应付会计的日常工作目标

应付会计的日常工作目标

a)在付款到期前,整理好所有付款所需的单证

b)登记入账

c)在规定的付款期限内,完成的内部付款审批流程(预付款, 货到即付,货到后一定期限付款与信用证等等)

d)根据账龄制定出资金需求计划

二.应付会计如何做好日常的工作:

a)关于付款到期前的单证整理

l 付款需要确认的是付出款项的真实性. 付款是以真实的经济业务为基础的,所以付出款项的真实性是第一重要的因素.这包括,付款人信息的真实,交易发生的真实两个部分.对于这种真实性的证明通常需要的单证是,内部的采购定单(PO),符合采购定单的送货单(DO)和发票(Invoice):

a)预付款:

i.需要检查合同(一些企业也可能是对方的报价单(offer或者 preform invoice加上本方的PO),在预付款情况下,付款不并代表经济业务已经完成.此时,因为对方还没有送货,也有可能对方还没有开具正式的增值税专用发票(国内贸易).应付会计应有专门登记这部分预付款的明细进行追踪,如果发现款项已经支付,在合理的时间内,仍然没有收到对方的送货单和增值税专用发票就必须启动相关的补救程序,包括通知采购人员(Buyer),卖方(Supplier)及相关的主管或经理(Supervisor or Manager).

b)TT付款:

i.TT付款的前提是货物已经验收入库,相关的凭证入库单和增值税专用发票已经搜集完成.(对于外币的付款,增值税专用发票应换成相应的invoice,并且再配有关单)

ii. 外币付款时的特殊状况及处理举例:做为应付会计应该充份利用对方给予的商业付款期限,尽量延时付款.(也就是说,在不影响本方的情况,应以免在款项尚未到期时被提前支付),在实务中有一个案例:某境外供应商与本公司的交往过程中一直采用预付款的方式,由于双方合作良好,供应商愿意先给予公司TT at 15 days 的付款期.这样,就由预付款转变为TT付款. 但是货到后15天,应付会计根本无法取得相应的关单,至使供应商又要将TT at 15 days 换回原来的 TT in advance. 从这则应付会计失败的案例中,我们应该注意到,商业信用的取得是业务人员与会计人员作为一个团队共同努力从而得到供应商的信任.但是因为不幸的单据传递过程,又将这一得之不易的结果付之东流.对于,新的供应商与公司之间缺少合作的基础,需要继续合作的过程中,应优先在资金紧缺的情况下给予满足.对于尚未形成信任关系的供应商之间应尽量表现出合作的姿态.正确的做法,应该是在TT到期时,果断的启动预付款的付款程序.在将来将付款期限延长至合理期限后,才可以按正常的TT付款流程

c)信用证付款

i.在很多公司中并不是专门由应付人员来开立信用证,对方交单后,应付人员应尽快收集到相关的单据,据以登记账簿,在信用证到期时,此笔款项也会被付出(除非单证出现了不符点被拒付)

l 无论采用何种付款方法(先付款,还是后付款),应付会计的职责是应追踪到经济业务的全过程,并不是以付款为结束标志的.应付会计在记录和计量的时候,应该控制的单据包括,采购定单,送货单,增值税发票(国内贸易)或者invoice和关单(境外贸易),以及其他的内部相关授权审批资料.以此,证明经济业务的真实性

b)登记入账

l登记入账也就是确认应付.这有两种含义:

a)单证齐全,应做为应付款

b) 单证不齐.在这种情况下,必须要认真对待不齐的原因.应付会计是有责任在付款到期日之前搜集全单证的.如果是人为原因,应该提醒有关当事人及告之相关后果,提醒无效的应向管理层(Mamagement)报告;如果是客观原因,在时间上无法搜集全单证的,应事先与供应商沟通,或者采取相关的补救措施.前文中述及的后付改预付也是其中的一种.

l登记入账的要素:

a)做为财务的管理者,我认为登记入账至少要包括以下几个要素:

i.客户代码(系统中的编号)

ii.客户名称

iii.发票号码

iv.发票日期

v.金额

vi.账龄起算日期

vii.账龄

viii.到期日

ix.定单号码

x.送货单号码

xi.关单号码

xii.关单记载金额

xiii.备注(如果有异常情况的说明)

c)完成内部付款审批流程

l 企业处在经济活动的资金链条中,企业的资金会被原材料,生产以及客户大量的挤占,除非是现金流非常宽裕的企业,很多的企业都很难做到款项到期后100%的被支付.在企业管理中有两类,一种是集权制管理,即付与不付均由企业的最高管理层来决策,由最高管理层来提示何时启动付款审批;另一种是由应付会计依据账龄来启动应付款的审批,一般于到期前一至两周送交给管理层授权付款,前种情况适用于规模较小的企业,随着企业业务量的增加,管理层全面的控制付款审批就会变得十分困难,此时需要采用后一种办法.

l值得注意的是,付款审批流程完成后,并非一定要付款.也就是说内部的付款单据,在完成了审批后,并不直接交给银行,应该根据现有的资金状况做出一个合理的安排.

d)资金的需要计划.

l 对于资金需要计划也是一个关键的环节.根据企业的应付账龄,再加上与供应商在核对账目过程中反馈的信息制定的一个资金需求的计划.应付会计应该提供一段时期内的资金需求量,这个资金需要量在企业中并非总是能够得到满足.相关的岗位应反馈给一定时期内可供使用的资金量.付款控制人(有的企业为应付会计,有的企业为出纳,也有的企业是财务主管或者其他岗位人员来控制)资金供给量按照供应商的轻重缓急来分配资金的使用.

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