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酒店会议接待的相关规定
为进一步做好会议项目的开发和接待工作,确保会议客人从入住到撤离全方位的服务过程准确、到位、顺畅和协调,根据酒店实际情况,制定会议接待相关规定如下:
一、责任分工
1、总负责人:经理。会议接待工作由营销部负总责,负责协调和处理会议接待全程中的各类工作事项。
2、总跟进人:营销部指定的营销代表为会议总跟进协调人,负责会议全程跟踪,组织、协调、检查、督促会议接待各项工作落实情况。
具体职责:
A、负责处理和接洽客户预订;
B、根据预订信息对接待任务提出具体安排意见,制定并印发会议接待计划;
C、组织、协调会议所涉及的各部门工作;
D、于会议召开前的有效准备时间内,对各相关部门工作完成情况进行检查和验收;
E、协调解决会议进程中的各类事项,满足客人的合理需求,确保会议接待质量;
F、跟办会议结账工作,确保酒店结账安全;
G、征求客户意见,填写意见反馈,对会议接待工作进行总体评价。
3、企划部:负责会议背景幕、条幅、指示牌、会签、宣传品的设计和制作工作。
4、:负责会议室准备、会议服务、会议用餐工作。
A、根据营销部会议接待计划要求和营销代表的要求,准备会议室的各类用品,对会议室进行卫生清洁,按规范要求进行和布置;
B、安排会议服务人员,迎送会议宾客,在会议进程中进行有效服务;
C、按会议订单要求组织后厨准备会议用餐;
D、负责安排和组织会议用餐服务。
5、客房部:负责会议客人用房准备和服务工作,负责公共区域卫生清洁。
6、部:负责会议客人接待引领及相关服务工作,关注来宾情况,妥善处理客人投诉。
7、保安部:维持酒店正常经营秩序,检查和关注会议期间所有营业场所的安全和保卫工作。
9、:解决相关部门提出的保修指令,保证会议期间的设施设备的正常运行。
10、财务部:负责客人结账工作,确认结账方式,做好结账统计,与营销部和各接待部门密切联络,确保酒店结账安全。
11、行政部:负责会议接待质检工作,处理酒店内部投诉,对大型会议人力资源进行调配。
二、会议接待标准
1、大型会议(200—1000人)
A、地点:千人宴会厅
B、总跟进人:营销部经理亲自接待跟进,多名营销员协调配合跟进工作。
C、会场布置:
酒店外围:根据客人需要设彩虹门、空飘。
雨搭:根据客人需要设固定字幕或游动字幕。
大堂:设接待台,根据客人需要提供台布、台裙、工作椅、礼品台等物品。接待台大堂门口设指示牌。
会场入口处:设立指示牌,营销代表和会场服务人员负责迎送。
主席台:设背景幕,主席台前摆放鲜花,顶额挂会议横幅,根据会议需要设立式讲台或课桌式讲台,准备有线麦克和无线麦克,根据会议需要安设启航轮。
台形:根据会议特点和客人需求摆放课桌型或圆桌式台型,课桌式台面按规范标准摆放茶具、矿泉水、便笺、茶垫、口巾等。课桌式台型铺绿色或白色桌布,围台裙。圆桌式台型桌面另外摆放水果和茶点,桌面铺白色台布,椅子套白色椅套。
绿植花卉:干净无尘,无黄叶,摆放于会场四周,整齐对称,有观赏性,尽可能准备红色系花卉。
D、工作安排
迎送:营销部经理、前厅部经理须亲自带领营销员、礼宾员在大堂入口处迎送宾客。
接待:安排1-2名营销代表配合客户发放,提供会议问询、引领服务。
会场服务:根据会议实际需要安排服务人员,会议接待和全程跟踪指导会场服务,亲自检查会场准备和服务情况。营销部经理和跟进营销员全程跟踪会议。
翻台:会议和用餐均在千人宴时,利用客人休息时间及时翻台。
会议协调:连续召开两天及两天以上的会议,营销人员要及时主动了解客人意见与需求,及时协调改进工作。
2、中型会议(50-200人)
A、会议地点:昆仑厅
B、总跟进人:营销部指定营销人员。重要会议营销部经理亲自跟进。
C、会场布置
悬挂会议条幅,设背景幕,主席台设立式讲台或课桌式讲台,摆放鲜花,准备有线麦克和无线麦克、根据会议需要准备投影仪、白板等。
台形:根据客人需要按剧场式、课桌式或圆桌式摆放,铺白色、红色或绿色桌布及台裙,课桌式台形摆放茶具、矿泉水、纸、笔等。
绿色植物:干净无尘,无黄叶,摆放于会场四周,整齐对称。
大堂门口处:设立会议接待处,接待台铺绿色或红色台布,并钉好台裙。设立指示牌,安排礼宾人员和营销代表提供迎送、领引、问询服务。
会场入口处:设立指示牌,安排会场服务人员做好迎送。
翻台:会议和用餐均在昆仑厅时,利用客人休息时间及时翻台。
会议协调:连续召开两天及两天以上的会议,营销人员要及时主动了解客人意见与需求,及时协调改进工作。
D、会场服务
根据会议需要安排会场服务人员,会议接待领班和营销人员全程跟踪会议服务。
3、小型会议(50人以下)
A、会议总跟进人:营销部指定营销代表
B、会场布置:
台形:根据客人需要按回形或U形摆放,悬挂会议条幅,准备麦克、纸、笔、矿泉水、摆放茶具
绿植花卉:摆放于回形、U形中心处,以及会场四周,整齐对称,无灰尘、无黄叶,根据客人需求和会议层次,回形中心处也可摆放鲜花。
翻台:会议和用餐在同一场地,利用客人休息时间及时翻台。
C、会场服务:
根据会议需要安排会议服务人员,会议接待领班检查指导会议服务情况。营销代表全程跟踪会议服务。
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