如何轻松搞定电子邮件

如何轻松搞定电子邮件

如何轻松搞定电子邮件

说起浪费时间的工作，电子邮件处理就属于这样一个巨大的黑洞。当然，我在这里指的并不是垃圾电子邮件(它带来的问题已经非常严重)，而是人们用于取悦同事、员工以及客户的常规电子邮件。

按照一份内部研究给出的结果，“通常情况下，员工仅在不能够给自身业务带来实际价值的内部电子邮件处理上面所花费的时间，平均每星期就达到了全部工作日的40%。”换句话说，如果这个数字是真实的话。这就意味着，仅在处理电子邮件方面，每个星期人们都会浪费掉至少两天的时间。 　　当然，大家现在再也不用担心了。接下来，本文就会提供五种操作简单并且毫无副作用的实用方法来达到对电子邮件处理工作进行有效控制的目标……这样，大家就可以将节省下来的时间投入在其它方面实实在在的工作上了。 　　1、对现有电子邮件应用程序的既定设置进行调整。

现在，我们就从最基础的部分开始做起。由于每一种电子邮件客户端中都内建了不少实用功能，因而使用者如果可以对各种设置项目进行适当调整的话，就能够让日常处理工作变得轻松很多。

举例来说，对于接收到的电子邮件，微软Outlook就能够应用“事前设置好的规则”;这其中就包括了，将它们分发到不同的文件夹，以便日后查看，根据发件人确定邮件应该获得的优先级别，或者直接删除掉。尽管用来设定规则的使用界面并不那么正规，但还是属于非常值得大家去努力掌握的技能。

同样，谷歌Gmail 信箱也可以依据使用者的日常习惯来对电子邮件进行相应处理。实际上，即便是苹果iPhone智能手机里功能相对非常简陋的内置邮件客户端也提供了最基本的垃圾邮件过滤选项。这就意味着，只要使用者愿意在事前稍微花费几分钟来进行专门设置，就能够节省下大量时间来。

2、对发件人的具体情况进行更深入了解。

接下来，我们需要做的工作可能就有些复杂了。如果能够做到知晓发件人到底是谁的话，人们对于会引起关注的电子邮件的处理工作就可以变得更为容易了。在这里，一种方法就是对电子邮件进行重点标注，并在网络上进行搜索，但存在的问题就是操作起来非常麻烦。

当然，如果能够做到利用应用程序来对接收到所有电子邮件的发件人进行网络搜索的话，效果可能就会好很多。实际上，这种应用也有很多种，具体需要哪种需要取决于大家当前使用的具体电子邮件客户端。

举例来说，谷歌Gmail 邮箱就可以采用Rapportive之类的应用，而微软Outlook电子邮件客户端则能够选择邻客音专用版之类的工具。关键提示：由于微软Outlook的基本设置里面并没有包含所有必须部分，因而大家在使用的时间一定要确认选择了自定义设置。

3、利用智能手机来作为过滤器。

对于绝大多数用户来说，由于已经将智能手机与电子邮件帐户关联起来，从而就导致接受到的所有电子邮件都会被查看(或者想到)两次。实际上，这种做法几乎肯定就属于非常浪费时间的情况。

因此，更明智的做法就应该是采用AwayFind之类的应用程序来进行专门处理。它可以对收到的电子邮件进行过滤，并在遇到属于重要人士发出的情况时利用文字信息进行专门提醒。

4、确保联络人列表可以及时自动更新。

此外，在电子邮件处理工作中，另一项可以节约时间的实用措施就是对重要电子邮件中包含的客户联系信息进行“汇总”。毕竟，人们只要花费两三分钟的时间就可以将信息剪切并粘贴到联系人管理器，这属于一件非常简单的事情。

老实说，我真的不知道人们到底为什么会如此烦于处理这种相当无聊的文书工作。毕竟，根据使用客户端的不同，现在就有不少应用工具可以为数据处理提供帮助。

我记得自己就看到过很多这样的客户信息管理系统，最近一位同事就向我推荐了WriteThatName，它可以支持谷歌Gmail 信箱、谷歌企业应用套件GoogleApps、微软Outlook电子邮件客户端、以及莲花Lotus Notes。

5、将邮箱管理工作外包出去。

最后，我还将提供一条能够确保电子邮件井井有条的最佳方案，这就是让其它人代为进行管理。据我所知，有家小公司的首席执行官就选择让自己的夫人来处理收到的所有信息，从而让自己可以专注于应对客户以及供应商的问题。

此外，还有一种解决方案就是利用Sanebox之类的综合性工具来对电子邮件进行全面管理。它可以在目前使用的电子邮件系统之上在添加几个智能层来进行控制。

当然，无论大家利用什么方法，决定花费半天的时间来进行专门设置让电子邮件处理工作耗费的时间得以减少。这里的目标都应该是减少花费在电子邮件处理工作之上的时间，而不是反而导致增加了自定义操作占用的时间。