办公设备管理制度

办公设备管理制度通用

　　在生活中，制度起到的作用越来越大，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。那么相关的制度到底是怎么制定的呢？下面是小编为大家整理的办公设备管理制度通用，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

办公设备管理制度通用1

　　发文：

　　1、钢结构工程分公司公文文号主要有“××字”、“××党字” 、“××工字” 、“××团字”。

　　2、行文办理程序包括拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、用印、登记、分发等，均要有相应人员签字。

　　3、凡以公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发出的正式文件，均按业务性质归口，由主管部室的主办人员起草拟稿，经本部室负责人核稿报呈公司领导签发。如需其他部室会签的'文件，由主管部室会同相关部室会签，会签后再报公司领导签发。

　　4、拟稿需按照公司统一要求的格式，使用统一规定的发文稿纸，书写清楚，并连同手稿、附件，经公司领导签发后，由主管部室送综合办编发公文文号并打印分发。

　　5、文件、资料、报表的打印，要严格按有关规定办理，主管部室负责校对，公文应在最后打印打字员、校对员的姓名。

　　6、发文后，原稿连同附件交还主管部室，由专人负责保存、催办、立卷和归档。

办公设备管理制度通用2

　　关于部分设备设施存在闲置浪费现象的整改情况：

　　关于我公司固定电话使用效率低的现象，目前已进行了整改。通过整合办公区域，实行业务部门集中办公的方式，将原有的 部固定电话进行全面梳理，裁撤掉其中利用率较低的 部，将目前全公司使用的固定电话降低到 部。

　　关于办公设备使用效率低现象的整改情况：

　　由于公司机构调整人员变动，公司原有人员 人，目前人员精简至 人，致使部分办公设备处于闲置状态。目前已经对办公设备中的电脑、打印机等办公设备进行了统计，其中电脑固资帐上实有 台套，在用电脑 台套、划拨园区服务公司 台套、闲置 台套。打印机固资账上实有 台，在用 台、闲置 台（损坏，待修）。 年公司业务拓展预计引进部分相关人才，到时闲置办公设备将配备给新进人员使用。剩余办公设备将按照《 公司固定资产管理制度》（ 发[20 ] 号）规定，结合实物情况履行封存、利旧、报废等手续。

　　关于卫生间长流水现象的整改情况：

　　关于卫生间长流水现象，我公司第一时间进行了整改。于20 年 月底前将卫生间漏水部位进行了修复，已彻底解决了长流水现象。

　　关于实物资产管理及交接的整改情况：

　　针对人员变动、20 -20 年度实物资产交接手续不全现象，依据《 固定资产管理制度》（ 发[20 ] 号）、《 固定资产管理实施细则》（ 发[20 ] 号）要求，结合 实际拟重新修订《 公司固定资产管理制度》（20 年印发）。目前公司已经拟定完成《 员工离职办理的管理办法》，完善人员变动情况下固定资产实物、交接、台账等管理制度。

　　关于 产品积压现象的'整改情况：

　　针对部分 产品库存时间过长，贬值较多情况。办公室与业务部门沟通，提出 产品处置办法。对还有销售价值的 产品，利用多种渠道拓宽销路尽快使资金回笼。对于已无变现价值的 产品如活动定制产品、过期产品采取报废处理。对 等具有一定保留价值但无变现价值的产品部分留存作为资料，剩余采取报废处理

　　关于无外聘员工管理办法的整改情况：

　　根据《 人员招聘与配置管理制度》（ 发﹝20 ﹞号）及《劳务用工管理办法》（ 发﹝20 ﹞ 号）的要求，结合我公司实际情况，修订了《 人员招聘与配置管理制度》，完善了用工制度及劳务的日常管理。

　　关于实物资产交接手续缺失的整改情况：

　　根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规，结合公司的实际情况，制定《 关于员工离职办理的管理办法》规定：解合人员（辞职、离职）均应向办公室人事领取《离职/调离人员业务工作交接单》、《离职交接表》，按该清单要求，在离开公司之前办完有关工作移交手续，其应领取的工资及离职证明，在所有手续办妥后给予发放。

　　针对项目审批立项不到位的整改情况：

　　在建工程管理不到位，内部工程项目未见审批立项。制定 《立项审批制度》，并制作《项目立项风险评估研判逐级确认书》、《预算审批单》以及《立项流程图》。

办公设备管理制度通用3

　　销毁：详见附件《档案鉴定与销毁制度》。

　　二、

　　印信管理程序：

　　1、 分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和使用，一切用印、开具介绍信、使用营业执照原件及复印件都要通过综合办。

