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外贸业务流程操作分析
作为外贸业务员，熟练掌握外贸的业务流程对于订单的顺利履行以及后续订单的获得是十分重要的。本文分析外贸业务流程操作，欢迎阅读了解。
摘要：本文通过实际案例来分析了外贸业务的操作流程，同时也指出了各个环节中需要注意的一些问题，希望能对国贸专业学生或者外贸从业人员有所帮助。
关键词：外贸业务流程；案例分析；订单
外贸业务员是从事对外贸易业务的销售人员，主要负责进口、出口合同签订和履行的工作。准确把握外贸流程对于一个单子的顺利履行具有十分重要的作用。
一、做好网络推广、寻找客户
目前环境下，互联网成为了进出口双方相互接触的一个重要的平台。因此，如何进行网络推广也是很重要的一个命题。做业务不是守株待兔，我们需要来宣传自己的网站，吸引流量，从而得到询盘。很多公司有自己的独立网站，也有自己的付费平台，如阿里巴巴国际站与中国站，业务员需要进行每天的更新，来让客户搜索到自己的产品，所以网站的宣传也是很重要的。
当然，仅仅靠自己的网站来得到流量，获得询盘是不够的。我们应该多去找一些B2B平台，越多越好，不管是否与本行业相关，当注册到一定的量，当从google，yahoo等搜索引擎上可以搜到我的产品时，就说明我的工作不是徒劳而是有用的。并且每注册一个网站我们就应该对这个网站进行管理。有的时候没有收到客户的询盘的时候，业务员要主动从网上主动搜索目标客户，然后主动与对方联系。
二、收到客户询价
以下是客户Maple Trade发来的询盘：
三、报价
给客人报价时要考虑周全，太低公司不赚钱，太高客人不接受。原则上，要报客户能接受的最高的价格。同时要分析询盘质量、调查背景、区别对待，要有所针对性，同时要对询盘的处理做到恰倒好处。
在此案例中，首先要对客户所在国家的市场做一个调查，了解我们产品的需求以及供应量，以更为准确的报价。综合之前同一国家客户的大概报价以及目前的市场情况，做出相关报价。
四、寄样
根据产品类型、公司情况、客户情况的不同，样品寄送是否收费都有不同，在该案例中，由于产品相对来讲成本比较高，所以不是免费寄样的，是向客户收取产品费用和运费的。所以在收到客户的样品费时，我们才会把样品寄出，但在寄出的时候要特别注意以下几点：
1.要做寄样准备。确认好要寄的样品，以及确认客户需要的样品型号及规格，包装、说明书、每单数量要求、形式发票的格式等细节不容忽视。
2.取样也必须有原则。样品要有代表性，是从批量生产中抽样而得。并且要保证待寄样品的质量是严格符合客户的要求的。其次也要留样品以及生产批次等相关资料以备日后核查。
3.要跟客户确认好寄样地址。
五、制作发票
发票是整套外贸单据中的核心单据，在制作发票时，我要特别注意以下几点：
1.正确的输入收货人的名址，精确到标点、空格和字母。但这里的精确要以信用证为主。有时候由于开证人的疏忽，搞错了一个字母或一个空格，出于单证一致的原则，也要跟着信用证错。在审理信用证时，如果发现这种特殊的地方最好用荧光笔画出来，以示突出。
2.其次要注意唛头。唛头一般在附加条款里规定，也最好用荧光笔重点画出来。就如在日常业务中，客户基本上是没有规定唛头的，但有时也突然会规定个唛头，如果按照以往的经验来了个N/M，就会犯一个很严重的错误。
3.大小写金额一致。因为订单较多，因此基本上每次做单时可以套用以前的格式。有时只要稍微改动一下数量就可以了。这样就出了一个经常犯的错误：大小写金额不一致。因为把小写的金额改过来之后，很容易忽略大写金额相应改动。
4.盖章、手签。这是一个需要注意的问题。有的买家要求卖家出发票时不仅要盖章还要手签。
5.避免制作发票时出错，最好的办法莫过于细心再细心。只有这样才可以最大可能地避免因制单失误而产生的损失和费用。
六、向工厂下单、跟进生产
客户对样品满意，便下了订单。此时，业务员则要给工厂下订单，安排生产计划，要求工厂负责人签回，存档留底。
业务员要跟进工厂订单的生产进度，多到车间走走，向各工序的管理人员了解各款大货在生产过种中所碰到的问题，如有必要，需向客户反映问题及建议或征求意见。并且要注意，以下几点：
1.货期及质量：跟进货期的同时要让QC控制好质量。
2.出货箱单资料：需预先提供出装箱单资料给船务部用于做报关资料。
3.包装出货：一般情况下，不同客户有不同的唛头、唛头位置、包装资料等，因此也需要注意确保包装的准确性。
七、订舱与发货
在交货期前十多天，询问工厂是否可以按时交货，如可以，准备向货代订舱同时安排验货人员验货。验货合格后，向货代订舱。如是客户指定货代，则直接填好订舱单给指定货代公司人员，订舱单上要填好发货人，收货人，通知人，发货港，目的港，柜型，箱数，产品名称，毛重，体积等，让其代为订舱。两三天后，货代订好舱后会传真进仓单给你，注意进仓单上面的截柜时间，截补料时间，传真给工厂，让工厂按上面注明的时间内将货物送进仓库。如果是自己安排拖车拖柜，则需填好拖柜委托书，上面注明柜型，拖柜时间，装货地址，工厂联系人，联系电话等，与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜。
八、协助商检与报关
订好舱后在文件补料时间至少三天以前，填写报关资料寄给报关行或让货代帮忙报关。报关资料包括：外销合同，装箱单，发票，报关单，核销单（注意核销单在寄给报关行或货代前，必须先向商检局备案），报检委托书，换证凭条，C/O或Form A等。
九、售后跟进
客户收到货后，要经常与客户保持联系，注意售后工作。比如可以询问客户产品是否符合对方的要求，是否畅销、使用是否有其他问题等等。好的售后也是后续订单的一个良好的保障。
参考文献：
[1]吴薇.外贸跟单实务[M].大连：大连理工大学出版社，2014.
[2]章安平.外贸单证操作[M].北京：机械工业出版社，2012.
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