档案管理情况调查报告

时间:2024-04-09 11:36:18 报告范文 我要投稿

档案管理情况调查报告

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档案管理情况调查报告

档案管理情况调查报告1

  根据单位档案工作年终考核的要求,我委不断加强档案整理水平,切实做好档案管理工作,目前各方面已小有成效。现将自查情况报告如下:

  一、机构与组织管理

  1、进一步健全了组织,加强了领导。把档案工作列入单位年度工作计划,明确分管领导;各种档案实现集中统一管理。 2、在管理措施上,领导组织全体人员认真学习《档案法》及有关资料,研究制定档案整理归档制度;档案保密制度;档案鉴定、销毁制度;档案收集制度;档案保管制度;档案工作责任追究制度和档案人员岗位职责。同时还加强对各类文件材料的收集、整理、归档工作指导,从制度上、措施上有效地保证了档案工作地顺利开展。

  二、档案基础设施情况

  根据档案管理的实际需要和《县委县政府关于进一步加强新时期档案工作的意见》文件要求,积极配备档案管理保存的相关设施。但因办公条件有限,现有办公用房2间,仅配备了办公桌椅、电脑等基本的办公设施,添置防盗门窗、铁橱和窗帘,基本上满足了档案防火、防虫、防盗、防鼠、防潮、防强光、防霉变等基本要求。

  三、档案制度建设情况

  按照《档案法》的规定,结合我委实际情况,建立健全了八项档案管理制度,即:档案收集制度、档案整理制度、档案归档制度、档案保管制度、档案销毁制度、档案保密制度、档案工作责任追究制度和档案人员岗位职责。按规定收集整理文书、财会、设备、图片等档案。

  四、档案业务建设情况

  根据《档案法》和《县委县政府关于进一步加强新时期档案工作的意见》的要求,我委确定了档案管理的专兼职人员,制定相关的规章制度,对符合标准的相关档案进行电子化处理,并积极和档案馆联系,落实档案移交工作。目前,我委已对XX―XX年的档案进行整理,文件收集齐全,包括党建、经济、计生、文化、民政、农业、工业等各个方面,并建立了完整的会计档案,反应了本机关整个工作的面貌。为全县团队各项工作的`开展提供了有力依据。特别是各类人事档案、表彰档案等为许多人解决问题找到依据,为人民群众提供了方便。这些档案符合移交条件,已于20xx年底移交。

  五、存在的问题

  1、档案意识淡薄,思想不到位。尽管现在把档案纳入我委责任制考核中,但是部分人员对档案工作意识仍不强,一定程度上影响了档案工作的开展。

  2、基础设施差,经费紧缺,无独立档案室。部分基础设施达不到上级部门对档案管理的要求,使档案保管利用受到影响。 3、档案收集不齐全,部分文书档案遗失。虽然召开相关会议,布置工作往往只是口头形式,各个部室行成的文件材料,各自存放,特别是一些专业档案和照片档案容易散落,收集、整理它们也就特别难,造成档案收集不完整,归档率低;

  总之,我委在档案工作规范化管理工作中,做了大量富有成效的工作,取得了明显的成绩。但我们也看到了自身存在的问题,需进一步提高全机关工作人员的档案意识,加强对档案人员的业务培训,不断提高档案人员的理论水平和实际操作技能,为团县委各项工作提供更好的服务。

档案管理情况调查报告2

  档案管理是一项很重要的基础管理工作,是一个企业的窗口。档案在企业的生产经营中发挥着愈来愈重要的作用。但是,档案管理在一般企业管理中还是没能引起足够的重视。杭州XXX朝日(股份)有限公司(以下简称XXX公司)档案管理情况如何?是否足够重视?存在什么问题?我们带着这些疑问,从管理咨询的角度对XXX公司的档案管理情况进行了一次问卷调查,结果如何呢?

