企业管理采购物资采购管理制度

企业管理采购物资采购管理制度

　　在社会发展不断提速的今天，制度对人们来说越来越重要，制度是国家机关、社会团体、企事业单位，为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？以下是小编为大家收集的企业管理采购物资采购管理制度，欢迎大家分享。

　　一、范围

　　本制度适用于工厂的各种原材料、备品备件、辅助材料和低值易耗品、劳保用品和设备的采购管理。

　　二、职责划分

　　1、事业部是工厂的归口采购管理部门。负责工厂物资、设备的统一采购工作；重要物资、设备的采购按工厂有关规定实行归口管理，凡属归口管理的物资、设备统一由事业部负责采购，实行统一计划、统一进货、统一供应的管理。其主要职责如下：

　　1.1分析物资市场上的品质、价格等行情；

　　1.2寻找物资供应来源，对每项物资的供货渠道加以调查和掌握；

　　1.3与供应商洽谈，并安排对供应商的考察，建立供应商的资料；

　　1.4要求报价，进行议价，有能力可进行估价，并作出比较；

　　1.5采购所需的物资；

　　1.6查证进厂物料的数量和品质；

　　1.7对供应商的价格、品质、交货期、交货量等作出评估；

　　1.8掌握主要物料的市场价格起伏状况，了解市场走势，加以分析并控制采购成本；

　　1.9拟定采购合同，并按合同管理办法的规定程序进行审核批准。

　　1.10依采购合同或协议控制协调交货期。

　　2、财务部参与对采购合同的会签,具体从资金安排方面进行确认,并负责采购结算、审核票据、付款和审核计划用量是否与采购一致。经营部从市场经营的角度对采购合同进行评审。

　　3 、法律顾问：负责从法律角度审核采购合同。

　　三、采购作业方式

　　事业部可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

　　1 、招标采购

　　对所需的各种非紧俏大宗物资，采用招标采购的办法。招标采购的开标必须至少有三家供应商从事报价投标后方能开标。对于金额在100万元以上原材料、金额在20万以上的备品备件、金额在10万以上的低值易耗品的采购，尽量采用招标采购的方式（议价采购的物资除外），经组织评标后确定中标供应商。

　　2、 议价采购

　　对于生产中使用量很大，但市场竞争不够充分的物资，采用议价采购的方式进行。

　　3、 长期报价采购

　　凡经常性使用，且使用量较稳定的物资，可以从工厂的合格供应商目录中选定一家或多家供应商，签订较长期的供应协议。在工厂采购计划或请购的需求得到批准后，事业部根据对方发出报价单生成采购订单，实施采购。

　　四、采购业务流程

　　1、 采购业务应遵循的原则

　　事业部应根据施工计划、材料消耗定额、结合库存情况制定物资采购计划和用款计划，作为物资采购的依据。

　　物资采购计划中一般应列有材料的名称、采购数量、金额、及用于相关的工程名称等项。

　　事业部应严格按照各种业务采购流程和授权进行分类分级审批，由财务部负责物资采购价格的监督，技质部负责物资的质量验收。

　　对于原材料、备品备件等重要物资的采购，以及采用长期报价采购方式的采购业务，事前必须对其供应商进行评价，如果没有充足的理由，不允许从未经评价或评价不合格的供应商处采购以上物资。

　　为避免在采购合同中的法律问题，所有的采购合同须经法律顾问进行审查；对于使用法律顾问拟定标准的采购合同，没有附加条款或特别约定的，可不经过法律顾问审查。

　　2 、采购业务流程

　　以下所界定的采购合同审批流程主要是针对大宗的采购物资，其界定为金额在5万元以上；在5万元以下的物资采购可以不用签订正式采购合同，根据长期报价采购的方式直接发出采购订单，直接采购。

　　2.1采购流程

　　大宗原材料的采购合同，涉及的金额较大，事业部应严格按照采购技术标准进行采购，如果因市场供应等原因需更改采购技术标准，在签订合同前，必须由技质部确认。

　　2.2采购订单审批流程

　　对于与客户签订的长期采购合同，根据合同规定和工厂经审批的月采购计划，由事业部填写采购订单。对于采用合同方式确定的采购，订单根据采购合同发出，对于在合同中已确定价格的，可以直接向供应商发出采购订单；对于在合同中未确定最终价格的，发出的采购订单须经过审核后方能实施采购。

　　采购订单审核后，采购部门以传真等书面的方式将经审核的采购订单传递给供应商，并进行确认。

　　五、其它规定

　　1、 事业部对于采购的材料，要根据供应单位盖有公章的送货单（或发票）、运输部门提供的运输发票及时到库房办理入库手续。（送货 单位上应列有准确的数量、单价、金额、规格、材料名称；入库日期以送货单上的日期为准）

　　2、 购买材料的运费、吊装费、开平费等，应在相应的购买材料批次中注明清楚，不得单独报此类费用帐。

　　3、对于外围入库材料，事业部应及时将供货单位盖有公章的送货单（或发货单）一并交到库房办理入库手续，由库房管理人员随同采购相关负责人员到现场清点数量。对于外围材料的保管责任由采购部门负责，每月底与库房管理人员定期到外围材料现场进行帐、实核对盘点。

　　4、对直接送到施工现场的材料，采购部门相关人员应催促工程部项目经理在1-3天内将供货单位盖有公章的送货单交到事业部，由事业部相关负责人及时到库房办理入库手续(备注：送货单上需有项目部经理签有“数量属实”字样为准；入库日期以送货单上的日期为准)；如工地在外不能及时将原件交回的情况下，应及时将有项目经理签字的送货单传真到事业部，相关负责人应持传真件及时到库房办理入库手续（入库日期以送货单上的日期 或传真日期为准）。原件应后补交库房。

　　5、应当不定期配合财务部与供应商核对应付帐款、预付帐款等往来款项。

　　6、如对于采购的大宗材料签有采购合同的情况，应将采购合同交一份到财务。

　　7、事业部相关负责人应将供货单位的发票（增值税专用发票或普通发票）及时交到财务部（以对方开发票的日期为准）。

　　本规定自下发之日起执行。

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