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办公室档案管理职责

时间：2024-07-03 07:11:58 办公/印刷/造纸我要投稿

办公室档案管理职责推荐度：
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办公室档案管理职责(经典9篇)

办公室档案管理职责1

　　一、基本职责

办公室档案管理职责(经典9篇)

　　1.认真贯彻执行上级档案部门关于档案工作的指示和规定；

　　2.根据档案工作管理办法，负责组织完成档案的收集、整理、归档、保管、统计和使用工作；

　　3.开展档案的借阅工作，及时登记，做好安全保密工作；

　　4.负责技术档案的接收、排列、编号、存放、及档案室日常管理工作；

　　5.按时完成档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用工作；

　　6.按时准确记录档案借阅时间；

　　7.接受主管领导,协助本部门其他人员完成本部门工作任务；

　　8.完成领导交办临时任务；

　　二、工作标准及相关业务流程

　　1.负责科档、文档资料的收集、立卷和归档。

　　2.负责档案室设施的管理与维护。

　　3.严格履行档案借阅制度，做好借阅登记。

　　4.负责公司行政文件及资料的分发。

　　5.负责档案资料的鉴定、销毁期限的拟定。

　　6.负责机要文件的保密工作。

　　7.负责及时拆启署名的上级机关来文。

　　8.负责档案库房的整洁，认真做好防火、防盗、防虫、防鼠、防晒、防潮工作。

　　9.完成上级交办的其它工作。

　　（一）工作能力

　　能熟练按照档案管理的.有关规定和标准进行档案资料的收集、整理、上架工作。

　　2.熟悉文件的打印、装订、分发。

　　3.符合保密工作人员素质要求。

　　4.熟悉公司机构设置、职责分工及隶属关系。

　　1.努力学习档案管理基本知识和有、关专业知识，不断提高业务能力和管理水平。

　　（二）工作要求与方法

　　根据文件资料的轻重缓急安排文件制作，保证不贻误工作。

　　2.进行档案的鉴定工作，并对已经超过保管期限的档案提出销毁意见。

　　3.按照公司借阅制度办理档案资料借阅手续。

　　4.做好日常档案资料的整理工作。

办公室档案管理职责2

　　一、制度

　　（一）档案归档制度

　　归档范围：本机关在各项工作活动中形成和使用的公文、电报、簿册、图表、录音、录像、相片等，凡是反映本机关工作活动具有查找利用价值的，均属归档范围。

　　归档时间：文书档案第二年上半年完成，会计档案隔年一季度完成，科技、声像档案在工作项目，活动之后随时归档。

　　归档要求：

　　1、一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一全宗。

　　2、分类一般采取年度——问题分类。

　　3、案卷的排列、以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列，排列方法统一，前后保持一致，不可任意改动。

　　4、根据不同门类和保管期限，按照案卷排列的顺序编制卷号，在一个全宗内，案卷目录号不得重复。在一册案卷目录内不得出现重复案卷号。

　　5、案卷质量应符合《武汉市机关档案室业务建设暂行规定》的要求，案卷格式和各种装具符合国家和市档案局标准，卷内文字严禁使用铅笔、元珠笔。

　　（二）档案保管制度

　　1、本机关形成的各处门类和载体的档案，由档案室集中统一管理，做到专室、专柜、专（兼）职人员负责保管；

　　2、档案室有防资措施，防风窗帘，防火器材，档案柜内放有防虫、防腐药品，以使档案得到安全保护；

　　3、根据气候条件，适时开窗通风或密闭门窗防潮，以保持室内一定的温湿度；

　　4、档案室内严禁吸烟、存放易燃、易爆物品及招鼠之物，保持室内清洁；

　　5、平时出入库存的档案，应及时清点登记，并定期检查室藏档案、经常检查电灯、电器线路有无破损，下班前注意关灯、锁门、关门窗。

　　6、档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。

　　（三）档案保密制度

　　1、经常对机关工作人员进行档案保密教育，明确保密范围，严守保密纪律，执行《保密手册》；

　　2、非因工作不得随意谈论档案内容，不得在和人交往和通信中泄露属于国家机密和档案资料；

　　3、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家机密的档案资料，并严禁将档案携带、传递、寄至境外；

