秘书实务与案例分析

秘书实务与案例分析

秘书实务与案例分析1

　　一、背景

　　这天早晨老总眉头紧锁，一言不发地进了自己的办公室，秘书于雪跟他打招呼“早上好!”他也爱理不理的。老总平时和蔼可亲，常常跟下属开玩笑。于雪心想老总肯定遇到烦心的事了。面对这种情况，于雪应该如何处理?现在于雪有这么几种选择：

　　a、既然老总心烦，他肯定需要一个人独自呆一会，所以先不去管他。

　　b、心烦归心烦，工作是工作。今天有一大堆事等他决定，所以拿上一叠文件到老总办公室去找老总批阅。

　　c、翻出老总的日程表，取消老总今天的一切约会安排。

　　d、泡上一杯浓茶送给老总，问他是不是要先休息一会。

　　e、马上跟着老总进去，问老总出了什么事。

　　二、问题

　　对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

　　三、分析

　　本题的最佳选择是d。

　　如果对方不是你的上司，仅仅只是你一般的朋友，那么，选a应该说是不错的，但你现在毕竟是老总的助手，双方之间至少还有工作关系，所以，采取不闻不问的态度有些不合适。

　　选b肯定是不合适的，因为你一点也不体谅上司的心情。

　　选c也不对，因为秘书毕竟只是秘书，无权代替老总作出任何决策;c是一种典型的越俎代庖行为，是这几种选择中是最坏的'一种选择。

　　选e也很不妥当。老总不管是什么原因而心烦，他没有义务告诉秘书;虽然秘书的热情值得赞许，但她忘了自己仅仅是个秘书。

　　选择d表现出秘书恰到好处地把握了分寸。作为秘书，对自己上司的烦恼不可能不闻不问，因此给他泡上一杯浓茶体现了自己的热情;但在送茶时又仅仅是只问上司需不需要休息，既没有去探究上司的隐私，更没有自作主张自行来安排上司的工作。在这种情况下，一个优秀的秘书应该能凭直觉知道老总为什么闷闷不乐：也许工作压力太大?也许是为孩子的事操心?也许久等的客户没来?也许是昨晚与太太吵架了……知道老总为什么心烦，就可以作好相应的准备。

秘书实务与案例分析2

　　秘书实务分析题如下

　　请柬发出之后

　　某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

　　接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。

　　事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。

　　但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

　　思考题：这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢?

　　会议方案制订

　　中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一，去年实现销售额8亿元人民币，产品

　　30%出口海外，并不断保持产量连年递增的势头，质量管理也达到了同行业的先进水平。为适应生产规模的进一步扩大，去年底，该公司又扩建了1万平方米厂房，增加了3条国际先进的生产流水线，使显示器年生产能力达到了100万台。产量增加了，销售必须跟进。目前，中迅显示器有限公司在全国设有300多个代理商，为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，公司领导决定8月8日一10日在上海市召开一次全国代理商会议，由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景;研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果;生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况;销售部总监介绍公司产品的销售情况;公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。同时，选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验，最后表彰50家优秀代理商。会议期间，还要组织与会代表参观企业，利用一个晚上的时间举办一场联欢晚会，安排代表游览上海市内的几个景点。

　　为保证会议的成功举办，公司还决定会议地点安排在上海国际会议中心，食宿也在上海国际会议中心。同时各部门抽调10人组成大会筹备处，由张副经理负责，具体工作包括准备会议所需文件、材料，寄发会议通知，接待，安排食宿，布置会场，联系上海国际会议中心及旅游景点，预订返程车、船、机票，邀请新闻媒体，组织联欢晚会，购置礼品等。总经理还特别强调，要在保证会议隆重、热烈、节俭的前提下，尽量让代表们吃好、住好、玩好。

　　根据公司领导的意见，张副经理立即从各部门抽调了10位同志成立了大会筹备处，并召开了会务工作会议，对会议准备工作进行了部署和分工。

　　思考题：

　　1.为中迅显示器有限公司代理商会议拟定一份会议方案。

　　2.根据会议的规模、层次和主题，会议筹备处应具体划分哪几个小组展开准备工作。

　　3.以筹备处的名义提交一份本次会议经费预算方案报总经理审批。

　　4.请根据会议的内容制作一份会议日程表(要有日期、时间、内容安排、地点、参加入、负责人、备注等项)。

　　5.请根据会议内容拟写一份会议通知。

　　6.制作一份会议签到单。

　　会场布置

　　菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，年产200万吨"龙"牌系列全价饲料，工艺设备先进，技术力量雄厚，饲料产品系列配套，特别是公司采用国际先进配方后，生产的`"龙"牌系列全价饲料含有畜禽生长所必需的各种维生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及营养素，具有营养全、饲料省、长得快、防疾病等特点，为不同品种、不同生长阶段的畜禽提供充足的营养物质。产品经公司下属的大壮猪场试验饲养，外贸出口猪优良品质率名列全国前茅，产品还被认定为全国优质产品。

　　再过一个月，就是企业成立50周年。为此，公司已决定举办一系列纪念活动，一方面回顾总结企业50年来走过的历程，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方面是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇。

