行政管理制度(范例15篇)
在社会发展不断提速的今天，制度在生活中的使用越来越广泛，制度具有合理性和合法性分配功能。那么相关的制度到底是怎么制定的呢？下面是小编收集整理的行政管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。
行政管理制度1
为了进一步做好我局人大代表建议和政协委员提案办理工作，根据市人大、市政府、市政协的要求，结合我局实际，制定本制度.
一、办理范围
1、政府交办的人大代表在人代会期间对政府工作的建议，政协委员在政协会议期间对政府工作提出的提案；
2、某政府交办的人大代表、政协委员在视察工作时或以其他方式对政府工作提出的建议、批评和意见。
二、工作责任
(一）实行领导负责制。人大代表建议和政协委员提案办理工作由局长统一领导，分管领导具体抓，各责任科室具体承办.各承办科室负责本科室办理建议、提案的督办、查办和审核，重要建议、提案分管领导要参与办理。对涉及其他科室业务的建议、提案科室间要相互主动进行协商。各科室指定专人负责办理，责任科室负责人对办理和答复的质量负直接责任. （二）局办公室为办理工作的牵头协调科室，负责综合协调、督促检查。各责任科室根据各自工作职责，负责对人大代表建议、政协委员提案的办理答复.办结率、满意率必须达到100％。
(三）办理程序
1、接办。此项工作由局办公室负责。按照市政府的要求，局办公室及时将市政府交办我局的建议、提案，认真清点、核对、整理、登记，并将建议、提案分派到各责任科室、单位征求意见.各责任科室、单位发现确有不属科室职责范围内的，在规定的时间内以书面形式提出退办理由，经局领导批准后，及时办理退办手续。
2、交办。召开交办会议，局办公室根据建议、提案内容将建议、提案分派到各责任科室、单位，各责任科室、单位发现确有不属科室职责范围内的，需在规定的时间内以书面形式提出退办理由，经局领导批准后，及时办理退办手续。超过规定时间没有按规定退回的视为已经承办分派建议、提案。
3、办理。各责任科室、单位接收建议、提案后，应尽快落实具体办理人员，经办人员自接办之日起2个月内，必须在与代表、委员进行沟通的基础上办理答复，并将由局业务分管领导审核签字的书面答复意见交局局办公室。属我局主办的，应主动与协办单位衔接，要求协办单位出具协办意见；属我局协办的应及时主动向主办单位出具协办意见，在2个月内将书面协办意见交局办公室。
4、答复。局办公室核稿后，一般性建议、提案经局分管建议、提案办理工作领导签发；重要建议、提案经局分管建议、提案办理工作领导审核后，由局主要领导签发。局领导签发后文印室按照统一、规范的格式出文，最后送市人大、市政协、市政府和人大代表、政协委员。
（四)在办理答复过程中，各责任科室、单位要认真负责，积极主动，注重实效，保证办理质量。对建议提案所提问题要认真研究，逐项作出答复。凡是有条件解决的，要集中力量及时落实;因条件所限一时不能实施的，要列入规划，创造条件，逐步落实；确实不能解决的，要实事求是地说明情由，解释清楚。
（五）办理建议、提案，实行沟通联系制度。为提高办理、和回复的工作质量，承办科室和具体承办人员应主动与人大代表、政协委员取得联系，可采取直接对话、开小型座谈会、派人登门走访、发联系信函、打电话等方法，广泛征求意见，交流情况，沟通思想。对于重点建议、提案和党派团体提案，必须面商座谈，重点办理.对于回复无法完全满足建议、提案意愿的代表委员，必须面商沟通，求得理解和支持。
（六)承办科室和承办人员应积极主动和协办单位联系、协商，邀请协办单位共同参加与建议、提案提出人的`面商座谈或电话联系.属于我局协办的建议、提案，承办科室和承办人员应认真负责地协同主办单位研究办理。
（七）承办科室和承办人员应及时向局办公室报告办理工作的进展情况。局办公室应做好进度记录登记。
（八）局办公室应严格按照要求，加强对办理工作的督促检查，发现问题及时向分管领导和局长汇报。承办科室和具体承办人员在办理过程中遇到困难和问题，应及时向局办公室反馈.
(九）局办公室在建议、提案办理完毕后，按要求将建议、提案的答复原件及答复件归档。
联系点工作制度
1、全局干部职工要坚持走群众路线，深入群众，广泛开展调查研究。
2、各股室每年跟踪调查一件关乎群众疾苦的民情，调查要坚持真实可靠、细致详尽、有始有终的原则，自己能处理的尽量做到让群众满意，自己不能处理的要及时向领导汇报，争取领导的支持。
3、加强与社区、联点村的交流，了解社区、联点村居民的困难和思想动态，并及时向组织反映情况。
4、加强政策宣传力度，帮助社区居民、联点村村民树立全局观念和长远观念.
5、党员干部带头与贫困户结成帮扶对子.