　　4、凡属保密档案，不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像进行宣传；

　　5、严格控制机密档案查阅范围，并按照保密规定，对归档后多余的文件材料及时销毁；

　　6、定期检查档案保密情况，发现问题及时上报，不隐瞒、失泄密事故；

　　7、加强库房管理，非本室工作人员严禁入内。

　　（四）档案利用制度

　　1、档案室保存的各种门类和载体的档案均属利用范围，主要为领导决策和机关各项工作服务；

　　2、本机关工作人员查阅档案，均限于本人工作范围所形成的档案材料，查阅超出本人工作范围的须经有关负责人同意；

　　3、查阅保密档案范围，需经主管领导批准；

　　4、外单位查阅档案时，必须持介绍信，经同意按介绍信内容查阅；

　　5、查阅档案时，严禁涂改、勾划、抽页、折毁、剪裁、增删档案，对摘抄的'档案不得私人保管或转借传阅，更不能翻印公布、倒卖；

　　6、查阅档案必须履行登记，注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。

　　二、办公室会务制度

　　1、为保证办公室工作高效协调、顺畅运作，建立办公会制度；

　　2、办公会由主任或委托副主任主持召开。

　　3、会议一般每周一下午召开，有特殊情况可临时召开。

　　4、参加会议人员为办公室全体人员，必要时通知有关人员参加。

　　5、办公会主要内容为汇报讲评上周工作，布置下周及近期主要工作，商议、协调、解决工作中遇到的矛盾和问题。

　　6、秘书室承办会议的会务组织工作。

　　三、打印室管理制度

　　1、文秘人员负责打印室的管理工作。

　　2、文秘人员对送交的文件、材料应逐一登记、校核，并签字后送打印室打印。

　　3、电脑等打印设备要经常维护。打印设备出现故障应及时分析，查找原因，并向办公室领导汇报。

　　4、严格打印或复印程序和手续。打印文件必须有领导签字、有文号、有校对人签名。不得私自接受打印件或复印。手续不完备的应拒绝打印。

　　5、保证打印或复印质量，提高工作效率。坚持谁起草谁校对，两校一复核制度。急件随到随打，平件一般不超过三天。一般差错率控制在千之分二以内，杜绝原则性差错。

办公室档案管理职责3

　　医院将文书档案管理纳入职能科室的绩效考评体系，对23个职能科室从公文管理、归档立卷、档案开发利用等指标进行考核，切实将文书档案规章制度落到实处，进一步提高对文书档案的重视程度，充分挖掘文书档案的有效价值。

　　一、健全医院文书档案管理制度

　　是档案管理绩效考核的基础

　　第一，做好公文管理工作与档案工作的规范衔接，从源头规范管理公文的水平和质量。医院各类公文是文书档案的来源，同时档案是有效文书的归宿，因此要提高文书档案的完整性、准确性，规范性，必须从公文处理的各个具体环节。我院采取的是相关职能部门负责起草文书，医院办公室统一印发。所有以医院名义形成的向上级单位的请示、报告等以及医院内部形成的公文，均由医院办公室统一归档，确保文书档案完整性和连续性。公文的拟制是公文形成的'关键环节，针对各职能部门负责人对公文写作的理解存在差异的问题，我院每年度进行公文管理的培训，对公文格式、公文程序、公文文种、公文内容等严格要求，真正使公文成为文书档案管理的基础和前提。

　　第二，规范文书立卷归档，严格借阅制度。各职能科室按照文书档案立卷要求，每年8月份前将上一年度的档案进行归档，归档的文件材料应收集齐全完整。归档文件的整理应遵循文件材料形成的基本规律，以“件”为单位，按照年份和保管期限划分，还要保持文件材料的有机联系，便于保管和使用。同时，文书档案的保密性要求严格执行借阅制度。本单位档案室保管的档案主要提供本单位利用。查阅本科室立卷档案，须由经办人填写《档案借阅申请》，部门负责人签字；查阅非本科室立卷档案，须由经办人填写申请，立卷部门负责人同意方可借阅；外单位查阅本单位档案，须持介绍信，经主管领导同意后方可查阅。查阅档案应在档案室内完成，如工作需要外借，借期一般不超过一周。档案查阅者必须遵守保密性，负责维护被查阅档案的完整性与安全性。

　　二、提高医院文书档案管理意识

　　是档案管理绩效考评的保障

　　第一，加强领导的管理意识。医院将档案管理工作纳入“十二五”规划中，与医院业务建设同步规划，同步发展，并作为医院发展及争创全国优质医院的重要内容来抓。本单位档案工作由院领导直接分管，办公室主任主管，院领导充分认识到档案作为信息资源在医院建设中发挥的重要作用，使档案工作有了信心和保障。医院为档案管理配备了专用档案库房和必要的安全保管设施，配备了业务技术强，政治思想好，综合素质好，工作有责任心的党员同志负责，实行职能科室一档案室一主管领导三级管理体制。

　　第二，提高归档科室的责任意识。医院在综合档案管理专职人员的基础上，在每个职能科室设立一名兼职档案管理员，通过加强宣传、组织业务培训等方式，提高职能科室负责人及兼职档案管理员的业务素质。文书档案管理人员的归档意识和业务能力直接影响着档案管理工作的质量。兼职档案管理人员专门负责本科室档案材料的收集工作，医院档案室专员定期到各科给予业务指导，提高实际操作的业务水平，规范文件归档的每个环节。通过医院院报、医院网站、中层干部例会等渠道，宣传档案的重要性，增强全员档案意识和法制观念。

