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物流管理SOP
第一部分制定物流管理SOP目的与SOP主要内容
为了明确第三方物流与酷人公司的责任与义务，提高双方工作效率，提升服务质量，使双方利益均达到最大化，同时指导新合作的第三方物流尽快熟悉我司业务操作要求，满足我司需求，现对物流各环节操作流程进行梳理，将相应操作流程化，制度化。
涉及的责任方为：第三方物流公司、酷人省办商务、酷人总部商务
主要由工厂提货、到货入库操作、存储、出库操作、分拣包装、运输、装卸、流通加工、配送和物流信息诸环节构成。通过ERP、LOS、酷人在线等信息系统，使各个环节共享总体信息，把所有环节作为一个一体化的系统来进行组织和管理。
第二部分物流管理各环节操作要求
一、工厂提货
目前我司采购手机有两种方式。
（一）厂家送货到我司仓库
海尔手机采用厂家直接发货到我司各物流分仓，不经过总仓，我司不承担提货费用；三星惠州工厂生产的W609、W589、F619由厂家物流直接发货到我司深圳总仓，我司不承担提货费用。
（二）我司第三方物流承运商去厂家工厂提货
三星深圳工厂生产的B309和MOTO天津工厂的手机全部由我司负责安排提货。三星深圳工厂提货由深圳总仓来负责，MOTO天津工厂提货由天津总仓来负责，我司需要支付提货费用。
要求：1、对于以上两种方式到货或是提货方式，我司总部商务均会提前2—3小时将到货或是提货通知以邮件形式发给物流相关人员，邮件内容包括提货机型、数量及提货地址等信息。需要物流及时安排车辆、人员到指定工厂提货。并提醒物流人员务必携带提货授权委托书及提货人员身份证和授权提货章，同时将验收标准下发，要求：
（1）原厂大箱包装完好、无破损痕迹。如有破损，拆箱查验。
（2）清点数量，保证与签收单数量一致。
（3）需要称重，保证与外包装箱重量一致。
（4）做好签收，加盖收货专用章及收货人签字确认
2、提货异常信息要及时反馈，如在预计提货时间内由于工厂原因不能按时交货，或借用返还单—例如：JRkrzb—2010012800001
原借用手机或其他物品在规定时间内需要返还，并在系统内做借用返还单。要求与退货入库单一致。
综上，审核入库单原则1、要确保账实相符，即见到实物后再审核入库，对于无实物，单据中又没有备注虚拟入库的，请物流人员拒绝操作，否则损失由物流人员承担。
3、到货有异常，要第一时间反馈，按酷人商务指令进行后续操作。
4、所有手机入库，均需要扫描串号入库，不得向发货方直接索要串号，直接导入系统入库。
三、仓储管理
（一）仓储条件
仓库条件要求适合通讯器材、电子产品的仓储和收发货的操作，仓库的温度、湿度应该适应半导体产品的特殊要求。必须具有延展性，遇公司业务量扩大时，仓库可在原址不动的情况下进行面积扩增。
（二）布局要求合理
工作区分成出库区，入库区，扫描区，分拣打包区、交货区等；仓储区分成手机合格品区、非合格品区、物料区、暂存区等。每个机型均需要台卡显示库存信息；工作区分成办公区、接待区、值班室、洗手间等。
（三）货物的摆放要规范
分类合理、整齐美观、外包装完好、无尘；操作区、库存区现场须随时保持干净整洁，时时清扫和整理货物；库存货物要做到：物帐卡一致、标签一致朝外、每个托盘按标准数量存放货物，不得超高码放货物。
（四）存货品质管理
1、库存品质状态分类
我司货物大体分为合格品和非合格品两大类，每类各包含3个状态。
（1）合格品，即可直接销售的货物
A：原厂合格品：指总仓/分仓直接发货，到达客户处未改变其外包装的合格品；
B：翻新合格品：指经过商务/客服人员翻新后不影响正常销售的合格品；
C：退货合格品：指客户退回的可正常二次销售的合格品。
（2）非合格品，即不可直接销售的货物。大量的非合格品在库，给公司带来了很大的损失。
A：原厂非合格品：指厂家或总仓直接发货，到达客户处后因外包装破损或短少配件，不能正常销售的非合格品；
B：可翻新非合格品：客户退货或调拨收货后，经仓库或是客服人员检测后判定为非合格品，但有翻新价值可进行翻新的商品；
C：不可翻新非合格品：客户退货或调拨收货后，经仓库或是客服人员检测后判定为非合格品，但无翻新价值或无法进行翻新的商品。