  意识较强,知识欠缺,重视不够

  本次调查对象为XXX公司全体员工,但考虑到人数较多,对广大基层工人采取了抽样调查,其它部门,尤其是后勤管理部门采取了全员调查(不包括出差人员),基本上涉及了公司所有部门。我们统计的调查问卷共238份,有效问卷235份。其中,高层人员3人,占1%;中层20人,占9%;基层212人,占88%。硕士及以上学历的只有1人,大专以上的114人,约占49%;其余120人为大专以下,占51%。在有些问题的回答上,有的人并没有选择,造成了每题答题人数的不一致,这并不影响调查的有效性。

  纵观调查结果,让我们惊喜的是XXX公司员工整体素质较高,档案意识还是比较强的。当问及“您认为档案有多大用处?”时,有68.1%人认为作用很大,27%的人认为一般,只有4.9%的人认为没什么用处。调查显示,64.9%的人认为档案工作是全体员工的事情,而认为是档案员和公司领导的分别占29.2%、5.9%。48.5%的人认为档案工作有点难,44.1%的人认为一般,7.4%的人认为很轻松。在谈及档案的作用时,认为最重要的,参考作用、凭证作用、为决策服务分别占37.5%、33.5%和29%。认为档案能否创造效益,有77.9%的人认为能,9%的人表示否定,13.1%的人表示不清楚。对于档案工作是一个什么样的概念,3.9%的人认为档案无非是把资料装订起来保存,33.6%的人认为需要专业知识,是一门学问,4。4%的人认为是一种管理活动,认为既是一门学问又是一种管理活动的还是占了大多数,占58.1%。从数据显示看,员工的档案意识普遍较高,对档案的概念、价值、作用及工作性质,认识还是比较正确的,因而他们对档案工作的态度也是积极肯定的,对档案要求进行严格管理,实现档案管理规范化、现代化和标准化的人占77.4%,认为只要用到时能找到就行的人只占18.5%,而抱无所谓态度的人仅占4.1%。

  虽然大部分员工的档案意识比较强,但是从调查反映出的结果看,员工对档案知识的了解却是十分匮乏。曾经接触过《档案法》的只有6.9%,80.8%的人没学过,12.3%的人甚至认为国家根本就没有颁布过《档案法》。可见《档案法》的宣传力度十分缺乏,这也是部分员工档案意识不高的原因之所在。员工自认为十分了解档案的占3.6%,一般了解的占68.9%,不了解的也占27.5%。为此我们特意对员工的档案基础知识进行了考查,要求在“文件、奖杯、图纸和磁盘”中选出一样不属于档案的是哪项,结果认为全部都是档案的人只有35.2%,正确率比较低。

  公司对档案到底有多重视呢?在员工眼里,只有30%的人认为很重视,而61.4%的人却认为一般,8.6%的人认为不重视。可见,公司对档案的重视程度还有待提高。

  档案管理是强,还是是弱?

  据我们所知,XXX公司建有综合档案室,配有专职档案员,各项规章制度比较系统完备,该成立的档案组织机构都已成立。但档案管理水平到底如何呢?经我们公司和杭州市档案局检查,在档案整理上存在着杂乱的情况,许多资料堆放在档案室内,还没有整理。档案管理作为企业一个独立的管理系统,它的运作情况怎样呢?经调查,大家对档案的管理制度还是不太了解,这种人占58.1%,不了解的也占了26.9%,只有15%的人认为自己了解。认为对本部门的档案收集范围不太了解的人有59.3%,不了解的有19.1%,而了解的只有21.6%。对于档案管理制度执行,认为很好的占15.4%,一般的占78.6%,认为几乎没执行的占6%。

  在档案管理的实践中,我们的经验是:档案的'收集工作是最基础和关键的一环,也是档案管理工作的难点。但在职工眼中,档案的收集与整理的重要程度似乎差不多,两者所占的比例分别是33%和38.3%。我们基本表示赞同。通过调查,我们了解到员工对于收集工作的态度还是比较支持。当问到自己在处理完毕一个文件后,该怎么办时,认为会主动交给档案部门的占了66.4%,而希望自己保管的占29.8%,无所谓放哪儿的占3.8%。认为做好档案收集工作主要制度保证的也占了大多数,占64.5%,认为靠档案员收集的占15.3%,认为靠领导重视、督促的占20.2%。至于档案收集工作为何如此困难,员工的分析是:平时没有档案收集的意识,忘了的可能性最大,持这种观点的人占38.7%。认为不知道要收集什么是收集难的原因的人占28.4%。而认为工作态度的原因的,如“这是档案员的事,与我无关”的占18.5%。认为责任心的问题的,如“档案是公司的,又不是自己的,管它呢”的占14.4%。