　　2、 综合办要确保印信工作的正常开展，防止滥用和出现漏洞，加强对印鉴、介绍信及营业执照的管理。

　　3、 印信工作要根据情况、内容、范围并且经过相应的批准手续及用印登记，方能办理。

　　4、 分公司法人章由财务部保管，除与财务工作有关的用印外，其他用印需到综合办办理有关用印手续。

　　5、 需使用营业执照原件或复印件的部室，应向综合办办理有关审批及登记手续。营业执照原件借出原则上不得复印，并应及时归还。复印件应加盖公司公章并注明“仅限于……使用”字样。

　　6、 介绍信开出，内容要明确具体，要填写有效期限、介绍信编号及持有人姓名，介绍信正文与存根应一致，如介绍信开出后未用，应交回综合办，附于存根备查。

　　7、 介绍信持有人将介绍信遗失应及时报告，涉及重要事项，还应通知前往办事的单位，以防事故。

　　8、 须严格遵守纪律不得开假证明和空白介绍信，如确因特殊情况需持空白介绍信外出办事，须经公司主管领导批准。

　　9、 各部室印鉴（包括合同专用章、财务专用章、采购专用章等），应由各部室专人保管，部门经理监督，加盖印章亦应履行相应审批及登记手续。

　　10、 如工作业务需要加盖总承包公司印鉴时，需由部门经理填写《用印审批表》，报公司主管领导签字后，方可到总承包公司办公室办理有关用印手续。

　　11、 印鉴不准出室，不得借给他人使用，各印鉴保管部室要及时清洗保养，以确保盖印清晰。

　　12、 公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要牢固加锁，不能随意放置。如因管理不善，造成事故，要视情况追究责任。