要求：（1）物流仓库人员负责日常商品管理及维护在库商品品质，保障商品帐实状态相符；
（2）当地商务人员负责定时对库存商品状态的检测与原厂非合格品、可翻新非合格品货物数量进行统计，及时向总部商务申请调拨资财，资财到库后，要求物流人员及时翻新，翻新完毕后，将所用资财及翻新数量、机型邮件告知当地商务，由当地商务开更改配置单，使系统商品状态与实物状态一致，并同时催促业务人员对不可翻新非合格品的处理。
2、对库存品质分类管理要求如下：
（1）在库的非合格品必须登记货品信息卡，货品信息卡记录内容完整、连续；
（2）在库非合格品必须单独存放于非合格品区，根据验货报告或商务制作的更更改配置单种货品状态区分原厂非合格品、可翻新非合格品、不可翻新非合格品三个区域存放，且三种不同的非合格品状态都必须分别标识清楚，即使同一个货品不同类型的非合格品都要严格区分。
（3）必须严格根据货品的实际状态进行非合格品分类，同时ERP系统状态应根据实物状态及时进行调整，对于隐瞒非合格品和不按系统状态要求发出货物的，影响销售工作正常开展的责任由仓库管理人员全额承担；
（4）要求所有仓库管理人员严格控制非合格品的来源，非原包装货物必须按照公司的《货品查验标准》验收入库。特别是对于客户退货机器和厂家直发入库机器要严格把关，放任非合格品货物进入仓库者将承担全部责任。
（五）存货保密制度
货品库存信息分两类即系统库存信息、仓库实物库存信息，禁止仓库任何物流人员未经授权许可擅自向任何无关人员透漏货品库存信息。包括以下内容：
1、对系统帐号的保密，禁止任何内部员工将系统帐号告知外部客户；
2、信息系统操作的保密，对于公司内部操作系统可查询库存等功能的运用，不可与无关人员进行系统信息传播、外泄等，一旦发现类似不轨行为将给予除名处分，如由此导致公司损失将向当地公安机关报案追究法律责任；
3、手机串号的保密管理：
库存手机需进行严格的串号管理，串号信息严格保密，不能外泄或提供给任何非授权人员或单位，如发现仓库人员或是商务人员随意将串号外泄，给公司带来损失，将追究直接责任人责任，如果是合作承运商导致串号外泄，也将追究合作承运商所有责任；
4、库存数据的保密：
（1）禁止仓库任何人未经授权许可擅自向公司客户或其他人员透露库内货品的相关信息，尤其是到货数量、库存数量、发货数量等信息，库存查询权限只有公司特定人员才有资格；
（2）禁止仓库任何人员向包括公司其他人员在内的不合资格人员透露总仓的提货数量和在库数量信息；
（3）禁止公司任何人未经公司书面授权擅自让其他人员进入仓库进行盘点
（六）串号管理制度
串号管理是记录货品流通的轨迹。可保障货品质量，避免窜货行为，规范市场管理，维护公司整体权益。
要求：
（1）所有手机必须进行系统串号管理；
（2）对系统内进行串号管理的手机，在进行进入出库操作时必须依据实物进行串号扫描，不得随意将已发货货品和库内货品实物或串号进行调换；
（3）对于退货或借用返还手机在扫描串号时如不是原来销售或借用的手机（手机串号必须是与原来销售或借用的手机串号保持对应关系），根据实际情况由商务上报公文申请虚拟调账处理，物流人员要及时审核调账单据。
四、出库操作管理
出库需按照有效指令执行，确保实物出库与系统出库一致，且遵循先进先出原则。
有效指令指通过ERP对接到LOS系统直接生成的系统指令单据；
有效手工指令，即机类由酷人财务经理或其书面授权人签字（或系统公文电子签核）有效（唯一有效性），物料类由各分支机构指令由分支机构财务经理及商务负责人同时签字效。
对不符合以上要求的手工单据指令和系统指令，仓库一律视为无效指令，不得执行。
要求如下：
1、省办/总部商务制单完毕后，要及时通知财务审核。每天下班前查看是否所有单据全部审核完毕。
2、物流人员在LOS系统中及时受理发货单，当天发货单据必须当天受理完毕，如因物流未当天审核出库单据，导致向厂家报串号延误、错误，由此产生的损失全部由物流承担。故建议物流人员在下班前与酷人商务确认单据数量。
3、省办/总部商务每天上午9：30前要检查前一天出库单据是否全部处理完毕，对未处理的单据要了解原因，遇到特殊单据，要协助物流人员找信息部相关人员调整，非特殊原因的单据，要及时通知物流人员，直到出库完毕。如省办/总部商务跟进不及时导致账实不符或是串号错误，扣除省办/总部商务相应项目的考核积分。