  其实,员工对档案管理工作的态度是积极的、支持的。在问到“您认为档案统一管理有必要吗?”,回答“很有必要”的占83.4%。“您觉得对员工进行档案培训有必要吗?”,回答“十分必要”的占62.8%。“您认为档案人员有没有必要参加公司的重大活动?”,回答“有必要”的占72.8%。对档案员的收集工作持支持、配合态度的占74.4%。

  不过,员工对查档案效率的问题,大部分认为一般,约占68.5%,认为很快的只占19.5%,认为很慢的也有12%。

  在档案的利用问题上,我们得到的信息是:不够理想!经常到档案室查档案的只有16.1%,较少的占42.1%,几乎不去的占41.8%。而档案室经常查不到的情况还好,只占4.5%,有时查不到的情况较多,占57.5%。

  另外,员工也对公司目前的档案工作提出了许多问题,如:“档案不够齐全,有时查不到工作所需的安装、改建图纸、资料,影响了工作效率。”“一、人员不足;二、没用的档案资料很多,档案管理人员不清楚是否有用。”“管理手段较落后,电脑使用程度较低。”“现在本公司有的档案管理还只是初步的,还不是很系统,制度也不够严格。”“档案管理制度不明确,需重新修订,并认真有效地执行。”

  加强管理是普遍呼声

  从我们的调查情况看,员工对加强档案管理的呼声普遍比较高。当我们问及目前公司的档案管理水平与公司发展是否相适应时,只有36.8%的人认为“适应”,而认为“不太适应”、“不适应”的人占了63.2%。对公司在档案的投入方面,认为“不太多”和“很少”的人占了85.3%。当问及公司现在的档案工作有没有必要提高时,有83.1%的人持肯定和支持态度。当问及档案工作有没有必要加强时,有82.1%人认为“需要”。大家对于把档案工作纳入考核的态度也是比较赞同,占了61.2%,仅有6.5%的人反对,32.3%的人抱无所谓态度。所以,争取员工对档案管理工作的支持和理解是十分必要的,尤其是那部分持无所谓态度的人还是比较多,要做好这部分人的思想工作。

  建议和对策

  员工对公司档案管理工作还是比较关注的,许多员工都提出了自己的观点、意见和建议,典型的几条摘录如下:

  -----外文图纸及文字说明要配中文释文;

  -----加强对借出档案的管理;

  -----建立计算机查询系统,像图书馆查阅图书、资料那样,输入关键词,就可显示出你要查找的资料档案;

  -----1)、提高公司员工的档案工作的认识,以制度化来保证档案的收集、整理和保管工作;

  2)、集中一段时间,对现有档案工作进行一次认真地清理、整顿工作;

  3)、档案工作的目的是为了企业的经济工作服务,为此希望通过清理、整顿后,把企业的档案工作做得更出色;

  -----公司档案是企业发展的生命线,能否保管好企业各阶段

  的档案,与企业发展息息相关。管理好公司的档案需有

  一定的文化素质及专业知识。档案能为公司提供技术、

  生产服务,提高经济效益。加强档案管理,严格按照制

  度执行;

  -----建立一套档案管理程序,由计算机直接操作,只要打开

  电脑,就能一目了然了解档案资料;

  -----多进行《档案法》及档案管理的培训,使全体员工具备

  档案知识,制定完善的制度并严格执行;

  -----档案管理的重要性没有体现,许多员工要查资料首先想

  到的不是档案室。建议档案管理透明化一点,使员工认

  识档案的内容,以便工作能利用;

  -----我认为公司的基层人员对档案要归档的意识淡薄,这部分的工作还有待加强;

  -----加大投入,加强管理,提高业务水平,为公司和员工服务;

  -----1)、加强宣传、教育,提高全员的档案管理意识,增强部门和管理员的自觉性,尤其是中层级;

  2)、从制度上保证,强制性规范归档内容和要求、时间。尤其是在次年一季度是重点时期,一年的材料必须归档,再由管理员整理、分类、归档。如经常查阅的可以复制一份备用;

  3)、加强档案管理员的责任心和提高工作水平、服务意识,主动协调、沟通和收集,深入基层部门。

  针对XXX公司档案管理上存在的问题,综合各方面的意

  见和建议,我们提出以下主张:

  一、对公司原有档案管理制度进行一次修订,增强操作性、系统性。

  二、对原有的档案管理组织机构成员进行调整,以适应目前的组织结构和业务流程。

  三、对原有档案进行重新规范整理,实现标准化管理。

  四、加强计算机现代化管理,对由原来的档案管理软件进行升级,建议采用网络版。并逐步实现档案数字化。

  五、把档案管理纳入考核范围,尤其是各部门负责人、档案管理机构组成人员及专职档案员,要与他们的工资、奖金挂钩。

  六、加强档案管理措施,特别是收集工作,对拒不交出档案的人员以及提供不出基本资料的人员给予处罚。对到外开会或采购所带来的或形成的资料,应及时交档案室归档,报销单凭档案室盖章,方能到财务部门报销有关费用。

  七、对档案管理组织机构人员进行系统的档案培训,并组织考试,凡不及格者,应进行一定的处罚。有必要时,可以组织档案知识竞赛。

  八、档案网络小组要每季召开一次会议,讨论公司档案管理问题,并协商解决。

  九、档案工作年初要有计划,年末要有总结。

  十、加强对档案库房建设,规划新建档案室,档案装具使用密集架。

  十一、档案整理工作每年可以交给专业档案公司完成,不仅可以使档案工作有一个延续性,又能保持更规范的水平,同时可以大大降低成本。

  十二、加强档案的信息开发及统计工作,为领导决策提供资料。

档案管理情况调查报告3

  为巩固我局档案规范化管理成果,今年以来,在区档案局的业务指导下,我局把档案管理工作作为一项重点工作抓好抓实,健全了档案管理体制,完善了基础设施建设。最近,我们对照《XX省档案工作规范化管理办法》进行了自查,自查得分90.5分,认为我单位档案工作已达到省二级标准。现将情况报告于后,请予验收检查。

  一、档案规范管理情况

  (一)组织保障。为加强对档案工作的管理,我局由主要领导挂帅,分管领导亲自抓,并配备了政治可靠、业务较强、具有大专文化的兼职档案员具体抓,各股室密切配合,形成合力,共同完成档案管理工作。

  (二)制度健全。根据有关规定,结合档案工作的实际,我局制定了《档案管理制度》、《安全保密制度》、《归档文件整理制度》、《档案人员岗位责任制》、《档案资料借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》等,为我局档案工作实现规范化管理打下了坚实基础。

  (三)规范整理。在档案整理过程中,我局抽调工作踏实、业务熟悉的同志集中整理,并邀请区档案局的同志进行业务指导,力求收集齐全,分类准确、整理规范、确保案卷质量。我局档案工作在20xx年正式达到省二级标准,20xx年经复查验收合格。

  二、基础设施建设情况

  根据《档案工作规范化管理办法》的要求,我局设立综合档案室1间共12平方米,做到了档案室、查阅室、管档人员办公室三分开,购置档案柜4个,保证了档案资料的安全存放,配置了电脑一台、档案管理软件一套、空调一台、除湿机一台、灭火器二具、干湿温度计一个、防虫药等。目前,档案室存放了年至20xx年的文书档案共计247卷3939件,其中永久46卷648件、30年156卷2435件,45卷856件,另有会计档案139卷。

  三、档案业务建设情况

  根据《归档文件整理规则》和《XX省档案工作规范化管理办法》,我局实现了计算机管理档案,并全部进行了著录,使档案管理工作更加规范化。档案室统一接受各种文件资料,按照本机关归档范围和分类方案实行集中整理归档。归档文件的质量符合有关规范要求,书写材料适宜档案的长期保存,文书档案和会计档案齐全完整。档案柜架摆放整齐,档案库房的湿度符合国家规定。每期季定期检查档案并做好记录,做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀、鼠咬现象。建立各类档案统计台账,数据准确,帐实相符。档案的现代化管理工作将纳入本单位信息化建设规范,与办公自动化工作同步运行。目前,本单位保存的档案门类齐全,结构合理,案卷质量符合规范。 四、档案开发利用情况

  档案管理的最终目的是利用。近年来,我们在搞好档案管理的同时,积极搞好档案的开发与利用工作,为领导的'正确决策、各股室的日常工作开展提供了大量的档案资料,档案的查全率、查准率达95%和98%以上。

  虽然我局档案规范化建设工作中取得了一些成绩,但由于历史和客观条件等因素制约,在档案材料的收集、分类等方面还存在不足。在以后的工作中,我局将按照档案目标管理的要求,改进不足,不断探索档案工作新的管理体制,促使我局档案工作再上新台阶

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