　　第三，树立档案专职人员的服务意识。档案专职人员的服务意识体现在要关注医院建设发展大局，主动了解医院各项业务工作，搞清服务方向、服务对象和服务重点，用好用活档案，为医院发展献计献策。档案专职人员要做到医院的中心工作开展到哪里，档案工作就延伸到哪里，服务意识的强弱、服务质量的高低，关系着档案工作自身的发展和档案开发的成效。

　　三、医院文书档案的开发和利用

　　是档案管理绩效考评的动力

办公室档案管理职责4

　　按照市人力社保局、市档案局《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（渝人社发〔20xx〕136号）精神，结合社会保险业务档案达标验收内容和标准，我局高度重视，精心组织，完善档案管理制度，加强基础设施建设，规范档案收集整理，充分有效利用服务，达到了社保业务档案验收要求，现将我局社会保险业务档案管理达标验收自查情况报告如下：

　　一、组织管理

　　（一）管理办法

　　1.制定了社保业务档案管理办法。我局根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令），以及市人力社保局、档案局下发的《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔20xx〕135号）等规定，结合工作实际，制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》（涪社保发〔20xx〕7号）。

　　2.明确了社保业务档案管理工作的分管领导和工作部门。为加强社保业务档案管理工作的领导，我局成立了以局长为组长，副局长为副组长，各科室负责人为成员的“重庆市xxx区社保局社会保险业务档案管理工作领导小组”（涪社保函〔20xx〕5号）和“重庆市xxx区社保局社会保险业务档案达标验收工作领导小组”（涪社保函〔20xx〕14号），明确由办公室具体负责社保业务档案管理日常事务工作和业务档案达标验收工作。各业务科室确定1名兼职档案工作人员，具体负责本科室业务档案管理工作的相关事务。

　　3.将社保业务档案管理工作纳入了重要工作议事日程。我局历来对社保业务档案管理工作高度重视，年初《社保经办工作要点》（涪社保发〔20xx〕7号）明确提出社保业务档案管理工作计划，同时多次召开局长办公会和局办公会议专题研究部署档案管理工作（见办公会议记录），分管领导定期或不定期检查档案管理情况，发现问题及时研究解决，年终将业务档案管理工作纳入全局工作目标考核，并认真进行总结，做到了年初有布置，平时有检查，年终有总结考核。

　　4.将业务档案工作纳入了单位年度工作计划和发展规划。我局已将业务档案管理工作纳入了年度工作计划，把此项工作列为单位重点工作之一，写入年初《社保经办工作要点》。同时，结合人力资源和社会保障事业发展“十二五”规划，制定了《社会保险业务档案管理工作发展规划》（涪社保发〔20xx〕5号）。

　　此项标准分5分，自查得分5分。

　　（二）档案人员

　　1.配备了专兼职档案工作人员。我局现有专兼职档案工作人员13人，其中局办公室配有专职档案工作人员3人，各业务科室配有兼职档案工作人员共10人。档案工作人员数量能够适应业务档案工作任务的需要（见档案人员花名册）。

　　2.档案工作人员遵章守纪。我局建立健全了档案管理各项规章制度，规范了工作流程，明确了工作职责，制定了管理措施，档案管理人员忠于职守，遵纪守法，严格按制度办事，未发生违反档案法律法规的行为。

　　3.档案工作人员具有大专文化。我局13名专兼职档案工作人员均具有大专文化以上学历，其中本科学历6人，大专学历7人。

　　4.档案工作人员队伍稳定。我局自建立了新的业务档案管理网络后，保证了档案管理工作人员的相对稳定。目前，我局3名专职档案工作人员中，从事档案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼职档案人员均从事档案管理工作1年以上。

　　5.档案工作人员积极参加学习培训。为不断提高档案人员的业务素质和专业技能，我局有计划地组织了专兼职档案人员业务培训。每年选派部分人员参加区档案局组织的学习培训，共培训10人次，参加市局业务档案培训3人次，到**区学习交流1次（4人），到市局档案管理科学习交流1次（4人），我局组织各科室负责人和专兼职档案工作人员参加 “档案软件操作培训”2次，组织全局职工参加“社会保险业务档案培训”1次（见学习培训记录）。

　　此项标准分8分，自查得分8分。

　　（三）管理措施

　　1.岗位职责。我局制定了《重庆市xxx区社会保险局档案管理岗位职责》（涪社保发〔20xx〕4号），明确了主要领导、分管领导、各科室负责人、专职档案管理员、兼职档案管理员岗位职责。

　　2.工作流程。我局制定了《重庆市xxx区社会保险局业务档案整理归档工作流程》（涪社保发〔20xx〕8号），在档案室显目位置上墙，实现了档案管理工作的条理性、规范性，增强了档案管理工作的透明性和可操作性。