4、物流人员在出库操作时，要确保串号准确，发货客户名称与系统串号记录要一致，串号出现错误，按照50元/个罚款处理。
五、派送要求：及时、准确、安全
1、及时配送要求
A：合理安排时间。根据客户特点和物流时效，合理安排时间。尽量避开高峰期，节约送货、等待时间；
B：熟悉送货流程，熟悉道路交通状态，缩短作业时间和路途时间；
C：熟悉客户的时效要求，在规定的时间把货物送到；
D：对于急货要放在首位处理；
E：善于和客户沟通，平时和客户加强联系，对客户服务到位，增加客户对我们好感和满意度，提送货可以优先处理我们的货物；
F：赢得客户信任。平时送的货物都是经过认真检验过的，没有差异和短缺，长期下去客户对我们公司非常信任而不需要检验我们的货物就给我们签收，可节省非常多的验货时间；
G：提高自身的验货能力，提高与仓库验货复核的交接效率。
2、准确配送要求
A：配送之前须认真核对单、货信息，并确认无误；
B：保证货物送到的地点准确；
C：货物送到客户手里签收人保证为指定签收人，对于一些指定签收人经常不在公司又不方便盖章的客户要在出发前事先通知客户。
3、安全配送要求
A：注意提货安全：签收前注意检查货物外包装，要四周拍打和检查编织袋是否有洞和边角折叠处是否有洞；胶带是否为我司物流商专用胶带，是否是一层；封箱防伪贴是否有异常；运单号、件数、数量是否无误。
B：注意路途安全：车门窗一定要锁好；人不离货，货物要确保在人的视线范围，处于可控制状态；车辆慢行时保持高度警惕。
C：注意送货安全：货物装卸时要核对件数；在拐角、楼梯口、电梯、上下坡、闹市一定要看守好货物；货物装在小推车时要用绳索捆紧，加固。
4、客户到仓库自提
我司客户提货前，我司当地/总部商务会提前将客户出具的提收货委托书扫描件发送物流人员，原件由提货人员提货时交给物流人员，需要物流人员核对好提货人身份和授权书后，再次认真核对出库单据和货品明细后，将货物交给客户，并要求客户在签收单指定位置签字。随后将自提授权书与签收回执单装订在一起，返还酷人商务。
六、物流派送时效跟进
货物交给物流承运商后，需要物流客服人员将承运信息按照固定的报表格式，每天以邮件形式反馈给总部/省办商务人员，反馈内容应包含但不限于签收人、签收时间、是否有退货，是否超时效等信息。派送途中出现丢失，被盗或是破损等，要第一时间与商务/业务人员取得联系，待通知后安排送货。
5大客户配送规范要求
大客户货物，（国美、苏宁、五星、乐语、迪信通、京东）在派送环节出现很多异常信息，现再次进行强调：
A、客户正常签收后，无我司商务人员确认，不得将货物再次退货到仓库；
B、客户由于盒损、品质问题部分退货，或是其他原因整单退货后，请及时以邮件形式反馈我司商务，在邮件中注明退货单号、品名、数量及退货原因；
C、开单当天进行派送预约，如2次预约均无法完成派送，请反馈我司商务，我司商务会通知是否再次预约派送，尤其是跨月的指令；
D、签收单：国美、苏宁、五星需要取得客户的入库单，并加盖入库章或财务结算章。迪信通、乐语需要盖入库专用章加本人签字。
E、配送时效：从下单当三天配送完毕，五天内必须取得有效的签收回执入库单，不能拖延，有问题及时反馈给商务。如无法在5天内完成有效签收，导致账期延长，客户无法回款，造成的经济损失，由物流相关人员承担。
六、签收回执管理
签收回执是提/收货人在提/收货物后，进行签字盖章表示完整收悉的书面确认证明材料。书面的签收文件是表明货物发生转移的主要凭据。要求合格有效100%原单返还酷人公司。
1、提收货授权书是签收回执有效核查依据
对于无授权书或是授权书过期，或是内容变更，物流人员有提醒酷人商务重新提供的义务，待提供合格授权书后方可安排发货，对于酷人商务不配合提供的，物流人员有权暂缓发货，但需告知商务人员。
2、有效签收回执的标准
A：收货单位盖有公章，公章清晰，且与销售发货单的单位名称一致；
B：收货单位未加盖公章，但签收人为“提（收）货授权委托书”中指定的签收人，且字迹与委托书留存签名字样相符；
C：收货单位未加盖公章，但签收章为“提（收）货授权委托书中指定的签收章”，且印迹清晰。
D：国美、苏宁、五星需要提供酷人出库签收单及收货方盖结算章的入库单，只返1份无效。