　　三、

　　公函邮寄程序：

　　1、公司公函（包括财务汇票、工程档案、合同文本等）需使用EMS（邮政特快专递）邮寄的，由综合办统一办理。

　　2、一般公函（对时间及安全系数要求不高的），本着降低成本减少办公费用的原则，由各部室按平信自行邮寄。

　　3、公函办理EMS邮寄时，经手人要严格登记手续，综合办应及时处理，保证当日递送，不得拖延。

　　4、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的`各种信函，因私邮寄不予办理。

　　四、

　　办公设备及用品使用程序：

　　范 围：公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。

　　目 的：为了节约开支杜绝浪费，确保公司办公设备及办公用品的合理使用。

　　参考文件：总公司《行政办公设备管理规定》（××字[20xx]第125号）

　　1、 办公设备由综合办根据需要，经主管领导批准后统一购置。

　　2、 办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管理，各使用部门负责日常维护和保养。

　　3、 办公设备损坏由综合办查明原因，联系维修，并建立相应的维修台帐。

　　4、 办公设备报废需由综合办会同财务部共同确认，残体由综合办处置。

　　5、 办公设备使用要严格按照操作规程严禁自行拆卸部件。

　　6、 办公用品由综合办统一购置管理。

　　7、 办公用品要根据实际工作需要，于每周的周二上午按照部门所需，由专人一次性集中办理领用手续。

　　8、 特殊需要的办公用品要提前在综合办登记，经领导批准后统一购置。

　　9、 综合办根据领导审批后的采购清单进行办公用品的购置，并将采购物品分类进帐。

　　五、

　　图书购置、借阅程序：

　　1、 图书资料由各部室经理编制购书计划，报公司主管领导批准，由各部室自行购置。

　　2、 购置图书后，购置人应持图书及发票到综合办办理图书入库及借阅手续，由综合办在发票联签字后方可到财务部办理有关报销手续。

　　3、 图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书号及进行图书资料的登记。

　　4、 综合办应按照ISO14001及OHSAS18001的有关程序，在相关图书资料上加盖“有效版本”章。

　　5、 借阅人员应爱护图书，因个人原因损坏、丢失图书资料的要照价赔偿。

　　六、

　　信息传递程序：

　　1、 公司上下级、各部室之间的情况交流，信息沟通，在企业经济运行中起着重要意义。

　　2、 对于总公司下行的信息（包括Fax、E-mail、电话通知、信函等）由综合办统一查收，并做好记录，报呈公司领导后下发相关部室承办。

　　3、 各部室要认真对待与上级、同级、下级以及有关单位之间的联系，接到有关信息后，应立即作好记录，将记录内容及时传达到有关部门和人员，并及时处理有关事项。

办公设备管理制度通用4

　　一、部门职责

　　（一）公有资产管理部门职责

　　1、制订行政事业单位办公设备管理制度。

　　2、加强对行政事业单位办公设备监督管理。

　　3、推动行政事业单位办公设备合理配置和有效使用。

　　（二）各单位(部门)职责

　　1、各单位(部门)办公设备按“统一领导，归口管理，分级负责，责任到人”的原则进行管理。

　　2、单位(部门)负责人是本单位(部门)的办公设备管理的第一责任人。

　　3、各单位(部门)办公室承担办公设备日常管理，没有专门设置办公室的，应指定专人负责办公设备日常管理。

　　4、各单位(部门)财务部门（或报帐员）负责办公设备财务核算工作，及时准确核算办公设备的增减。

　　5、各单位(部门)对其使用的办公设备的安全、完整性负责。

　　二、管理内容

　　（一）预算管理

　　1、各单位(部门)所需的办公设备，应根据业务工作需要和财力的可能以及合理、节约、有效的原则，必须按项目列入单位（部门）预算。

　　2、每年四季度各单位（部门）要编制下一年度办公设备购置预算，作为单位（部门）年度预算的组成部分。要严格按照财政部门批准的预算和计划执行，年中原则上不再受理各单位（部门）追加购置办公设备的申请。

　　3、各单位(部门)应当科学合理地编制办公设备购置计划，充分发挥存量资产的作用，避免重复配置。

　　4、积极推动不同单位(部门)之间调剂使用、共享共用机制，在质量、性能可靠的前提下，尽可能降低采购成本。

　　（二）合理配置

　　1、办公设备配置，应当以满足本单位(部门)履行职能和事业发展的基本需要为原则，与单位(部门)的机构编制人数、职能设置、业务发展规划等要求相适应。

　　2、对有规定配置标准的办公设备，应当严格按照标准进行配置；对没有规定配备标准的办公设备，应当从实际需要出发，从严控制，合理配备。配置标准详见附件一。

　　（三）政府采购

　　1、各单位(部门)购置办公设备要严格遵守部门预算和国库集中支付制度的规定，执行政府采购政策。

　　2、对纳入集中采购目录的办公设备购置项目，必须实施政府采购；对未纳入集中采购目录的办公设备购置项目，可以自行采购，金额较大、数量较多的也可以委托中介或集中采购机构政府采购。

　　（四）使用保管

　　1、各单位(部门)应妥善使用保管本单位(部门)的办公设备，明确部门或专人负责，做到物尽其用，提高使用效率，保障资产的`安全完整。

　　2、对购入、占有和使用的办公设备进行编号，予以标记，建立办公设备台帐，及时、详细记载办公设备的数量、型号、品牌、购置年月、使用部门等。各单位(部门)对使用的办公设备应加强管理，对贵重物品必须有专人使用保管，非经单位或部门主要负责人批准，不得随意外借。严禁使用单位（部门）自行调拨、移交办公设备给其他单位（部门）或个人。

　　3、各单位(部门)干部、职工因离、退休或工作调动，对其使用和保管的办公设备需办理清点交接，并经单位(部门)主要负责人签字。设备交接不清的，人事部门应暂缓办理有关手续。

　　（五）报废更新

　　1、各单位(部门)使用的办公设备使用年限须达到规定年限以上或因故损坏，方可申请报废更新，同时必须向区公资办提出资产处置申请，经审核同意后，按照规定办理。

　　2、年末各单位（部门）要会同财务部门进行一次办公设备实物盘点、帐物核对和帐帐核对工作，若发现办公设备余缺、毁损等问题应及时查明原因，提出处理意见，办理处置报批手续。

　　3、办公设备的报废、报损等处置情况要及时登记，并通知财务部门进行帐务处理。

　　4、各单位（部门）办理办公设备报废处置手续后，须将原办公设备上交区公资办，由区公资办集中统一处理。

　　三、工作步骤

　　1、10月份组织全区行政事业各单位要对固定资产进行全面清理核查，建立固定资产台帐，并与财务固定资产总账、明细账核对一致，对有账无物的固定资产要认真填列资产核销申请表，经审核批准后进行资产核销，做到账实相符。固定资产核销申请表详见附件二。