　　3.经办流程。我局严格按照市局制定的养老、工伤、生育保险业务经办操作规程，将业务档案收集归档列入各项具体业务经办工作程序，对每项具体业务经办资料依序收集归档，确保每项经办业务资料归档齐全完整。

　　4.奖惩考核。我局将档案管理工作与分管领导、科室负责人、业务档案管理人员、业务经办人员年度考核评比挂钩。对全面完成档案管理工作目标任务的，年终依据本局有关规定进行表彰，并在评先评优、提职晋级等方面给予优先考虑；对违反档案管理制度，未按规定立卷归档或未按时限要求移交档案等，实行一票否决，取消所在科室和相关责任人年度评优评先资格，并追究相关科室负责人及工作人员责任。

　　5.监督指导。我局印发的《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》第二十六条中明确了“各街道、乡镇社保所涉及的社会保险业务档案，由区社保局进行监督和指导，确保档案的完整与安全”。同时，我局定期对各街道、乡镇社保所的城乡居民养老保险业务档案进行监督指导，并将城乡居民养老保险业务档案管理工作作为对各街道、乡镇社保所年终考核的条件之一。

　　此项标准分7分，自查得分7分。

　　二、设施建设

　　（一）档案用房

　　1.档案专用库房。为适应档案管理工作的需要，我局于20xx年8月即开始规划改建档案室，改建后，我局档案专用库房面积为300平方米，能够容纳接收全部社会保险业务档案。

　　2.业务档案库房面积。我局现有档案专用库房300平方米，其中200平方米用于存放业务档案。目前，业务档案存放量为365245件（卷、册）17244盒，库房面积符合达标规定的标准。

　　3.档案库房安全管理。我局档案库房安装了防火防盗门、全球监控摄像头、吸顶式中央空调、除湿机、温湿度表、除尘器、臭氧消毒机、防磁柜、落地式气溶胶自动灭火装置、消防报警监控系统等设施设备，为档案库房安全提供了有力保证。因此，档案库房不存在安全隐患。

　　4.档案库房卫生。按照我局《档案库房安全管理制度》和《档案管理巡视检查制度》对档案库房卫生提出的明确管理要求，我局档案库房无杂物堆放，定期或不定期打扫卫生，常年保持库房整洁、干净。

　　5.档案室区域划分。我局档案室划分为档案人员办公室、档案查阅室、档案整理室和档案库房4个区域，实现了库房、办公室、查阅室三分开。

　　此项标准分10分，自查得分10分。

　　（二）档案用具

　　1.业务档案柜架。我局档案室库房安装的是档案密集架，共71列，其中6列用于存放文书档案，12列用于存放会计档案，11列用于存放企业退休人员档案，33列用于存放20xx年（含）前的社保业务档案，9列用于存放20xx年（含）及以后的社保业务档案。

　　2.业务档案备用柜架。我局存放20xx年（含）及以后的社保业务档案所用的9列档案密集架，目前只使用了1列，其余8列作为备用柜架。

　　3.档案装具。我局使用的.业务档案装具分两类，前一类为20xx年（含）以前的业务档案，其档案盒规格为340mmX240mmX40mm(长X宽X厚)，主要考虑的是便于装个人养老保险、城乡居民养老保险和“三类人员”养老保险产生的用档案袋所装的人头档案。另一类为20xx年（含）以后的业务档案，其档案盒式样严格按照《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》的规定和要求进行印制。档案盒规格为310mmX220mmX60mm(长X宽X厚)，正面有“重庆市**区社会保险局”标识，背脊和封面印有全宗号、年度、类别、保管期限、起止件号、盒号等信息。符合国家和市上有关规定。

　　此项标准分5分，自查得分5分。

　　（三）设施设备

　　1.“九防”要求。我局档案保管达到了“九防”要求。一是库房安装了防火防盗门，库房内安装了2台全球监控摄像头，达到了防盗要求；二是档案库房设在底楼，防止了阳光直射和紫外线辐射，达到了防光要求；三是库房四周设有通风口，安装了4台吸顶式中央空调，达到了通风和防高温的要求；四是库房内配备了8台落地式气溶胶自动灭火装置，安装了消防报警监控系统，达到了防火要求；五是地砖下铺设了防潮层，安装了6台除湿机，加上4台吸顶式中央空调，达到了防潮要求；六是配备了吸尘器，达到了防尘要求；七是配备了防磁柜，达到了防磁要求；八是定期投放灭鼠药，达到了防鼠要求；九是配备了臭氧消毒机，加上定期投放杀虫药，达到了防虫要求。

　　2.办公设施设备。我局档案室办公设施设备齐备，包括6台计算机、2台打印机、2台扫描仪、1台复印机、1台多功能钻孔装订机、2台移动式DVD光盘刻录机、1台数码摄像机和1台数码照相机，满足档案管理工作需要。