6、工会或支部每年组织一次以上的捐赠活动，对社区、联点村贫困对象进行慰问。
7、将民情调查情况及民情落实情况写入个人年终总结中。
8、全面做好“精准扶贫”相关工作。
行政管理制度2
行政事业单位管理制度的重要性不言而喻。它是单位规范运作的`基础，通过制度化管理，可以减少人为因素带来的不确定性。良好的制度能提升单位的公信力，对外展示专业、有序的形象。制度能保障员工权益，激发其积极性和创新性。完善的制度体系有助于预防和解决内部矛盾，保持单位的和谐稳定。
行政管理制度3
行政内部管理制度是企业运营的重要组成部分，旨在规范员工行为，提高工作效率，保障企业目标的实现。它涵盖了人力资源管理、财务管理、办公用品管理、会议管理、文档管理等多个方面。
内容概述：
1、人力资源管理：包括招聘、培训、绩效评估、薪酬福利等环节，确保员工能力和企业需求相匹配，激发员工潜力。
2、财务管理：涉及预算制定、费用报销、资产管理等，保证财务活动的'透明度和合规性。
3、办公用品管理：规范办公用品的采购、领用、维护流程，避免资源浪费。
4、会议管理：设定会议规则，包括预约、通知、记录、跟进等，提高会议效率。
5、文档管理：建立文件分类、存储、检索和销毁制度，保障信息的安全性和可用性。
行政管理制度4
单位建设管理制度是确保组织高效运作的核心要素，旨在规范工作流程，提升员工绩效，保证服务质量，以及促进团队协作。它涵盖了人力资源管理、财务管理、项目管理、质量管理、风险管理等多个方面。
内容概述：
1. 人力资源管理：包括招聘、培训、考核、晋升、福利等方面，旨在吸引和留住人才，激发员工潜力。
2. 财务管理：涉及预算编制、成本控制、财务报告、审计监督等，确保资金合理使用，提高经济效益。
3. 项目管理：规定项目的立项、执行、监控、收尾过程，确保项目按时、按质、按预算完成。
4. 质量管理：通过质量标准、检查、改进机制，确保产品或服务的质量符合客户期望。
5. 风险管理：识别、评估、应对潜在风险，降低不确定性对单位运营的.影响。
行政管理制度5
行政主管是公司运营的基石，其管理水平直接影响到公司的内部效率和外部形象。一套完善的`管理制度能：
1. 提升行政工作效率：明确职责和流程，减少工作混乱和延误。
2. 保证决策质量：通过规范化的决策流程，确保行政决策的科学性和有效性。
3. 增强团队凝聚力：公平的绩效评估和培训机会，激发员工积极性和忠诚度。
4. 促进公司发展：行政主管的高效运作，有助于优化资源配置，支持公司战略目标的实现。
行政管理制度6
幼儿园行政管理制度的重要性不容忽视：
1. 提升效率：明确的规章制度能减少工作中的混乱和误解，提高工作效率。
2. 保障权益：保护教职员工和儿童的合法权益，构建和谐的`工作和学习环境。
3. 规范行为：通过制度约束，防止不当行为，维护幼儿园的良好形象。
4. 促进发展：为幼儿园的长期规划和发展提供稳定的基础，推动教育质量提升。
行政管理制度7
单位行政管理制度是组织内部管理的基础，它涵盖了日常运营、人力资源、财务管理、项目管理等多个方面，旨在提升工作效率，维护工作秩序，确保单位目标的实现。
内容概述：
1、日常运营制度：规定工作时间、假期安排、考勤管理、会议流程等，确保日常工作有序进行。
2、人力资源制度：包括招聘选拔、员工培训、绩效考核、薪酬福利、劳动关系处理等，以激发员工潜力，提高团队凝聚力。
3、财务管理制度：规范财务预算、报销审批、账目审计、资金使用等，保障财务安全，实现资源有效利用。
4、项目管理制度：设立项目立项、执行、监控、评估的标准流程，确保项目质量和进度。
5、行政后勤制度：涉及办公设施管理、资产管理、安全管理、环境卫生等，为员工提供良好的`工作环境。
行政管理制度8
中心行政管理制度是一套全面规范中心日常运营、管理工作流程的制度体系，旨在提升工作效率，保证工作质量，维护良好工作秩序，实现中心的.长远发展目标。
内容概述：
1、组织架构与职责：明确各部门及岗位的职能划分，确保责任清晰，协作顺畅。
2、工作流程管理：规定各项业务流程，如文件处理、会议组织、财务管理等，确保流程标准化。
3、人力资源管理：涵盖招聘、培训、考核、福利等方面，保障员工权益，激发工作积极性。
4、财务与资产管理：制定财务预算、报销、采购等规定，有效管理资产，防范风险。
5、内部沟通与信息管理：建立信息传递机制，确保信息畅通，决策高效。
6、安全与环保：确立安全规章制度，关注环境保护，保障员工健康与安全。
7、公关与对外合作：规范对外交往行为，提升中心形象，拓展合作机会。
行政管理制度9
公司行政事务管理制度是一套规范公司日常运营和管理活动的规则体系，旨在提高工作效率，维护工作秩序，确保公司的稳定运行和发展。其主要内容涵盖以下几个方面：
1. 组织架构与职责划分
2. 行政办公流程管理
3. 资产与设施管理
4. 文件与档案管理
5. 会议与活动管理
6. 公司文化建设
7. 员工行为规范
8. 应急处理与安全管理
内容概述：
1. 组织架构与职责划分：明确各部门的职能和责任，规定各级管理人员的权限，确保组织结构清晰，职责分明。
2. 行政办公流程管理：设定日常办公流程，如请假、报销、采购等，保证工作的`顺利进行。
3. 资产与设施管理：规定资产的采购、登记、使用、保养及报废等流程，确保公司财产的安全和有效利用。
4. 文件与档案管理：建立文件分类、归档、借阅、销毁等制度，保证信息的完整性和保密性。
5. 会议与活动管理：规范会议的筹备、召开、记录和后续跟进，以及公司内部和外部活动的组织。
6. 公司文化建设：推动企业价值观的传播，举办各类文化活动，提升员工归属感和团队凝聚力。
7. 员工行为规范：制定员工行为准则，强调职业道德、工作纪律和职业形象。
8. 应急处理与安全管理：设立应急预案，加强安全教育，预防和应对各类突发事件。
行政管理制度10
医院行政制度是确保医疗机构高效运作的关键组成部分，它涵盖了人员管理、财务管理、医疗质量管理、服务流程优化等多个领域，旨在提升医疗服务质量和患者满意度。
内容概述：
1. 人员管理：涉及员工招聘、培训、考核、晋升等环节，确保团队的专业能力和道德素质。
2. 财务管理：包括预算制定、成本控制、收入核算、审计监督等，保证医院经济运行的'健康稳定。