　　2、11月份各单位（部门）根据本细则的有关要求，编制下一年度办公设备购置预算，连同部门预算一并报区财政局。

　　3、11-12月份，在固定资产全面清查的基础上，将在全区所有行政事业单位安装实施江苏省行政事业单位国有资产管理信息系统，建立全区行政事业单位固定资产信息管理平台，对各行政事业单位固定资产管理实行操作流程控制，规范各单位（部门）固定资产的购置、使用、转移、处置等行为，进一步加强固定资产管理，提升固定资产管理信息化水平。

　　四、工作要求

　　1、各单位（部门）要认真做好今年资产清查各项准备工作，加强组织领导，明确工作分工，落实目标责任，确保资产清查工作按时完成，确保资产清查结果真实可靠，确保国有资产管理信息系统实施到位。

办公设备管理制度通用5

　　一、

　　文书处理程序：

　　目 的：为进一步加强和健全企业综合档案管理工作，规范文件的收集、整理、立卷、归档程序，以保持企业的档案材料完整齐全，能更好的维护企业利益，反映企业的'历史面貌，记录企业的业绩，为企业开拓经营提供服务。

　　参考文件：总公司《档案管理办法》、《经济档案管理办法》（××字[20xx]第111号）

　　附 件：《档案库房管理制度》

　　《档案补充修改制度》

　　《档案借阅及档案材料复印制度》

　　《档案鉴定与销毁制度》

　　《档案的统计制度》

　　《综合档案归档范围及保管期限》

　　《工程经济档案内容及责任分工》

办公设备管理制度通用6

　　第一章

　　总则

　　第一条

　　为了加强公司（以下简称“本公司”）的办公环境管理，合理使用办公设备设施，节约成本，提高效率，规范流程，倡导优质、节约、环保的现代办公方式，特制定本办法。

　　第二条

　　办公用品由综合事务部集中管理，统一采购、发放、回收等。

　　第三条

　　本办法适用于公司全体员工。

　　第二章

　　办公设备

　　第四条

　　耗材类严格列入公司全面预算管理。复印、传真机只作公用、消耗品（如复印纸、打印纸）要力求节约，一般资料需双面复印、打印，不必要的资料不复印、不打印，误复印时，废纸可作草稿纸，以便有效利用。

　　第五条

　　使用公司电话洽谈业务要求言语尽量简洁，做到长话短说，禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天。

　　第六条

　　员工用完办公室、会议室、接待室等公用设施后应及时联系物管或主动将所有物品恢复原状，整理并进行清洁。

　　第七条

　　公司的计算机实行专人管理、专机专人使用。

　　（1）每台电脑由责任人设定开机密码，并将密码报综合事务部备案。仅限于专机责任人使用，用后及时关机。其他忙不过来的情况下，可使用其他电脑，但必须征得专机负责人同意，用完后必须关机，资料及时从该电脑中删除。

　　（2）每次用完电脑后做好资料保存工作，对个人负责的资料必须设定密码，其他员工不得翻阅他人资料。

　　（3）公司的计算机实行专机专人使用，如因个人原因造成的损坏或丢失，由使用者负责。

　　第八条

　　电灯、空调、计算机等电子设备下班时须及时关闭。

　　第三章

　　办公卫生

　　第九条

　　公司员工需注重公共及个人卫生，保持办公室环境的清洁及整齐。

　　第十条

　　办公桌、椅、柜等物品按要求摆放，办公桌面要求条理、清洁。

　　第十一条

　　下班时随手整理自己的办公桌，保持文件等办公用品摆放整齐，保持桌面的干净整齐。

　　第十二条

　　报刊杂志阅读后应及时放回报刊架，按序摆放，不得随意堆放更不得四处乱扔。

　　第十三条

　　原则上办公室内不得放置货物，如因特殊情况需临时存放，应堆放整齐，不能造成办公环境凌乱及公众不便，并应严格看管，若丢失货物，后果自负。

　　第四章

　　办公氛围

　　第十四条

　　员工上班应着装整齐、坐姿端正。

　　第十五条

　　与人谈话、打电话，声音应轻，不影响他人。

　　第十六条

　　办公室内严禁大声喧哗，吵闹、严禁闲聊。

　　第十七条

　　严禁上网聊天和玩游戏、浏览新闻等干与工作不相干的事。午休时间，在完成本职工作和不影响公司整体业务的情况下，可浏览网页，但不得保存在电脑里（与公司有关的资料除外）。