　　3.档案管理软件。为实现档案管理信息化和数字化，促进办公自动化，我局购买了科怡档案管理信息系统应用软件，用于业务档案信息化管理，实现了办公自动化。

　　此项标准分10分，自查得分10分。

　　三、专业建设

　　（一）相关制度

　　为加强档案管理工作，使档案工作做到有章可循、有据可依，我局根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力社保部、国家档案局第3号令）和《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔20xx〕135号）等规定文件精神，先后制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》（涪社保发〔20xx〕7号）、《重庆市xxx区社会保险局档案管理岗位职责》（涪社保发〔20xx〕4号）、《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案交接制度》、《档案查阅利用制度》、《档案库房安全管理制度》、《档案设备维护使用制度》、《档案管理巡视检查制度》、《业务档案内部控制管理制度》等档案管理制度和工作职责，制定了《重庆市xxx区社会保险局业务档案分类实施方案》（涪社保发〔20xx〕9号）、《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》（涪社保发〔20xx〕8号）、《重庆市xxx区社会保险局档案立卷说明》、《重庆市xxx区社会保险局档案材料归档和不归档的范围》等工作规范，推动了全局档案工作的有序开展。

　　此项标准分5分，自查得分5分。

　　（二）归档

　　1.业务档案归档工作。我局20xx年业务档案归档工作在今年一季度前已完成。6月初《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》出台后，我局按照新办法规定和市局要求，对20xx年业务档案进行了整改，于9月下旬完成了归档入库工作。

　　2.业务档案移交工作。我局业务经办过程中形成的档案材料，均由各业务科室统一整理、装订、组盒、录入。当年整理好的业务档案、档案目录及电子数据清单造册后，在次年一季度前移交局办公室，办公室验收后入库上架（见档案移交清单）。

　　3.平时按件整理工作。我局严格执行了《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》，业务经办人员坚持每件业务办理完毕即及时将该业务资料收集齐全，按照主表在前、附件在后；审核结果在前、依据在后；重要凭证材料在前、次要在后的要求用不锈钢钉（两颗）装订成件，定期交本科室兼职档案人员分类保管。在按件整理中，各业务科室负责人、专兼职档案人员根据工作职责，随时对业务经办人员进行检查、指导、督促，以确保业务档案资料的齐全、完整和安全。

　　此项标准分7分，自查得分7分。

　　（三）收集

　　1.业务档案资料收集。通过专兼职档案管理人员的严格管理，我局业务档案资料实现了随时收集，及时整理，定期移交，保证了档案资料的齐全完整。

　　2.业务档案电子文件收集。按档案管理规定，我局业务经办环节中产生的有关信息数据定期制作成光盘，移交局办公室归档管理。目前，业务台账和计算机数据均实现了光盘保存，归档的光盘存放于防磁柜内，共有业务档案电子光盘49张。

　　此项标准分6分，自查得分6分。

　　（四）整理

　　1.业务档案整理。我局严格按照市局下发的《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》、《社会保险业务材料归档范围与保管期限》和《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》的规定和要求，对20xx年度业务档案进行了整改。重新整理后的业务档案，其“件”的组成和件内文件材料排列合理，保管期限划分准确，归档章盖制、档案盒封面填写、备考表填写规范，装订结实完整。同时，我局对新办法出**按老办法整理的业务档案进行了清理，规范了档案盒装具，使之达到了整齐划一、美观整洁。

　　2.业务档案分类上架。我局20xx年（含）前业务档案按照“科室—险种”分类整理上架，20xx年（含）及以后的业务档案按照新办法规定的“年度—类别”分类整理上架。目前，我局除20xx年正在收集整理的业务档案外，其余业务档案分别按要求分类整理后，移交局档案室集中统一保管，不存在业务档案零散存放问题。

　　3.业务档案排列存放。我局制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案分类实施方案》（涪社保发〔20xx〕9号），业务档案上架按照“年度—类别—保管期限—险种”进行分类排列存放，符合《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》规定。

　　此项标准分10分，自查得分10分。

　　（五）保管

　　1.全宗卷。区档案局为我局分配的全宗号为“160”。为建立规范的全宗卷，在区档案局的指导下，我局编写了全宗介绍、组织机构沿革、分类方案、档案整理说明、归档范围与保管期限等资料，建立了档案人员、档案接收、档案数量、档案设备等档案统计台帐。

　　2.业务档案存放示意图。我局按档案存放顺序制作了《重庆市xxx区社会保险局档案存放示意图》，按照要求在档案库房内悬挂上墙。

　　3.库房温湿度。为及时掌握档案库房温湿度情况，我局在库房内四周配置了4台电子温湿度计表，由专职档案人员每天检查并做好温湿度记录；为控制好库房内温湿度，保持库房通风良好，我们还配备了4台吸顶式中央空调，6台除湿机，保证了库房温度和相对湿度在国家规定标准范围之内。