3. 医疗质量管理：设立医疗标准，监控诊疗过程，确保医疗安全，防止医疗事故的发生。
4. 服务流程优化：改进患者就诊流程，提高服务效率，提升患者就医体验。
5. 设备与物资管理：规范设备采购、保养、报废流程，合理调配医疗物资，保障医疗服务的正常进行。
6. 法规遵守：确保医院各项活动符合国家法律法规和行业规定，维护医院合法运营。
7. 公共关系：处理医院与社区、媒体、政府部门的关系，塑造良好公众形象。
行政管理制度11
酒店资产管理制度的重要性体现在以下几个方面：
1.提高资产管理效率：通过规范化的`流程，降低资产遗失和浪费，提高资产使用效率。
2. 保障财务准确性：定期盘点和审计有助于准确反映酒店的财务状况，为决策提供依据。
3.控制运营成本：合理购置、使用和维护资产，有效控制成本，提升盈利能力。
4.防范法律风险：明确权责，避免因资产问题引发的法律纠纷。
5.促进持续发展：通过对资产的合理配置和有效管理，支持酒店的长期稳定发展。
行政管理制度12
z小学行政管理制度旨在规范学校内部的管理工作，确保教育教学活动的有序进行，提高行政效率，保障师生权益，促进学校的长期稳定发展。通过明确职责、规定流程、设定标准，它能够降低管理混乱的风险，提升教育质量，为全体教职员工提供一个公平公正的工作环境。
内容概述：
z小学行政管理制度主要包括以下几个关键方面：
1. 组织架构：明确各个部门的设置、职责划分及相互协作机制。
2. 岗位职责：详细规定每个岗位的工作内容、权责和绩效考核标准。
3. 决策程序：设定重大事项的'决策流程，包括提议、讨论、审批和执行环节。
4. 行政规程：规定日常行政事务的处理流程，如会议管理、文件处理、资产管理等。
5. 人力资源：涵盖招聘、培训、晋升、考勤、薪酬福利等方面的规定。
6. 财务管理：规范财务预算、报销、审计等财务活动。
7. 安全与应急：建立安全制度，预防和应对各类突发事件。
行政管理制度13
本行政管理管理制度旨在规范企业内部的行政管理工作，确保各项行政事务的高效、有序进行。其主要内容包括：
1. 行政组织架构与职责划分
2. 行政流程与审批制度
3. 资产与设施管理
4. 行政采购与费用控制
5. 行政服务与员工福利
6. 应急管理和危机处理
7. 法规遵从与合规性管理
内容概述：
1. 行政组织架构与职责划分：明确各级行政管理部门的'职能，包括办公室、人力资源、后勤保障等部门的角色与责任。
2. 行政流程与审批制度：设定日常行政工作的标准化流程，如文件审批、会议管理、出差申请等，确保流程透明且高效。
3. 资产与设施管理：规定公司资产的登记、使用、维护和报废程序，以及办公环境的维护与安全措施。
4. 行政采购与费用控制：建立采购流程，设定预算标准，监控行政开支，确保资源合理利用。
5. 行政服务与员工福利：提供优质的行政服务，如办公用品供应、员工福利政策制定与执行等。
6. 应急管理和危机处理：制定应急预案，提高应对突发事件的能力，保障企业正常运营。
7. 法规遵从与合规性管理：确保企业遵守相关法律法规，防范法律风险。
行政管理制度14
(一)销售例会制度
x会议必须遵循"高效、高质量"的原则。
x开会时，参会人员必须纪律严明，参会时必须携带笔记本和笔。除特殊情况，所有参会人员必须准时参会，不得无故缺席、中途退席或迟到。
x一般性例会时间必须控制在1个小时以内。
x所有会议如无特殊情况必须要有会议纪要，会议纪要应在两个工作日内出稿，除存档外，必须向总经理报阅。
x每周工作例会
1、招集主持：销售经理
2、参会人员：项目部全体人员
3、开会时间：不定
4、上周考勤情况公布;
5、上周工作情况总结;
6、本周销售管理工作内容;
7、解答上周销售人员提出的疑问;
8、本周策划推广工作介绍;
9、组织销售人员与策划人员座谈;
10、组织进行阶段性培训。
x每周小组例会
1.招集主持：销售主管
2.参会人员：组内全体销售人员
3.开会时间：自行安排
4.汇总、分析销售工作中的遇到的问题
5.对疑难客户进行分析，找对策
6.对意向客户的落实情况
7.销售人员的签约、回款情况
8.由销售主管组织进行组内培训
x销售分析会(月例会)
1、招集主持：销售经理
2、参会人员：项目部全体员工
3、开会时间：每月统计截止日起三个工作日内
4、销售情况，延期签约的通报及分析，结果及意见汇总至本月销售统计分析报告中。
5、下月销售计划和销售重点。
6、公布下个月销售任务。
7、分析当前的'市场、客户群及竞争对手，树立本项目的知名度、品牌。
8、与业务员进行思想沟通。
(二)严重违纪处理
x严禁利用价格、房号及其他不正当手段抢客户，有损公司声誉者予以辞退。
x严禁客服人员利用职务之便收受业务员或客户贿赂，私押、私放房号者予以辞退。
x严禁电脑录入人员将客户资料私自泄露给他人或其他项目，牟取经济利益予以辞退。
x严禁客服串通销售人员私分客户、漏分客户者予以辞退。
x严禁销售人员做私单，协助客户炒房，从中谋取经济利益者予以辞退。
x严禁泄露公司机密给客户或其他项目，使公司遭受损失者予以辞退。
x拒绝上级下达的工作任务，工作态度消极，散发消极怠工情绪者予以辞退。
x散布谣言及流言蛮语，搬弄是非，攻击诋毁他人，不利于公司员工团结者予以辞退。
x多次违反公司的规章制度，经批评教育仍无法改正者。累计旷工超过三天者予以辞退。
x盗窃公司及私人财务，或公司机密文件及客户资料者予以辞退。
x触犯国家法律，由公安机关追究刑事责任者予以辞退。
x打架斗殴，造成人员伤亡、财产损失，造成不良影响者予以辞退。
行政管理制度15
一、总则
为加强公司行政后勤规范化管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，给员工创造一个舒适的生活环境，公司现制定本制度。
二、礼仪纪律
(一)遵守国家法律、法规，遵守公司的各项规章制度及所属部门的管理实施细则
(二)热爱公司，热爱本职工作，关心并积极参与公司的各项管理。
(三)树立全局观念，服从指挥，主动配合，共同搞好相关工作，充分发挥团队精神。
(四)遵守社会公德，团结友爱，相互尊重，礼貌待人，树立公司良好形象。