3、《签收回执单》的确认、返还要求
（1）所有《签收回执单》必须保证其有效性、完整性与规范性。
（2）要求各物流仓库每月10日前将上月所有有效《签收回执单》原件按照日期、委托单号从小至大排列整理好后交接给商务人员并在交接时做好交接记录。物流仓库保留复印件。
（3）对于签收回执未回或是不合格的，暂缓支付运费。要求在三个月内全部补齐。
七、存货盘点管理
（一）按盘点开展时间分为日盘点、月盘点、月中盘点、年终盘点及不定期盘点，按盘点方式分为：实物盘点、串号盘点。
1、日盘点：要求仓库人员每天下班前对在库所有货物进行自盘，如所保管货物太多无法每日一一清点，可采取轮区盘点或按货物品种轮流盘点的方式进行每日盘点。如发现盘点差异，应及时查找原因。
2、月盘点、年终盘点：盘点时间分别在月度、年度结束后次日，由所在机构财务部和商务部共同对本单位分仓、实物保管点进行盘点。为了盘点顺利，要求仓库人员在盘点前一天，将酷人所有货物整理出来，不同机型、品质区分摆放，包括系统账面和暂存货物。
3、月中盘点：串号盘点时间在每月第二周的周六或周日，在盘点前一天，酷人商务会将串号进行锁定，期间不能出入库操作。
4、不定期盘点：指因仓库人员或其他相关人员发生人事变动，或其他特殊原因需要临时进行的盘点，盘点由酷人财务人员和商务部负责人负责，程序按月盘点程序进行，但盘点前不必先通知受盘单位。
（二）盘点注意事项
1、已开单据不结束不盘点，盘点不结束不新开单据；
2、串号盘点必须扫描实物，不允许以串号导入方式；
3、实物盘点采用盲盘方式，必须如实反映库内实际库存；
4、应遵循见物点物，不打乱货物摆放区域，不放过库存内所有货品的原则；
5、各分支机构必须遵照总部盘点通知执行盘点，因特殊情况不能正常盘点的机构必须提出书面申请，经总部核准后可以变通执行；
5、财务人员与仓管员共同核对盘点实数与系统数据，并在盘点单上共同签字确认。
（三）盘点的作业程序
1、实物盘点
（1）实物盘点的对象包括手机、配件、市场促销品、售后物品及帐外暂存品；
（2）实物盘点的时间：原则上为月度、年度结束后次日。盘点时间原则上遇国家法定节假日不予顺延，特殊时间以财务部通知日期为准；
（3）实物盘点方式：盲盘；即根据仓库情况对所有商品进行逐个清点（包括暂存品、退货未办理系统入库、已开单未送货等商品），不允许从系统中导出数据进行对比盘点；
（4）实物盘点要求：对非原厂包装的库存商品需逐个进行清点，对已开封的单个商品需检查品质状态，对配送中心发来的未开过箱原厂包装的库存商品需对其中的20%进行开箱抽查；市场样机应要求借机人员于盘点日将样机拿回公司，由财务部人员对串码进行核对并检查手机是否损坏；
（5）实物盘点完毕后，采用统一固定格式制作手工盘点表，完整填写当次盘点所有货品明细，并经物流仓管、分支机构商务、分支机构财务确认。盘点表的原件由分支机构财务归档保存三年。实物盘点结束后，相关人员需将盘点数据与系统数据进行核对，若产生账实差异的，应查找差异原因，并于一周内处理完毕。
2、串号盘点
（1）串号盘点的对象仅限于进行串号管理的手机类货品；
（2）串号盘点的时间：原则上为每月第二周的周六或周日，各分支机构可自这两天内选择具体盘点时间；做串号盘点前，必须确保实物库存数量和系统数量一致。
（3）串号盘点的方式：根据在库手机类货品明细逐个扫描；
（4）串号盘点要求：串号盘点时必须逐台扫描实物，不允许以串号导入方式进行盘点；
（5）串号盘点结束后，相关人员需将盘点数据与系统数据进行核对，并查找帐实差异原因。
3、盘点的LOS系统操作
（1）实物盘点：实物盘点结束后，由库存管理人员在LOS系统“仓储管理”模块下的“仓储操作”模块下的“仓库盘点表”，新增“仓库盘点表“，录入实盘库存数后，将签字版的手工盘点表为附件上传至LOS系统，提交给商务审核后由财务负责人终审；
（2）串号盘点：串号盘点结束后，由商务在LOS系统“仓储管理”模块下的“仓储操作”模块下的“仓库盘点单”，新增“仓库盘点单”，确认后由仓库管理人员按逐台扫描手机外盒串号，将在库手机货物的串号录入单据中，提交给商务审核；
（3）若产生盘点差异的，必须查明原因并在盘点表备注栏中注明，完成盘点后根据差异原因对差异进行调整。