　　4.档案检查。我局专职档案员严格执行《档案保管制度》规定，定期对库房档案进行全面检查、清点，避免档案破损、丢失、霉变等问题的发生。

　　5.档案修复。我局在档案整理工作中，对需要修复的业务档案材料及时进行了修复和托裱，采取了有效的保护措施，保证了档案材料的整洁、完整。

　　此项标准分5分，自查得分5分。

　　（六）鉴定销毁统计

　　1.鉴定机构。我局成立了社会保险业务档案鉴定工作领导小组（涪社保函〔20xx〕6号），负责档案鉴定销毁工作。

　　2.业务档案鉴定销毁。我局建立了《档案鉴定销毁制度》，对超过保管期限的会计凭证档案，经请示区审计局、财政局答复，暂不能作销毁处理。对超过保管期限的业务档案，我局拟在规范工作和达标验收工作完成后，组织人员按照鉴定销毁程序进行清理、鉴定，对有保存价值需继续保存的档案重新确定保管年限，对应销毁的档案建立《档案销毁清册》后，按规定销毁备案。

　　3.业务档案登记台账。我局严格执行了《档案交接制度》、《档案查阅利用制度》和《档案统计制度》，做到了业务档案进出登记及时，统计台账数据准确，账物相符。20xx年档案室共接收业务档案365245件（卷、册）17244盒，其中，20xx年（含）前业务档案335223件（卷、册）16576盒，20xx年度业务档案30022件668盒。

　　4.业务档案统计报表。我局建立了《业务档案统计表》、《各类别业务档案统计表》、《全局档案统计表》、《历年档案统计表》、《档案设施设备登记表》、《档案接收登记表》、《档案异动登记表》，报表符合要求。

　　此项标准分4分，自查得分4分。

　　（七）移交

　　1.档案移交。我局文书档案按规定已向区档案局作了移交，业务档案经请示区档案局同意，暂不向区档案馆移交。

　　2.档案移交手续。因区档案馆场地受限，加之全市未对社保业务档案移交作出统一规定，因此，我局尚未向区档案馆移交业务档案，暂无移交手续。

　　3.人员调动移交手续。我局档案管理员岗位职责中明确规定，“档案员工作调动或离岗，要及时履行交接手续。”到目前为止，我局档案管理人员未发生工作调动情况。

　　此项标准分3分，自查得分3分。

　　四、利用服务

　　（一）检索工具

　　1.归档文件目录。我局的档案管理信息系统软件具有强大的检索功能，我们利用计算机软件对库藏档案按照不同门类、载体和保管期限分别编制了归档文件目录。

　　2.计算机管理。我局室藏档案全部实现了计算机管理，通过档案管理信息系统可以检索各类业务档案。

　　3.归档文件目录打印。为满足档案管理的需要，我局按《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》规定的“社保业务档案归档文件目录”格式和内容，编制打印了各年度的纸质业务档案归档文件目录。

　　4.归档文件目录内容。我局编制的归档文件目录项目包括件号、责任者、代码、题名、日期、页数和备注等7项内容，符合《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》的规定和要求。

　　5.电子化管理。我局配备了2台扫描仪，从今年1月份起开始启动了业务档案电子扫描工作。但由于该项工作需耗费大量人力、财力、物力，而社保经办工作任务繁重，经费紧张，人员不足等原因，业务档案电子扫描工作进展缓慢。目前，我局正积极协调相关部门，争取人员和经费的支持，以推动业务档案电子扫描工作，尽快实现业务档案电子化管理。

　　此项标准分8分，自查得分8分。

　　（二）利用

　　1.调档。我局专职档案人员均经过培训上岗，在我局专门从事档案管理工作多年，熟悉室藏，能够通过手工检索和计算机检索两种方式迅速调取所需业务档案，调卷迅速准确。

　　2.查阅利用登记。我局严格执行了《档案查阅利用制度》，凡借阅档案的，必须履行审批、登记手续。凡查阅档案的，必须提供有效证件，说明查阅目的，档案管理人员及时填写档案查阅登记表，做好档案利用效果记载，未经批准，任何人不得复印、借阅档案资料。

　　3.利用典型事例材料。今年，我局依据《档案查阅登记记录》，结合利用效果反馈情况，对档案利用过程中效果显著的典型事例进行了收集整理，共编制了利用典型事例29例。

　　4.网上查询利用。我局建立了办公自动化网络，业务档案管理系统可通过局域网与各业务科室互联互通，支持各业务科室实现网上查询利用。

　　此项标准分5分，自查得分5分。

　　(三)查询

　　1.查询系统。我局随着“金保工程”建设，建立了完善的参保信息查询系统，工作日期间免费提供查询服务。

　　2.查询服务。重庆市社会保障信息查询系统，能够为参保人员提供养老保险个人账户、养老保险缴费、养老金待遇政策、工伤鉴定、工伤生育待遇政策，以及其他相关社保政策法规等信息咨询，基本满足了参保人员的各种信息需求。同时，我局专属的网络信息平台也可为单位或个人提供参保信息和相关政策查询。另外，我局还在各楼层业务经办大厅设立了咨询服务窗口，方便参保单位和个人查询、咨询业务。