(五)保守公司商业机密，爱惜公司财物，自觉维护公司的团结稳定及良性运作。
(六)不营私舞弊，不滥用职权，不拉帮结派，自觉维护公司的团结稳定及良性运作。
(七)恪守职责，不越权行事，如遇紧急情况，妥善处理后要及时向上级报告。
(八)实事求是，不搞形式主义；坚持原则，不以工作之便谋私利。
(九)不得将公司物品擅自带出公司，不得将公司资料据为已有，对内封锁，对外泄露。
(十)不任意翻阅、复制不属于本职范围的文件、函电。
(十一)工作时间要精神饱满，穿着得体，谈吐文明，举止庄重。
(十二)在办公场合不允许大声喧讲、交谈、接听电话影响他人工作。
(十三)严格要求自己，积极进取，努力钻研业务，与公司共同成长。
二、会议管理
(一)会议分类：
1、周会
时间：每周一上午九点。
与会人员：公司全体员工
会议安排：
(1)总结本周的工作完成情况及需要解决的重大问题，下周工作计划；
(2)集中解决各部门的协调问题、疑难问题；
(3)安排下周工作；
2、年终销售总结会
时间：(待定)
与会人员：总经理、营销部全体员工等。
会议安排：
(1)总经理组织，提前安排内容，办公室应在会议召开日一周以前向与会人员发出会议通知，并在该通知中列明会议召开日期、时间、地点和会议内容。各参会人员需提前准备总结材料及上报，以备讨论。
(2)总结本年度业务情况及对每个业务人员进行业绩点评，公布业绩，评选销售能手并予以奖励，对未完成公司销售任务的实施相应惩罚或补救措施。
(3)对下一年度销售工作进行预测，研讨行业发展趋势及销售工作的对策，安排下达下一年度工作计划。
3、临时会议
总经理根据实际情况，临时组织召开，由办公室负责通知参会人员，对重大事宜须专题讨论研究。
(二)会议纪律
1、办公室须及时发出会议通知，并向与会者明确会议召开的时间、地点、参加人员、会议内容以及与会人员须携带的文件材料和其他相关事项。
2、会议由总经理召集并主持召开，总经理因故不能出席，指定代理者，由其代理召集并主持会议。
3、办公室须认真做好会议记录，并做到会议结束后的会议记录的整理备案、文件退收工作、会议文件的汇编，完善会务工作。
4、所有与会人员要严格遵守会议的开始时间，无故不得迟到、早退。迟到人员计入会议记录。
5、不得无故缺席，特殊情况必须事先向行政部说明。
6、会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。
7、会议期间须将手机关掉。
8、会议期间严禁吸烟，不可随意中途离席。
9、内部会议内容须做到保密。
10、与会人员须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。
(三)会议记录
1、会议由办公室制作会议记录。会议记录必须使用专用记录本。会议记录应记载会议时间，地点，与会人员，会议所议事项。
2、会后要及时撰写会议纪要。会议纪要必须准确、清楚，充分表达会议讨论的情况。
3、会议纪要的结论经与会人员确认无误，经办公室审核后，存档。
(四)会议跟进
1、会议议定事项由办公室主持分解到相关部门落实办理。
2、办公室指定专人负责催办并收集情况，可按照纪要，填写有关事项催办卡片。
3、办结事项及时向有关领导反馈，并按月做出总结报告，综合向领导汇报。
4、重要事件可分多次反馈，使领导及时了解办理情况。
三、文件收发管理
(一)公司的文件由办公室拟稿，由总经理签发。
(二)业务文件由有关部门拟稿，部门经理审核，签发。
(三)属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密管理规定，由专人印制、报送。
(四)经签发的文件原稿送办公室存档。
(五)外来的文件由办公室负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办。
四、文件打印、复印及传真管理
(一)公司提倡无纸化办公，非需要均使用电子版文件。
(二)除重要文件打印、复印使用白纸外，其他资料的打印、复印请使用单面纸以降低纸张消耗。
(三)禁止利用公司设备打印、复印或传真私人文件，禁止私自为外单位打印或传真文件资料。特殊情况需经总经理批准。
(四)在外打字复印等所发生的费用，须做出详细登记(登记内容：日期、页数？全额？用途)，报经办公室，给予报销。
五、档案管理
(一)归档范围：公司的业务计划、经营情况、项目情况、通告、通知、会议记录、简报、重要电话记录、接待来访记录、决议、决定、协议、合同、公司发文、客户资料、各类规章制度、办法、人事档案、工资资料、财务资料、公司行政文件以及添置设备、财产的产权等具有参考价值的文件材料。
(二)档案统一由办公室指定专人负责管理，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
(三)档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。
(四)档案保管工作应做到四不：不散(不使档案分散)，不乱(不使档案互相混乱)，不丢(档案不丢失不泄密)，不坏(不使档案遭到破坏)。
(五)加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补，保持整洁、卫生。
(六)档案的借阅与索取
1、向办公室保管人员办理相关的借阅手续后，方可提档。
2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改、擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，属机密档案的，须经总经理批准后方可摘录和复制。
3、一般内部档案经办公室负责人批准后可摘录和复制。
(七)档案的销毁
1、任何组织和个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
2、对超过保存期限的档案，档案管理人员需填写档案销毁申请单，经总经理批准后方可销毁。
3、经批准销毁的公司档案，档案人员须认真核对，将批准的档案销毁申请单和将要销毁的档案资料做好登记并归档，并由专人监督销毁。
六、保密管理
(一)保密范围：
1、公司重大决策中的秘密事项；