　　第五章

　　职业仪表管理

　　第十八条

　　公司倡导大方、得体的职业风格，要求职员执行与其工作岗位、工作性质、工作场所相适应的职业礼仪规范。

　　第十九条

　　员工的一言一行代表着公司形象，因此，工作时精神振作、彬彬有礼、落落大方，保持仪表整洁、坐姿端正是十分重要的。请按以下要求着装，并遵守公司的有关规定：

　　（1）仪表：各员工应注重着装的端庄、整洁，避免奇装异服，保持头发的.整洁、整齐，不留长指甲；

　　（2）微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，避免各种不礼貌，不文明习惯。

　　（3）用语：在任何场合应用语规范，使用普通话，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗

　　（4）佩戴工作牌，严禁上班时间在办公区域着拖鞋；

　　（5）岗位另有着装要求的，按要求执行。

　　第二十条

　　办公礼仪

　　（1）接待礼仪

　　有访客来时，前台应立即起身，面朝向来访者点头、微笑致意，“您好，请问您找哪位？”、“请问有预约吗？”。确认后，请来访者稍等，立即帮其联系。知会要找的人后将来访者安排至会客区；如果要找的人正在忙，可以请其稍等，用规范的仪态引领来访者入座倒水；如果要找的人不方便接待，出于对来访者的礼貌应得体拒绝。

　　（2）电话礼仪

　　接电话应答时，先自报公司名称“您好，黔通智联！”；应答或转接电话，一定要尽力帮助对方。挂电话时请等待对方挂断后再轻轻地放下电话。记住，您代表公司，第一印象十分重要，打电话的人会根据您接电话的语言及态度做出对公司的判断。

　　提示：应答电话要体现饱满的精神与工作状态；对方留言时，要正确记下对方的姓名和电话号码、来电日期和时间。

　　（3）手机铃声

　　适时调整您的手机铃声，办公区域内适当调低，培训、会议中请设置成静音或震动。

　　（4）对外交往

　　有礼有节，不卑不亢，应表现出热情、亲切、真实、友好，微笑是最基本的职业表情。

　　（5）其它规定详见公司有关管理制度。

　　第五章

　　奖惩措施

　　第二十一条

　　上述规定将由综合事务部不定期对员工开展情况进行考察，并纳入绩效考核。

　　第六章

　　附则

　　第二十二条

　　本制度适用公司与旗下分支机构。公司旗下的全资、控股子公司据此制定制度并通过内部决策程序审批后执行；参股公司参照执行。

　　第二十三条

　　对违反本制度者，公司将追究其责任。

　　第二十四条

　　本制度接受中国法律、法规、相关机构公布的规范性文件以及本公司章程的约束。本制度未尽事宜，依照国家及地区现行法律、法规的有关规定执行。本制度与国家及地区现行法律、法规的有关规定不一致的，以有关法律、法规的规定为准。

　　第二十五条

　　本制度解释权归公司所有。

办公设备管理制度通用7

　　收文：

　　1、上级机关下发的文件资料，应由综合办及时分类、签收、登记、编号。各部室直接收到和带回的文件，应及时送到综合办统一登记处理，各部室和个人不得自拆、自收、自办，综合办及时督促催收。

　　2、综合办收到文件后，应按照ISO14001及OHSAS18001的.有关程序及时办理收文手续和文件承办单，确保做到平件不隔日，急件立即办，不得积压。

　　3、文件由公司领导批办后，按有关批示及时转交承办部门签收办理，并将承办结果及时反馈到综合办，通过综合办反馈到有关领导。综合办做好督办事项的登记。

　　4、文件传阅要严格登记手续，加速公文运转，每份文件在传阅者手中一般不超过一天。阅文者应在《文件承办单》上签字，并及时送还综合办。

　　5、涉及几个部门合办（合阅）的文件，要按公司领导的批示意见交由主办部门组织办理，并负责在办完后立卷归档。

　　6、严格保密制度，按照文件的密级加强管理，按照文件规定的范围传阅，任何部门和个人不得丢失文件和外传泄密，若丢失文件发生，应立即逐级上报，严肃处理。

办公设备管理制度通用8

　　一、节能管理制度

　　（一）全体干部要充分认识到开展节水、节电重要性和紧迫性，强化节约意识，养成良好习惯，做到节约人人有责、人人有为。

　　（二）节约照明用电。机关办公楼内外使用节能灯，自然采光条件较好的'办公区域，白天充分利用自然光；夜间楼内公共区域尽量减少照明灯数量。办公室，杜绝白昼灯、长明灯。

　　（三）节约办公设备用电。办公设备不使用时要设置好节点模式，长时间不使用要及时关闭，减少待机能耗。加快淘汰高耗能办公设备。新购买的用电办公设备必须达到规定的能效标识。