　　此项标准分2分，自查得分2分。

　　综上所述，我局社保业务档案组织管理职责明确，设施建设符合要求，专业建设规范有序，利用服务充分有效，达到了验收标准，自查得分100分，自评等级为优秀。

办公室档案管理职责5

　　一、办公室档案管理现存的问题

　　1.档案管理的意识不强，管理方式有待更新

　　由于我国档案管理专业人才的培养还没有跟上社会需求的脚步，因此，很多单位中的档案管理工作都是单位里面的兼职人员在从事，很少有单位的档案管理工作是专业的人士来从事，这就导致现代办公室档案管理的意识不强。很多办公室档案管理的工作只是停留在表面，缺乏对日常材料的搜集和保存，工作中的责任心有待进一步加强。另外，很多单位的档案管理方法还停留在比较传统的模式，并没有跟上时展的步伐，将现代信息技术引入办公室档案管理的程度不够，特别是一些欠发达地区在办公室档案管理模式上更是落后，缺乏对档案管理重要性的认识。

　　2.办公室档案管理工作人员的素质有待提高

　　由于我国教育体制培养出来的专业档案管理人才还不能满足社会的需求，因此，在现代社会中很多单位的办公室档案管理工作人员都是兼职从事这项工作的，这就产生了工作人员的专业知识不够的问题。首先，很多办公室档案管理工作人员缺乏专业的知识和必要的工作技能，这也是办公室档案管理中亟待解决的重要问题。其次，随着时代的发展，信息技术的不断更新也要求办公室档案管理跟上时代的步伐，在档案管理工作中运用现代技术协助工作的完成，这也要求办公室档案管理工作人员具备相应的现代办公软件操作技能。在面对这些问题的时候，现代办公室档案管理工作人员中很多人都显得专业技能相对缺乏、专业水平相对较低、缺乏足够的运用现代办公软件的`能力等问题。因此，认真对待办公室档案管理工作人员的素质问题是必须的，也是现代办公室档案管理发展中必须解决的问题。

　　3.办公室档案管理的信息化建设有待加强

　　现代办公室档案管理的发展使得档案的种类比较繁杂，也给办公室档案管理工作人员提出了更高的要求。面对不同的档案类型以及档案记录的不同阶段，都要采取有效的方式进行记录和整理。由于现阶段档案管理的信息化建设还没有完全成熟，很多硬件设施没有完全能够支撑工作的需求，这也使得很多单位的档案管理工作还停留在纸质文件管理的方式。其次，国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。多种类型数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上，没有建立系统型的管理模式。

　　二、如何改进办公室档案管理工作，提高工作效率

　　办公室的档案管理十分重要，因为它跟办公室各项业务工作的开展具有直接的联系，　办公室的档案管理工作效率影响到整个单位的工作的开展，因此，有必要加强对办公室档案的管理。其次，办公室档案管理的工作主要在于资料的收集和保存，档案的种类比较繁杂，所以给档案管理工作带来了一定的难度。　所以，要提高办公室档案管理的效率，必须从以下几个方面加以改进：

　　1.完善现代办公室档案管理体系

　　现代办公室档案管理中的档案管理和文件管理是紧密联系的，因此不能单独将这两个工作分开，应该将其结合在一起进行管理。为了减少档案管理工作人员在文件管理的后期遇到更大的工作难度，因此建议档案管理工作人员在文件管理的前期就参与到工作中，这样既可以对文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于档案管理工作人员在档案管理过程中更能适应，更能够便于单位档案管理系统的建立和完善。另外，应该完善单位的档案管理制度和操作程序，确保单位档案管理工作能够按照相应的程序进行，促进单位档案管理的体系建设。

　　2.增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念

　　由于我国现阶段的单位档案管理中管理意识不够强，而且管理的理念也有待更新，这都使得我国档案管理工作难以得到较大的进步，因此，增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念就显得十分重要。首先就是要提高单位对于办公室档案管理规范化关系的正确认识，立足于我国办公室档案管理的发展现状，结合办公室档案管理的目标，应该坚持“以人为本”的办公室档案管理理念，不断建立和完善符合社会发展需求和单位自身发展目标的办公室档案管理意识。无论是从单位的管理决策还是单位的服务意识树立，都需要包含单位档案管理的意识。在单位的档案管理运行中强化岗位责任制，尽量改善单位管理中不合理的规章制度、强化档案管理工作人员的爱岗敬业意识，强化单位档案管理体系建设。