2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；
3、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；
4、公司的客户信息及资料；
5、公司的项目信息及资料；
6、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；
7、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；
8、公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料；
9、公司内部管理制度；
10、其他经公司确定应当保密的事项。
(二)保密措施
1、属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、手法、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由办公室或部门负责人指定专人执行；
2、非总经理批准，不得复制和摘抄；
3、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密；
4、公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理。
5、对于泄露公司机密文件、资料者，并给公司造成经济损失的，按照公司奖惩制度进行处理，并且公司有权追究当事人的经济和法律责任。
七、印鉴管理
(一)公司现有公章(公司行政章)、公司合同专用章。
(二)印章由办公室保管，印章应妥善保管，不得随便放置。需要施印时按程序由总经理签字后方可施印。
(三)公司行政章(以下简称公章)是代表公司对外联系的主要印鉴，凡属以公司名义发文、介绍信、证明以及以公司名义发出的任何函件均需加盖公章，使用时需经总经理(或总经理委托授权)签发。
(四)公章合同专用章适用于公司与客户签订的业务合同，使用时需经总经理(或总经理委托授权)签发。
(五)印章原则上不得外借、外带，如需外带，必须经总经理批准后，到办公室办理借用登记手续后方可带出。市内借出使用不能再工作时间以外，市外借出需在一人陪同下方可使用。
(六)使用印章必须由用印人严格履行登记手续，由他人代替登记的，需做出详细说明。实行谁用印，谁登记，谁负责。
(七)公司所有加盖印鉴的文书应统一编号登记，以备查询，存档。
(八)在公章使用中，如发现欺骗行为和弄虚作假现象一律严肃处理，造成的一切经济损失，由有关人员承担责任。
(九)不允许在空白文书、支票、合同等上加盖印章，特殊情况需经总经理签批方可借出。归还公章时，须将借用公章所盖文件的复印件一并交付备查。凡发现借用公章加盖其他文件或空白纸张或因此而发生问题，将严肃追究借用人的责任。
(十)印章保管人外出时，应将印章交给指定的临时代管人保管。
(十一)印章如遇丢失、损坏或被盗时，应及时向总经理汇报予以备案，办理补刻手续并在报刊上发表遗失声明。
(十二)各部门新刻或改制印章，须报公司总经理批准后方可办理，并由办公室登记备案。
(十三)印章管理人员应做到坚持原则，立场坚定，严格管理，保守秘密。印章持有人违反管理制度，造成印章遗失或使用不当，公司将按严重违规处罚，并追究相应的经济责任和法律责任。
八、办公用品管理
(一)本制度中的办公用品指日常办公用品及一些低值易消耗品，包括办公文具用品、打字(复印)用纸、待客物品等。
(二)购置
1、凡公司购买的办公用品，原则上均纳入公司年度购物计划，并添置年度购物呈报表。各部负责人将该部门年度所需要的办公用品指定计划提交办公室，由办公室人员核对购买物品，查阅“供应商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价并进行议价，再整理报价资料，经办公室负责人核准，报总经理批准签字后，方可购买。
2、办公用品由办公室统一购置，未经批准不得随意购置(特殊情况除外)。
3、临时急需购买之物品，在保证质量的前提下，价格要低于或等于市场价，不得以高于市场的价格购买物品。在购买物品前要填写办公用品请购单，经办公室负责人核准，报总经理批准签字后方可购买，并作为报账的原始凭证之一。
4、物品的采购原则上不得由一个人购买。
5、如所购物品属瑕疵产品或伪劣产品，由采购的人员负责退货，若给公司造成经济损失，由采购人员照价赔偿。
6、采购人员将物品购回后要填写物品入库单，凭销货发票和入库单按规定办理报销手续。
7、负责购买办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、
(三)发放
1、办公室严格执行办公用品领用手续，厉行节约，遵循领用定时、限额、限量原则。领用者应妥善保管并节约使用办公用品。
2、根据实际工作需要分发给各个部门，各部门要由专人负责领取物品，并在领取单上签字，由办公室登记造册保管。
3、除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经办公室负责人批准后方可领用。
4、公司新聘员工的办公用品，办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。新员工需在领用表中签字确认。
(四)保管
1、公司办公用品均由办公室统一管理。
2、各部门办公用品或财产要认真管理，实行部门领导负责制，办公财产在保修期内如有损坏由保修单位负责维修，保修期后如因部门原因或个人原因损坏、丢失，由部门或个人负责。
3、单位任何办公用品及财产不得流失或据为己有，否则，将追究相关人员责任。
4、因工作需要配备给个人的用品，在工作调动或离岗之前，必须归还单位办公室。
5、办公室要将公司所有财务分类记账，定期盘点、核查，并将核查情况汇总上报总经理。
6、办公用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事、不允许非工作人员进入库存处。如库存办公用品发生丢失，由管理人员承担赔偿责任。
九、办公用固定资产管理
