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酒店会议接待方案

时间：2023-10-17 17:26:10 服务业/酒店/餐饮我要投稿

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酒店会议接待方案

　　为有力保证事情或工作开展的水平质量，时常需要预先开展方案准备工作，方案是有很强可操作性的书面计划。那要怎么制定科学的方案呢？下面是小编整理的酒店会议接待方案，希望对大家有所帮助。

酒店会议接待方案

酒店会议接待方案 1

　　为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下：

　　一、会议主题：

　　待定

　　二、会议时间：

　　xx年xx月xx日至xx年xx月xx日

　　三、会议地点：

　　xx酒店。

　　四、环境布置

　　(一)会场外区域布置

　　酒店外围环境：灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。

　　(二)会场内主要区域布置

　　1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。

　　2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。

　　五、会议内容

　　第一板块会议

　　(一)会议时间：xx年xx月xx日、x日、x日

　　(二)会议地点：待定(200人会议厅)

　　(三)会议内容：待定

　　(四)会议布置：

　　1)课桌摆放：围桌式或者课桌式摆放

　　2)会议鲜花：讲台花、胸花、桌花

　　3)会议用品：白纸、签字笔、茶杯、纸巾

　　4)会场氛围：水牌制作、背景喷绘画面(x日、x日)无线麦若干、背景音乐、x展架

　　(五)会后合影：

　　时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按序下楼，在指定地点合影留念。

　　地点：凯宾斯基酒店外的阶梯上(阶梯取代椅子) 可以给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。

　　第二板块晚宴

　　(一)晚宴时间：xx年xx月xx日晚(具体时间待定)

　　(二)晚宴地点：餐厅待定

　　(三)晚宴方式：围桌形式或者自助餐形式

　　(四)晚宴布置：

　　室外：空飘(8个)(空飘内容：)、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。

　　室内：舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。

　　餐桌布置：餐桌桌花、台签(晚宴安排内容介绍)

　　第三板块会议接待

　　(一)工作内容

　　1、会议流程策划；

　　2、编撰、印刷会议接待手册；

　　3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务；

　　4、会议前期报名的接待、物品分发等；

　　5、协助酒店住宿、餐食服务等工作；

　　6、提供会议期间车辆的调配、服务工作；

　　7、提供机(车)票的订购服务工作；

　　8、提供专业接待人员服务工作；

　　9、根据需要，提供其他公务活动服务工作；

　　10、提供物流、土特产品代购等其他服务工作；

　　(二)组织机构及职责

　　1、综合协调组工作职责：

　　(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作；

　　(2)负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作；

　　(3)负责与组委会内部的全面对接工作；

　　(4)负责落实省市、组委会领导的接机(车)安排；

　　(5)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作；

　　(6)负责接待服务手册的编制工作；

　　2、接待服务组

　　工作职责：

　　(1)负责嘉宾的接机工作，配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。

　　(2)负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向；

　　(3)负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务；

　　(4)根据嘉宾的实际情况，具体提供接送机、车站安排；酒店房间酒店会议接待流程安排；参加会议活动的详尽日程安排；嘉宾的其他公务活动和三餐的`具体安排；会议期间车辆的调配、机(车)票的订购；接待服务人员的组织领导；

　　(5)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。(在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)

　　(6)负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作；

　　3、服务保障组

　　工作职责：

　　(1)负责接待服务组的有关活动安排，如：会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料(PPT)是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排。

　　(2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

　　第四板块会后考察

　　一、会后考察：

　　1、如果会议结束后，该会组委会有安排会议考察，请提前确认人数和线路。我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。

　　2、如果会后考察属于自愿报名，酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。(费用自理)

　　二、当地游览服务(20人或以上/车)(淡季报价)

　　1、东线一日游：兵马俑，华清池，城墙，午餐价格：298/人；

　　2、西酒店会议接待流程线一日游：乾陵，永泰，法门寺文化景区午餐价格：380/人；

　　3、市内一日游：城墙，碑林，大雁塔，午餐价格：210/人；以上报价包含门票、车费、导游服务费及30元标准中餐一次。

　　4、东线二日游：兵马俑，华清池，华山，3正1早，华山3住宿，缆车上下价格：780/人。

　　5、北线二日游：黄帝陵，壶口瀑布，延安宝塔山，纪念馆，枣园，杨家岭，3正1早，延安三宾馆住宿价格：958人

　　以上报价包含门票、车费、导游服务费及三酒店住宿一晚30元标准正餐三次，20元标准早餐一次。

　　三、其他服务：

　　如果您还有其他服务需要帮忙，我们将为您提供更好的服务。

　　1、专业礼仪接待：按照规格提供专业礼仪或者大唐礼宾卫队员。

　　2、可提供代订餐饮。

　　3、订票服务：将提前收集各位参会嘉宾的返程信息，做以记录后，将机票定好后，通知各位订票嘉宾，告知可持身份证直接随送机人员前往机场。接送机收费标准。

　　备注：会根据客户航班到达时间进行统筹接机安排

酒店会议接待方案 2

　　一、销售部接待程序:

　　销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后，应着手做以下工作:

　　1、及时与会务方负责人进行联络

　　(1)清楚了解会议性质(属勘探局接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

　　(2)若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。

　　2、落实会议场地和房间数量

　　在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。

　　3、商谈价格

　　当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。

　　价格政策是相对固定的'，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。

　　4、签订会议协议，收取会议押金

　　当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会议押金;

　　5、下发会议接待通知单

　　签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部门,并保存该次会议的档案;

　　6、会议接待

　　发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪会议进程;

　　7、会议结账

　　会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部给予协助;

　　8、会议送别

　　恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受;同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人，加深友情;

　　9、会议结束

　　会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。

　　二、房务部接待程序:

　　房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到:

　　1、会议接待的前期工作

　　(1)熟悉、了解会议接待通知单的内容;

　　(2)了解结算方式，收费项目、联系人和费用签单人;

　　(3)落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间，了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加床;

　　(4)落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等;

　　(5)落实参会嘉宾是否乘专梯，客人是否分批到达;

　　(6)负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。

　　2、会议排房

　　按会议接待要求安排相应的房间，在房类资源充足的情况下，房间安排力求集中，同时也可选择安排同类客房中处于状态的房间。

　　3、会议空房

　　确认会议定房，落实好具体房间后，将预定内容输入电脑并确定房号。

　　4、会议嘉宾入住

　　(1)在会议客人到店前一天，与销售部就会议接待用房事宜进行核实，至少前一天排房，做好一切宾客入住前的准备工作;

　　(2)会议宾客到达前，准备好房卡及团队会议分发一览表;对于重要客人，可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处，由当值大堂副理在客人到达前检查房间，确保房间处于正常状态;

　　(3)当会议宾客抵店后，按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续，并由行李员及时运送客人的行李。若遇问题，及时与销售部会议接待负责人联系。

　　5、会议嘉宾离店

　　(1)礼宾官接待信息，应及时协助客人收送行李;

　　(2)前台收银处快速结账;

　　(3)协助客人安排好车辆。

　　6、关注重要宾客的消费习惯，收集整理客史资料。

　　三、餐饮部接待程序

　　餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后，应做到:

　　1、会议接待前期工作

　　(1)做好记录，根据会议接待通知单，准确掌握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递;

　　(2)根据会议接待通知单及会务方的要求，至少提前半天布置会场;

　　(3)由宴会主管按宾馆服务标准和客户要求检察会前准备情况(会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等)，发现问题立即整改，力求没有疏漏;

　　(4)提前两天跟进会务方及销售部会议联络人，确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求，并为会议客人预留用餐场所。

　　2、会议接待中

　　(1)安排优秀礼仪人员，在会议召开前40分钟到场，引领参会嘉宾;

　　(2)跟进会议服务及协助客人处理会间特殊事项;

　　(3)协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务，准备与会务方负责人结账。

　　3、会议结束

　　(1)宴会服务人员跟进会议结帐工作;

　　(2)帮助会议客人整理会议遗留物品。

　　4、会议用餐及送别

　　(1)引领会议客人用餐，并提供优质服务;

　　(2)做好餐饮帐务的结账工作。

　　5、送别

　　(1)恭送会议客人，为宾客留下美好感受;

　　(2)客人离店后，若遗留下贵重物品，应尽快联系交换客人。

　　6、整理会议客户资料，总结会议接待得失。

酒店会议接待方案 3

　　一、接待时间：20xx年X月X日—X月X日

　　二、接待地点：

　　接送机地点：XX机场

　　下榻酒店：XX大酒店（银龙大酒店，神旺大酒店，青海宾馆等）

　　会议地点：XX大酒店会议厅（银龙大酒店会议厅，神旺大酒店会议厅，青海宾馆会议厅等）

　　三、接待对象：

　　嘉宾等一行人及其陪同人员

　　四、接待负责人员： 总负责：接待办

　　跨部门接待小组：相关领导，秘书组，行政组，宣传组，保卫组

　　五、接待前期准备工作：

　　1．制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间 2．食宿安排，提前预定 3．迎接车辆安排

　　4．迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作） 5、相关接待人员，负责相关接待工作

　　六、机场接待

　　1．机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌，在一层到达电梯口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处（签到台桌子规格1、8×0、5×0、75）。接待组由此将客人集中带出乘车。 2．在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌（80×180cm以下易拉宝）。

　　3．由服务科按照按正常要客接待程序接待。

　　4．对于重要领导等特殊客人，由团省委提出要求，机场团委负责申请办理有关接待人员通行证，安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。

　　硬件附注：易拉宝2个（其中1个2米），接待处牌子和桌子，笔若干支，迎宾牌，授带10条??

　　七、酒店入住

　　1、确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。

　　2、嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。 3、进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。 4、如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。

　　八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

　　1、由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。 2．餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。

　　九、会议前的筹备工作

　　1．选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。 2．会场布置。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一

　　3、会议前的`接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。 4、会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

　　十、会议接待