　　（四）合理设置空调温度，夏季温度设置不低于26度，冬季温度设置不高于20度。离开办公室较长时间及时关闭空调，断开电源。开空调时不开门窗。

　　（五）办公室电脑、打印机、复印机、传真机等设备，原则上只办理与工作有关事物。使用各类办公自动化设备时，尽量降低待机消耗，减少开启和使用耗电量大的设备，长时间不使用或下班时间及时关闭电源。

　　（六）发现电路破损、电插头、插座松动、漏电等问题，应及时上报。

　　（七）对办公楼用电、节约用电总负责，每月对大楼用电情况检查和监测，发现用电隐患及时清除，确保用电安全。

　　二、节水管理制度

　　（一）注重洗手间用水节约。加强用水设备的日常维护管理，避免出现“长流水”现象；

　　（二）在显著位置设置节水提示标志，公布维修电话。

办公设备管理制度通用9

　　归档：

　　1、 公司设立档案室，配备专职档案管理员，其它各部室设立兼职档案人员（各部室资料员、内业），档案室归口综合办。

　　2、 归档程序包括收集、整理、鉴定、排列、装订、编号、编目等程序，专、兼职档案员均应按以下步骤归档。

　　（1） 收集：对经核对已齐全的收发文件由档案室协助立卷部门确定立卷范围，删除不需归档文件。

　　（2） 整理：遵循文件材料自然形成规律，保持文件之间的有机联系。档案室协助各部室对应归档文件进行分类，公司全部档案共分为十一类，即：综合类、党群工作类、行政管理类、财务管理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术类、建筑设计类、人事档案类。

　　（3） 档案价值鉴定：对各部室分类后的文件，根据档案保管期限规定及其各类文件内容的重要程度进行鉴定，确定其保存价值，分为永（Y）、长（C）、短（D）三种归档文件。

　　（4） 排列：部室同一保管期限、同一类文件按发文时间顺序排列。归档文件以“件”为单位，请示与批复可为一件。排列顺序为：批复在前，请示在后；转发文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，图纸、照片在后。专题会议、案件处理等材料分别集中排列。

　　（5） 装订：文件按“件”装订，永久、长期保存的文件要去掉金属物，用档案局指定的装订材料装订，不得压字。

　　（6） 编号：归档文件按文件编号，在文件首页上端空白处加盖归档章，填写年度、室编件号、机构、保管期限等，以固定文件位置。

　　（7） 编目：归档文件以同一部室同一保管期限同一类文件按室编件号顺序装盒，并逐件编制归档文件目录和盒内备考表，经部门经理审核签字后，档案室检查验收，办理档案移交手续。

　　3、 归档范围内的公文材料（详见附件《综合档案归档范围及保管期限》）应保证其全面性、有序性和保密性，且文件材料必须准确地反映出公文的形成过程和公司在经营管理等各项活动中的真实内容和历史过程。

　　4、 由综合办负责对公司日常经济管理工作中形成、办理完毕并具有查考保存价值的公文、材料、领导批示（包括各种图、文、影像资料）等整理（立卷）、归档并负责妥善保管证件及文件。

　　5、 重要会议形成的公文，包括录音带、录像带、照片等有关材料，由综合办负责收集并整理、归档。

　　6、 公司在各经营管理工作中形成的重要文件资料由各职能部门按其业务范围（责任分工详见附件《工程经济档案内容及责任分工》），由各部室兼职档案人员按有关规定负责收集、整理、核对,并于每年度3月底前将上年度内形成的`应归档的文件材料分类立卷，由部门经理审核签字后向档案室移交，归档备查。

　　7、 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年。保管期满后，由财务部编织会计档案移交清册，经部门经理审核签字后，归档备查。

　　8、 工程项目档案应与竣工验收同步完成立卷，由技质部负责组织鉴定归档工作。

　　9、 设备仪器档案在开箱验收后,由主管部室审定,随即归档。

　　10、

　　人事档案中工资审定、职称评审、入党入团等材料须经上级批复后，10～20天内由有关部室编制人事档案零散材料移交单后，随时归档。

　　11、

　　凡可利用现代化办公手段进行计算机存档的文件（如：工程设计图纸、财务软件数据备份、会议资料影音文件等），各部室应按季度上报综合办，由综合办统一刻录光盘备份存档。

　　12、

　　涉及多部室联合办理的公文，原件由主办部室整理归档，其他部室保存复印件或其他形式的公文副本。