(一)办公用固定资产是指公司各部门在日常工作中用于办公和服务的各类设备和设施。具体包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等。
(二)购置
1、办公用固定资产由办公室整体计划案标准统一配置。
2、各部门可根据工作实际需要提出设备购置申请计划，经办公室审定，报总经理批准后，由办公室组织相应人员尽享采购。
(三)维修
1、各设备需定期检查、及时维修，确保工作业务正常进行。
2、设备出现故障，超出保修期的，由办公室联系设备专业维修公司进行检修，并做好设备维修记录台账。
3、维修费超过设备原值10%的，办公室应按使用年限、损坏程度确定是否需要维修。
4、由个人损毁的，应当由当事人酌情赔偿。
(四)报废
1、设备出现故障无法维修或维修成本过高，且符合报废条件的，由设备管理者提出申请，填写设备报废申请表，办公室负责人签字后报总经理审批。
2、公司办公室会同有关专业技术人员或主要使用人员对设备使用年限、维修情况等进行鉴定，并报总经理审批后，将报废设备交办公室有关人员处理，如报废设备能出售的，将收回的款项入账。同时，对报废设备登记备案、审批表存档。
(五)其他
1、办公室每年年底对固定资产进行两次全面盘点(由两人以上参加)，核对财产数量。
2、各项固定资产的质量保证书等资料统一由办公室保管。
3、使用办公设备的所有人员均须按相关要求操作。
4、员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室时，要检查关闭所有设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。
5、任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。
6、未经公司同意，不得将资产外借和供无关人员使用。
7、员工离开公司后，需把领用的办公设备悉数交还办公室，若有损坏或丢失，负责赔偿。
8、办公设备如需迁移，需经办公室办理迁移手续后，方可执行。
十、图书管理
(一)申购
1、部门负责人依据本部门业务开展需要提出购书申请，经办公室根据《图书目录》检查，若没有相同的图书，报总经理同意后，方可购书。
2、图书购买工作原则上由申请人执行，事后将购买的图书报办公室图书管理人员登记，加盖公司藏书章。
(二)管理
1、图书的日常管理工作由办公室设专人负责，将图书进行编号，然后登记在《图书目录》中，内容包括：编号、书目名称、册数、出版社、单价等栏目。每次新购图书，均需进行编号登记后，再办理借阅手续。
2、办公室每季度对图书进行一次清点，每半年将清点结果记录于《图书目录》。
办公室每季末将图书目录提供给各部门，供部门选择借阅。
(三)借阅
1、图书出库一律办理借阅手续，否则不准出库。
2、借阅人借书时，应填写借阅登记表后，方可将书借走。
3、图书借阅一般最多同时三本，一次借阅时间不得超过一个月，到期可办理续借登记手续，如需继续借用，须向综合办公室图书管理人员办理续借手续。
(四)责任
1、借阅人应爱惜公司财产，不得在图书中勾画、涂改、撕毁、损坏；因不慎丢失图书，照价赔偿。
2、借阅人应按时归还图书。经办公室两次催交不还的，视为丢失，照图书原价赔偿。
3、借阅人将图书归还，应在借阅登记表上登记。
十一、行政接待工作管理
(一)行政接待工作的主要任务
1、安排业务关联企业各级领导在本地的吃、住、行。
2、安排重要来宾的检查、考察、调研等活动。
3、协助办理会议的会务工作。
4、协助开展公共关系工作，协调好外部环境。
(二)行政接待工作的基本原则
1、坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则，强化公关意识，宣传企业形象，广泛获取信息。
2、坚持规范化、标准化、制度化的'原则，执行国家有关廉政建设的规定，符合礼仪要求，杜绝随意性。
3、坚持勤俭节约、热情周到的原则，根据来宾的身份和任务执行不同档次的接待标准，反对铺张浪费。
(三)行政接待工作的程序、规范
1、接打电话要使用文明语言，并做好电话记录。
2、客人来访应热情迎接，主动引导客人到办公室或接待室交谈，如本人有事需要暂时离开办公室，应将办公桌上的文件、资料、贵重物品安放好，以免泄密或丢失。
3、宴请客人实行派餐单制度，经办人填写派餐单，部门负责人签字后报总经理审批，办公室负责统一安排。
(四)行政接待工作的标准、要求
1、事务性接待标准、要求。根据领导意图及客人的需求，掌握接待工作的规律，做到目标明确、思路清晰、计划周密、主次分明、机动灵活、着装大方、举止文明，不擅自在授权范围外作任何决定和承诺。
2、宴请标准、要求。宴请客人时，应根据宴请的性质和规模不同，酌情进行安排。
十二、公司车辆使用管理
(一)车辆使用的要求：
1、凡提供公司使用的车辆必须是符合国家相关规定的车辆，驾驶员必须持有相应车型的驾驶证。
2、车辆必须车况良好，手续齐全。办公室应按时办好车辆保险、养路费缴纳等各项手续，车辆有关证件及资料由驾驶员妥善保管。
3、所有车辆按规定出车前必须填出车表、行车公里数及事由，并签字方能生效。
4、驾驶人出车时要保证证件齐全及有效性。在出车全需认真检查车辆安全状况(水、电、油)，以确保车辆的正常运行，若发现有损坏或有异常现象应立即告知办公室，并协助办理维修。每次出车后，须驶回指定地点存放，并确定锁妥。严禁酒后驾驶。
5、办公室每月应至少安排车辆进行一次吸尘、打蜡、上光等维护工作，对车辆内部及发动机要定期清洗维护，应做到车容整洁、车况良好。雨后、长途归来应及时清洗车辆。
6、办公室每年需要统一安排车辆年检及购置车辆保险，并记录车辆的总里程表读数，作为车辆支出计算的基准数据。
7、对车辆实行定点维修，车辆维修须先填写维修单，由办公室报总经理审批。车辆经审批后方能送修，未经审批的，维修费不予报销。车辆在途中需要维修的，要先报告办公室负责人，因特殊情况不能在定点维修单位修理的，由驾驶人报告总经理审批处理。
8、驾驶人应做到合理用油，节约用油。加油原则以加油卡的形式进行。如无特殊原因，对用现金加油的不予报销加油费用。因公在外地加油的，凭出车审批单、发票和报销单，由办公室负责人报总经理审批报销。