　　3.加强单位档案管理工作的培训，提高工作人员的管理技能

　　由于我国单位档案管理中的很多工作人员都是兼职的，大部分都缺乏专业的档案管理技能，因此，加强单位档案管理工作的培训工作是十分重要的。笔者认为应该采用不同的方式通过不同的渠道对办公室档案管理工作人员进行专业技能的培训，尽量提高工作人员的专业档案管理工作能力。根据档案管理规范化的要求，办公室档案管理兼职工作人员首先是要加强专业技能的培训；其次还要加强自身对于办公室档案管理工作的责任心；再次就是要认真做好部门的文件档案的形成、积累、保持和整理、归档等工作。因此，应该根据办公室档案管理工作的相关要求以及档案管理专业人才的要求，组织单位档案管理工作人员进行专业的技能培训，以提高工作人员的档案管理技能。

　　4.强化档案收集

　　档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节，因此，要改进档案管理工作，必须得加强档案的收集管理工作。　首先，要规范档案的范文，对档案进行分类和编排，再将收集到的档案按类目进行整理和保管；　然后，　要规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号和正文提料，对档案提取主题词，再做好附件处理，方便以后使用和管理档案；再次，第二步实现以后，要对档案再进行目录编号，以方便后期的检索工作，再在计算机系统中输入档案的管理信息，建立检索体，在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理。

办公室档案管理职责6

　　一、主要职责和任务

　　办公室是分局的综合业务职能部门，围绕分局中心工作参与政务，管好事务，搞好服务，确保分局日常工作的正常运转。其主要职责和任务：

　　（一）负责起草分局重要文件，审核机关业务部门拟制的文件。

　　（二）负责信息综合、学术调研、税收宣传、文电处理和学会秘书工作。

　　（三）负责机要、档案、信访和来访接待工作。

　　（四）负责局领导交办的组织协调、督促检查工作。

　　（五）负责协调、安排全局各类会议和有关会议的组织工作。

　　（六）参与协调、组织分局领导参加的有关活动。

　　二、办公室各类人员工作职责

　　（一）文秘人员职责

　　1、承办以分局、分局办公室名义上报、下发的公文。

　　2、负责分局年度总结、工作要点、综合性经验材料等重要文件的起草。

　　3、按照分局领导指示，向上级有关部门反映分局重要工作的落实情况。

　　4、负责分局各类信息的搜集、综合、传送上报和对下考核。

　　5、负责落实调研课题，撰写调研报告，组织分局学术理论研究活动。

　　6、负责与新闻单位的联系和新闻报道稿件的撰写、审核、报送。协调组织税收宣传活动，承办上级交办的`涉税杂志征订工作。

　　7、负责分局领导交办有关工作的督促检查、组织协调和情况反馈。

　　8、承担分局《月工作要点》和《周会议安排》的收集、综合拟制。

　　9、负责记载分局《大事记》。

　　10、负责局长办公会、分局局务会的会议记录、会务工作和会议纪要的起草。安排、协调以分局名义召开的各类会议。

　　11、参与协调分局领导参加的各种公务活动。

　　12、负责分局各类电、函的处理。

　　13、负责分局日常值班和来访接待工作。

　　（二）机要人员职责

　　1、负责全局各类文件收发、传阅、借阅工作。

　　2、负责分局印鉴、介绍信的保管和使用。

　　3、负责全局重大事件的记录、整理、保存。

　　(三)档案人员职责

　　1、负责本机关应归档文件材料的收集、整理等文书立卷工作和案卷的接收与移交；

　　2、保管本机关各种门类和载体的档案，汇编档案资料，编制检索，提供档案利用；

　　3、整理室藏档案，科学分类排列，系统编目编号，使之达到规范标准，并做好档案的鉴定、统计工作；

　　4、搞好库房管理，落实“八防”措施，保护档案安全并定期核对清点档案，保持账物相符；

　　5、对所属机构形成的各种文件材料的收集、整理、归档进行监督和指导；

　　6、办理领导交办的其它有关档案业务工作。

　　（四）打字员职责

　　1、负责分局、分局办公室文件的打印或复印。

　　2、负责对微机、打印机、油印机进行和复印进行定期保养，负责文件头、文件纸及打印零配件保管工作。

　　3、完成领导交办的其它工作。

办公室档案管理职责7

　　一、办公室档案管理原则及要求

　　档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。

　　（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。

　　（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。

　　（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。

　　（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。

　　二、办公室档案管理存在的共性问题

　　（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。

　　（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。

　　（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的'追究与处罚就会出现新的问题。

　　三、改善办公室档案管理效率的方法建议

　　（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。

　　（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。

　　（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。

　　【参考文献】

　　[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，20xx（12）.