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行政档案管理制度
在当下社会，各种制度频频出现，制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。大家知道制度的格式吗？以下是小编收集整理的行政档案管理制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。
行政档案管理制度1
本公司素以严格规范的管理而着称,在某某行政中心实施物业管理过程中,我们将依然按照iso9001质量管理体系规范和iso14000环境管理体系的管理思想和管理方法,作到治而不乱、管而不死,坚决贯彻规范管理与专业服务相结合的路线。
常言道:'没有规矩,不成方圆',必要的规章制度是作好物业管理服务的保证,要使该物管区域的管理与服务走上正轨,实现标准化、规范化和制度化的管理,必须从基础抓起。本公司目前有一套完善的规章制度,这些制度的建立,是以政府相关法律法规和公司的经营宗旨、经营范围和业主需求的为依据,并在多年的'实践运作中反复补充修改,逐步健全完善和提高的。
概括地说,这些制度包括两大方面:
一是公司操作管理制度,是公司在各物管点提供优质服务的操作准则和依据,其总体涵盖:公众制度部分,内部岗位责任制,管理运作制度和考核标准,它们整合形成一套完整的操作体系,以指导日常物业服务的方方面面,与传统的管理方式相比,其更显科学、规范。
二是专门针对某某区行政中心物业服务项目所制订的系列内部岗位制度,它包含事务所各岗位/部门职责描述、各类人员职能规范、考核标准等,这一套制度的建立,为该物业服务项目完善内部机制,造就一支高素质、高绩效的员工队伍奠定了基础,以完美的物业服务夯实政府办事效率,提升政府形象。
一、规章制度的建立与管理
1、行政中心物业管理处管理制度的建立应符合相关的法律法规,所有管理制度的建立,均以法律法规及物业管理委托合同为基础,物业管理活动中各法律主体的合法权益,特别对行政中心我们的责任和义务进行细化,并使之制度化、规范化,以保证如实履行物业管理委托合同规定的义务。
2、在建立某某区行政中心物业管理内部管理制度时,以我公司现有的管理运作制度和iso9000质量体系为基础,结合行政中心物业管理的具体特点和要求,并导入iso14000环境管理体系和ohsas18000职业安全健康管理体系,对整个规章制度体系作适当的修订和整合,使整套规章制度体系更切合实际,操作性更强。
3、规章制度注重服务、管理和责任的统一。每一项制度责任者对所承担的管理、服务各项责任明确具体并相互关联。
4、在定性的基础上强调定量的要求极其重要性,使绩效考核评估具有标准尺度和依据,又能激发员工工作热情。
5、注重物业管理活动中各部门人员职责范围和工作接口关系,梳理各个环节,用制度使其环环相扣,做到有序规范的运作,协调一致。
6、制度文字条款简明扼要,便于员工理解、记忆、接受、执行。
(规章制度的内容见物业管理服务方案附件《管理制度汇编》)。
二、档案的建立与管理
规章制度的执行,需要通过档案管理手段来实现。某某区行政中心物业管理档案的建立与管理就是围绕规章制度的执行而进行的,对相关记录进行规范、整理、归档,做到每一项管理工作都有计划、有标准、有规范、有记录。因此,我们将在行政中心配备专职档案管理人员,对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理,为整个管理工作的分析和改进提供可靠的依据和信息支撑。
三、物业管理档案的分类
1、物业管理档案的分类以公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录控制程序等为工作依据,做到有章可循、有据可查、可量化、可考核。
2、物业管理档案按三个层面进行分类管理:
(1)第一层面:以建设部颁发的《全国物业管理示范大厦标准》建立管理档案框架,对档案资料采用统一格式。
(2)第二层面:融合了行政中心的实际情况、iso14000、ohsas18000管理体系思想的iso9000质量管理体系文件及管理运作制度、公众管理制度等,通过适应性修改,形成复合型行政中心物业管理档案资料。
(3)第三层面:将执行复合型管理体系文件、相关规章制度的各种现场记录补充到管理档案架构中,形成档案管理的终端。
3、xxxxxx区行政中心是某某区政府的首脑机关,保密范围涉及到原始文件资料,其保密方式和保密要求都不同于其他物业。因此,我们将对日常管理档案采用定期归档、密级保管等的方式严格进行。
行政档案管理制度2
档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法,各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。
第一节档案范围
公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。
其中,文件包括:规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。
第二节档案分类及编号
一、档案按其内容及关联部门可分为六大类:
1、行政类
2、财务类
3、人事类
4、业务类
5、工程类
6、拓展类
二、机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。
三、档案编号以'一案一号'为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。
四、归档后须填写《档案管理登记表》(附表1)。
第三节机要档案
一、机要档案按其内容分为'绝密'、'机密'、'秘密'三级。其中:
二、划分标准:
绝密档案包括:
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。
机密档案包括:
1、财务资料;
2、公司重要会议纪要;
3、公司经营情况;
4、人事档案、薪资性档案、劳动合同;
5、技术资料;
6、金额在10万-100万元的合同。
秘密档案包括:
1、重要项目资料;
2、项目合同协议。
第四节档案装订
一、以左方装订为原则,右上角标明档案号。
二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。
第五节保存期限
档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:
一、永久保存:
1、公司章程;
2、股东名簿;
3、股东会、董事会、监事会会议纪要;
4、公司证照;
5、各级批文;
6、印鉴;
7、公司年度经营计划;
8、公司年度经营总结;
9、年度财务报表;
10、技术资料;
11、不动产所有权状及其他债权凭证;
12、人事资料;
13、大型活动图片、音像资料;
14、其他核定须永久保存的文书。
二、十五年保存:
1、会计凭证;
2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的`保存期限按国家相关规定执行)
三、五年保存:
1、期满或解除的合同协议;
2、完结后的项目方案;
3、其他经核定须保存五年的文书。
四、一年保存:
1、部门工作计划及工作总结;
2、完结后的部门请求报告;3、完结后无长期保存必要文书。
五、公司规章制度由总经理办公室永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。
第六节保管部门
一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。
二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。
三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。
四、其他档案均由总经办指派专人保管。
第七节档案移交
一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。
二、公司章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总经办。
三、合同协议应在签订之日移交总经办。
四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。
五、其余档案半年移交一次,时间为每年的1月和7月。
六、档案移交须填写《档案移交清册》(附表2)。
七、《档案移交清册》一式三份,移交双方各一份,总经办留存一份。
第八节档案调阅
一、因工作需要需调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》(附表3),并经相应核准人核准后方可调阅。
二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须总经办主任核准,但仅仅限于档案的查阅、复印,使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。(保密性档案的范围见《机要档案管理制度》)。
三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。
四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。
五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。
七、如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理。
第九节档案销毁
一、超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。
二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》(附表4),经相应核准人核准后方可销毁。
三、部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由主管副总经理核准销毁。
四、销毁档案须两人以上人员共同完成,总经办指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》(附表5)。
五、档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。
六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,总经办一份。
第十节其他
一、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。
二、所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。
三、所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。
四、本制度附件包括:《机要档案管理制度》。
五、以上表格均由总经办统一编号。
六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。
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