　　在系列纪念活动中，安排了4次会议：

　　(1)庆典大会。邀请市领导、行业协会领导、新闻记者、有关专家、客户代表、退休老职工，以及企业员工代表约300人出席。根据会议方案，主席台将安排3位市领导、2位行业领导、2位专家、1位客户代表、1位退休老职工和企业总经理、副总经理共11人就座。

　　(2)报告会。请2位专家讲授饲料行业的发展状况、新技术及国外发展现状等。会议规模为100人。

　　（3)企业发展战略研讨会。邀请研究院所、高等院校及行业机构的专家、学者以及金融界人士20人与15名企业中层以上领导干部，共同研讨企业下一步的发展战略，请专家为企业把脉，为企业开出处方。

　　(4)劳动模范座谈会。拟邀请企业内各级劳动模范11人，与企业4位党政领导及工会主席进行座谈，回顾创业历程，听取劳模对企业发展的意见和建议。

　　本着节俭办会的原则，根据公司的安排，4次会议的会场布置均由公司秘书小武负责。

　　思考题：

　　1、实训分小组进行，每个小组确定一名负责人。

　　2、每个小组在四个会场中任选一个会场进行仿真布置。要按真实会场布置的要求进行实训，并达到：

　　1.布置庆典大会会场要热烈、隆重。

　　2.布置报告会会场要庄重、美观。

　　3.布置研讨会会场要庄重、舒适。

　　4.布置座谈会会场要轻松、和缓。

秘书实务与案例分析3

　　开会时原则上不接电话

　　琳达是东讯电子(广州)公司董事长兼总经理的秘书。这天上午上司正在主持召开公司的董事会。公司有规定，在开董事会时，参加人员一般不接电话，等散了会再说。十点左右，朗日公司的总经理胡戈来电话找上司。朗日公司是本公司的大客户，胡总对琳达说他有急事要与上司商量。面对这种情况，琳达应该怎么办?下面有5个选项：

　　a、胡总，对不起!我们总经理正在开会，不能接听电话。

　　b、胡总，实在不凑巧，我们总经理正在参加董事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗?

　　c、胡总，请您稍等一下，我们总经理刚刚散会，我马上帮您去找找。

　　d、胡总，请您等一下，我马上叫我们总经理来接电话!

　　e、胡总，实在对不起，我们表总不在公司。

　　请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。

　　本题c

　　当你说帮对方去找找以后，你就可以去向上司悄悄汇报，听取他的指示，如果他认为事情不急，不愿意去接电话，那么，你就要这样回答对方：“实在对不起，这会儿不知总经理上哪儿去了，回头见着总经理，我们就给您去个电话，您看这样可以吗?”如果上司愿意来接，你就可以说刚刚找到了丧总。这样，你既没自作主张，又照顾到了对方的面子。

　　上司不想接广告公司的电话

　　琳达是全能食品(广州)公司总经理的秘书。快到年底了，公司马上就要开懂事会了。由于销售大幅度滑坡，总经理的心情非常烦躁。这天上午十点左右，广告公司的总经理郑斌来电话，想就明年的广告代理问题与总经理交换一下看法。正忙得晕头转向的总经理一听说谈明年的广告问题，就对琳达说：“不就是明年的广告的事吗?现在没时间!” 面对这种情况，琳达应该怎么办?下面有5个选项：

　　a、郑总，我们总经理今天安排实在太满，很难抽出时间，回头我们给你打过去，可以吗?

　　b、郑总，您的事我们总经理知道了，下次再约时间吧。

　　c、郑总，我们总经理正急着赶份材料，不能接电话。

　　d、郑总，关于明年的广告问题，跟我们公司市场部梅经理谈谈可以吗?

　　e、郑总，我们总经理今日身体有些舒服，您先跟我说说，我再转告他可以吗?

　　请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。

　　本题a

　　一个优秀的秘书在于与上司之间形成一种默契，她能理解上司的每一个意图。在年终这个事情繁杂，再加上业绩欠佳的时候，上司的心情烦躁，说些言不由衷的话是很正常的，因此，在这个时候，应该更好地去了解和把握上司的，成为上司名副其实的'助手。年底说忙，对方完全能理解，这样，待上司心情好些之后，上司自然会与对方联系。

　　接受指示时来电话

　　琳达是冰川钢铁(中国)公司总经理的秘书。下周就要召开全国经销商大会了，这天上午琳达正在就会议的筹备工作接受上司的指示的时候，她办公桌上的外线电话响了。琳达只好对上司说了声“对不起”后回自己办公室接电话，结果这电话是找上司的。而对这种情况，琳达应该怎么办?下面有5个选项：

　　a、问对方是什么事情，如果是急事就转给上司。

　　b、说上司现在很忙，问对方可不可以先找公司的其他人。

　　c、像平时一样问对方是什么事情，她帮助转达给上司。

　　d、告诉对方说上司正在商量工作，完了之后就马上打电话给他。

　　e、说上司现在正在商量工作，完了以后再转达给上司。

　　请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。

　　答案c

　　即使秘书是在接受指示的过程中，如果外线电话响了(这意味着是由公司外部打来的)，秘书就应马上去接电话，更何况这电话本来就是打给上司的。把对方的意思转达给上司，虽然会影响上司作指示，但这影响并不大，转达完了仍可以继续，所以，应像平时接电话那样，问对方是什么事情，她帮助转达给上司。

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