企业办公室如何做好接待工作

企业办公室如何做好接待工作

　　一、做好接待工作的意义

　　做好接待工作是企业长远发展的需要。接待工作的优劣，直接关系到客人对企业良好形象的客观评价，关系到企业各项业务的发展，关系到企业中长远目标的实现。因此，接待工作至关重要，需要我们及时更新观念，认真搞好服务，高质高量地做好各项接待工作。接待工作作为企业联系内外的桥梁和纽带，是展示实力，树立形象的体现，可以为企业积累丰富的关系资源，扩大合作交流，从而推动企业的快速发展。因此，必须把接待工作看做企业工作的一个重要组成部分，而不能仅仅停留在迎来送往、安排食宿的低层次上。做好接待工作是提高企业知名度和美誉度，从更高层次上展示企业形象的需要。接待工作做到热情、礼貌、周到、耐心，使来访者有宾至如归的感觉，并以主动大方，有礼有节，不卑不亢的职业精神给来访者以美好的印象，让来访者由此观察到企业认真严谨的工作作风和蓬勃向上的精神面貌，无形中提高了企业的知名度和美誉度。作为一名办公室工作人员，对于每一项接待工作都要高度重视并树立强烈的机遇意识、责任意识，要把其作为一项政治任务来完成。要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质高量地完成每一项接待任务。

　　二、如何做好企业接待工作

　　(1)做好接待的准备工作。一是接待手册的编制。首先应了解来宾的人数、姓名、性别、年龄、民族、职务，确定接待规格，并根据所对应的职务确定陪同接待的领导。然后编制接待手册，应包括住宿、就餐、陪同人员、车辆、日程安排等，并经领导审核后发放到每位来宾手中，让客人了解大体的行程安排，做到心中有数。二是物质准备工作。贵宾室、荣誉展室、会议室等要提前打扫干净，桌椅摆放整齐，桌面清洁，没有水渍、污渍。桌上可放一些介绍企业情况的资料。另外，茶具、茶叶要准备齐全。各种办公用品(笔记本、笔等)要提前准备好，以备不时之需。三是业务知识和能力的准备。要对企业的发展历史、精品工程的特点、规格，各部门设置及领导分工情况做大致的了解。同时，要有较完备的企业概况和市容市貌概况资料，如当地宾馆、名胜古迹、游览路线等，保证客人所想、所需，使其满载而归。

　　(2)形成良好的接待程序。在企业的各类接待工作中，通过不断的摸索和实践，我们逐步形成了迎接、陪同、送行的全过程接待服务思路。首先，由相关领导到高速路口或飞机场迎接客人，与客人进行初步的结识，并简单介绍企业公司的大体情况。到达企业公司后，由来宾方最高领导所对应的企业领导进行接待，致欢迎词，陪同参观企业荣誉展室，安排欢迎宴会，陪同参观企业施工现场等，确保来宾来访期间的生活充实、愉快，最后由接站时的领导负责将客人送至高速路口或飞机场，充分展现企业的良好形象。

　　(3)注重细节，全过程负责。企业办公室树立了“接待无小事，细节定成败”的接待理念，在每一次接待中，高度重视每一个细节，了解每一位来宾的日常生活习惯，做周密的安排。面对接待工作复杂、繁琐的各项事务，“想来宾所想，备来宾所需”，不断提高随机应变的能力，周密细致地安排好每一项接待内容，并对接待全过程负责。同时，我们还注重对接待之后的思考，寻找问题和不足，以便在以后的接待工作中加以改进。

　　三、对企业办公室接待工作的几点思考

　　(1)提高对接待工作的再认识。有些企业把接待工作单纯视为一般的后勤工作，认为接待工作就是平时的“迎来送往”，安排好食、住、行，就够了，其实不然。新形势下，接待工作的内涵更加丰富，外延也不断拓展，服务对象、工作范围、接待队伍不断壮大，已不再是单纯的食、住、行问题，它已发展成为涵盖政治、经济、文化等诸多领域，拓展到社会各个阶层，需要许多相关部门共同参与来完成的一项工作。因此，需要我们对接待工作的内涵进行再认识，要从全局的角度思考问题，力求成为重要接待的策划者、组织者、保障者、服务者，确保各类接待工作的顺利开展。

　　(2)提高对接待工作重要性的再认识。接待工作是一项综合性很强，面广量大的工作，它是宣传企业，展示企业形象的对外窗口，是企业长远发展，加强对外合作交流的纽带。因此，新时期，我们要提高对接待工作重要性的再认识，要从自身素质抓起，不断优化和完善整体接待服务功能，创造性的开展工作，让接待出效益;要通过认真组织，精心安排，努力提高接待质量，充分发挥在对外交往联络中的窗口、桥梁、纽带作用。

　　(3)展望未来，认真细致的做好接待工作。展望未来，做好接待工作任重道远，需要我们不断的更新和完善，进一步的提高接待准备、接待程序水平，加强自身的修养，无论是从接待前的准备、接待中的服务还是接待后的总结，都应认真细致的做好每个环节，力争更好的彰显企业形象，展现企业实力，提高企业知名度，促进企业又好又快发展。