，以便实现档案管理工作的交织。而对于档案管理工作人员来说，应当做好自己的本职工作，还需要不断的吸收新的知识，只有这样才能满足现代化进程的需求。