9、在出差长途时办理登记后按实际在路途中发生的汽油费、路桥费由公司负责。
10、对于无法安排的用车申请，办公室应当尽快通知用车申请人，做好解释工作。
11、公司禁止出借车辆，特殊情况由公司总经理批准，对未经批准私自出车发生的费用由驾驶人负担。发生交通肇事由驾驶人负全部责任，并按同型号车辆价格进行赔偿。
(二)违规与事故处理
1、所有车辆必须按公司规定于正规停车场停放。不按规定停放车辆者，所造成的一切后果(如损坏、被盗、被拖等)由驾驶人承担全部责任。
2、车辆发生丢失的，当事人要立即报告公安局、保险公司和办公室负责人，并按市物价局有关规定赔偿损失。责任人还需向领导写出书面报告，由办公室按照市物价局估价进行处理，当事人的交通补贴费于取得保险公司赔付款后的次月予以发放。
3、发生交通肇事事故，由交警部门依法处理
(1)交警部门认定我方不承担责任的，发生保险公司赔偿以外的费用，由公司承担；
(2)交警部门认定双方都有过错的，如发生保险公司赔偿以外的费用，公司承担70%;
(3)交警部门认定我方承担主要责任的，如发生保险公司赔偿以外的费用，公司承担30%。
4、发生违章情况，被交警部门处罚的，费用个人承担。
5、私人用车和未经批准发生交通肇事的，一切后果自负，同时须追究相关责任。
十三、差旅费管理
(一)差旅费是指离开南京市城区开展公务活动所必需的费用，其开支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和外埠交通费。
(二)城市间交通费
1、出差人员要按照规定级别乘坐交通工具，凭据报销城市间交通费。未按规定乘坐交通工具的，超支部分自理。
2、公司高管，以及相当职务人员出差可乘坐火车软席车(软座、软卧)，轮船二等舱；其他人员出差可乘坐火车硬席车(硬座、硬卧)，轮船三等舱。
3、确因出差路途较远或任务紧急需乘坐飞机(经济舱、普通舱)，事先应经总经理书面批准。
4、公司高管及相当职务的人员出差，因工作需要，随行一人可以乘坐火车软席或轮船二等舱。
5、乘坐火车，从当日晚8时至次日晨7时乘车6小时以上的，或连续乘车超过12小时的，可购同席卧铺票。符合规定而未购买卧铺票的，按实际乘坐的座票票价的80%给予补助。可以乘坐软卧而改乘硬卧的，不再给予补助。
6、乘坐飞机，往返机场的专线客车费用、民航机场管理建设费和航空旅客人身意外伤害保险费(限每人每次一份，保险费不超过20元)，凭据报销。
(三)住宿费
1、出差人员原则上不得住宿四星级及其以上星级的高档饭店(宾馆)，不得住宿豪华房间。
2、公司高管以及相当职务的人员可以住单间，住宿标准：一般地区200元/天。间，省会城市、直辖市和经济特区300元/天。间。
其他人员原则上两人住一个标准间，住宿标准：一般地区150元/天。间，省会城市、直辖市和经济特区200元/天。间。
住宿费在以上规定限额标准内凭据报销。
3、单人出差或男、女出差人员为单数，其单个人员可选择单间住宿，其住宿费按照不超过上述规定限额标准内凭据报销，超过部分自理。
4、工作人员出差住宿费的报销，可按其出差期间住宿费票据及实际住宿天数平均计算，不超出标准限额据实报销。
5、由于业务巡查等原因借住于监管点宿舍的，给予住宿费补贴30元/天。
6、出差人员由接待单位免费接待或住在亲友家等无住宿费发票的，一律不予报销住宿费。
(四)伙食补助费
1、出差人员的伙食补助费，以城市间交通费票据和住宿费票据为凭证，按出差自然(日历)天数实行定额包干，不分途中和住勤，每人每天补助标准为：一般地区40元，特殊地区50元(特殊地区指国家规定的经济特区和直辖市、省会城市)。
2、经领导同意，出差人员凭据报销工作餐费或招待客户凭据报销招待费的，扣除当餐的伙食补助。其扣除伙食补助参照标准为：一般地区早餐10元，午餐和晚餐各15元；特殊地区早餐10元，午餐和晚餐各20元。
3、无城市间交通费票据的，可出具路桥通行费凭据报销途中伙食补助费。当天往返的，按一天核报伙食补助费。无住宿费票据的，不予报销住勤期间的伙食补助。
4、由于业务需要随行的汽车驾驶员驾驶车辆出差的，出差伙食补助费亦按本规定执行。
(五)外埠交通费
1、出差人员由于业务需要发生的的外埠交通费，凭据实报实销，原则上出租车票不予报销。
2、由单位自备交通工具的，凭据报销路桥通行费、加油费等。
(六)参加会议等差旅费
1、出差借款和报销会议差旅费时须提供会议通知。
2、会议通知统一安排食宿的，会议期间的住宿费、伙食补助费和公杂费由会议主办单位按会议规定统一开支，据实报销；在途期间的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费按照上述差旅费规定报销。
3、会议明确通知食宿自理的，在途期间和会议期间的城市间交通费、住宿费、伙食补助费按照上述差旅费规定报销。会议统一收取会务费用的，取消会议期间的伙食补助费。
(七)其他
1、工作人员经批准到外地参加各种培训班学习、进修培训的，按伙食补助标准减半给予伙食费补助。
2、工作人员出差或调动工作期间，事先经单位领导批准就近回家省亲办事的，其绕道交通费，扣除出差直线单程交通费，多开支的部分由个人自理。绕道和在家期间不予报销住宿费、伙食补助费和外埠交通费。
3、工作人员出差期间，非工作需要的参观费用，由个人承担。对弄虚作假，虚报冒领差旅费等违法违规行为，由有关部门依照《财政违法行为处罚处分条例》等规定严肃处理。
4、职工探亲费的报销按有关文件规定执行。
5、出差人员返回后3个工作日内，由借款人到财务部统一结算本次差旅费，不允许累加或拆分报销。
十四、安全卫生管理
(一)所有人员要讲究卫生，做到办公室内外环境清洁、整齐、统一，严禁随地吐痰，杜绝脏、乱、差现象。
(二)办公室环境卫生的管理由办公室人员负责。
(三)保持地面干净清洁、无污物，污垢，墙壁无灰尘，墙上不乱挂物品。
(四)书橱内各类书籍、资料分类摆放整齐，便于检查。橱顶无乱堆乱放现象，报纸摆放整齐有序，无尘土。
十五、后勤管理
(一)午餐管理
1、由办公室统一为公司员工订餐。
2、因故不能就餐的，应事先通知办公室。
(二)钥匙管理
1、公共区钥匙由办公室统一备份管理。
2、除行政部以外其他部门不得持有或使用非本部门的钥匙。
(三)宿舍管理
2、在市区内无适当住所或其他原因的员工可申请住宿，由办公室报总经理批准后统一安排住宿。
3、入住公寓后，应自觉遵守管理处的各项管理规定。
4、宿舍作为员工休息、生活的主要场所，必须保持良好的卫生环境。入住员工，每天要自觉轮流值日，公司将进行不定期抽查。
5、住宿人眼相互间应和睦共处，爱护宿舍内的设施，节约用水用电。
6、注意防火、防盗。严禁同时使用三种以上高负荷电器。
7、男(女)员工有事需进入异性员工宿舍，晚十点前必须离开。
8、不得私自留宿非本公司人员，如有特殊情况，需报办公室负责人同意，并办理好相关手续后方可入住。
9、住宿人员有娱乐的自由，但应以不影响他人休息为前提，以不影响公司整体形象、损坏公司公共财物为准则。
10、宿舍严禁赌博、酗酒、吸毒、打架滋事等行为，一经发现立即解雇，并送公安机关处理。
11、退房时应到办公室办理相关手续，配合办公室进行房间设施、设备、日常用具的检查和核对，如有损坏和丢失应照价赔偿。
十五、附则
本制度由办公室制定并负责解释，总经理批准后执行，修改时亦同。
一、总则
为加强公司行政后勤规范化管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，给员工创造一个舒适的生活环境，公司现制定本制度。
二、礼仪纪律
(一)遵守国家法律、法规，遵守公司的各项规章制度及所属部门的管理实施细则
(二)热爱公司，热爱本职工作，关心并积极参与公司的各项管理。
(三)树立全局观念，服从指挥，主动配合，共同搞好相关工作，充分发挥团队精神。
(四)遵守社会公德，团结友爱，相互尊重，礼貌待人，树立公司良好形象。
(五)保守公司商业机密，爱惜公司财物，自觉维护公司的团结稳定及良性运作。
(六)不营私舞弊，不滥用职权，不拉帮结派，自觉维护公司的团结稳定及良性运作。
(七)恪守职责，不越权行事，如遇紧急情况，妥善处理后要及时向上级报告。
(八)实事求是，不搞形式主义；坚持原则，不以工作之便谋私利。
(九)不得将公司物品擅自带出公司，不得将公司资料据为已有，对内封锁，对外泄露。
(十)不任意翻阅、复制不属于本职范围的文件、函电。
(十一)工作时间要精神饱满，穿着得体，谈吐文明，举止庄重。
(十二)在办公场合不允许大声喧讲、交谈、接听电话影响他人工作。
(十三)严格要求自己，积极进取，努力钻研业务，与公司共同成长。
二、会议管理
(一)会议分类：
1、周会
时间：每周一上午九点。
与会人员：公司全体员工
会议安排：
(1)总结本周的工作完成情况及需要解决的重大问题，下周工作计划；
(2)集中解决各部门的协调问题、疑难问题；
(3)安排下周工作；
2、年终销售总结会
时间：(待定)
与会人员：总经理、营销部全体员工等。
会议安排：
(1)总经理组织，提前安排内容，办公室应在会议召开日一周以前向与会人员发出会议通知，并在该通知中列明会议召开日期、时间、地点和会议内容。各参会人员需提前准备总结材料及上报，以备讨论。
(2)总结本年度业务情况及对每个业务人员进行业绩点评，公布业绩，评选销售能手并予以奖励，对未完成公司销售任务的实施相应惩罚或补救措施。
(3)对下一年度销售工作进行预测，研讨行业发展趋势及销售工作的对策，安排下达下一年度工作计划。
3、临时会议
总经理根据实际情况，临时组织召开，由办公室负责通知参会人员，对重大事宜须专题讨论研究。
(二)会议纪律
1、办公室须及时发出会议通知，并向与会者明确会议召开的时间、地点、参加人员、会议内容以及与会人员须携带的文件材料和其他相关事项。
2、会议由总经理召集并主持召开，总经理因故不能出席，指定代理者，由其代理召集并主持会议。
3、办公室须认真做好会议记录，并做到会议结束后的会议记录的整理备案、文件退收工作、会议文件的汇编，完善会务工作。
4、所有与会人员要严格遵守会议的开始时间，无故不得迟到、早退。迟到人员计入会议记录。
5、不得无故缺席，特殊情况必须事先向行政部说明。
6、会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。
7、会议期间须将手机关掉。
8、会议期间严禁吸烟，不可随意中途离席。
9、内部会议内容须做到保密。
10、与会人员须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。
(三)会议记录
1、会议由办公室制作会议记录。会议记录必须使用专用记录本。会议记录应记载会议时间，地点，与会人员，会议所议事项。
2、会后要及时撰写会议纪要。会议纪要必须准确、清楚，充分表达会议讨论的情况。
3、会议纪要的结论经与会人员确认无误，经办公室审核后，存档。
(四)会议跟进
1、会议议定事项由办公室主持分解到相关部门落实办理。
2、办公室指定专人负责催办并收集情况，可按照纪要，填写有关事项催办卡片。
3、办结事项及时向有关领导反馈，并按月做出总结报告，综合向领导汇报。
4、重要事件可分多次反馈，使领导及时了解办理情况。
三、文件收发管理
(一)公司的文件由办公室拟稿，由总经理签发。
(二)业务文件由有关部门拟稿，部门经理审核，签发。
(三)属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密管理规定，由专人印制、报送。
(四)经签发的文件原稿送办公室存档。
(五)外来的文件由办公室负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办。
四、文件打印、复印及传真管理
(一)公司提倡无纸化办公，非需要均使用电子版文件。
(二)除重要文件打印、复印使用白纸外，其他资料的打印、复印请使用单面纸以降低纸张消耗。
(三)禁止利用公司设备打印、复印或传真私人文件，禁止私自为外单位打印或传真文件资料。特殊情况需经总经理批准。
(四)在外打字复印等所发生的费用，须做出详细登记(登记内容：日期、页数？全额？用途)，报经办公室，给予报销。
五、档案管理
(一)归档范围：公司的业务计划、经营情况、项目情况、通告、通知、会议记录、简报、重要电话记录、接待来访记录、决议、决定、协议、合同、公司发文、客户资料、各类规章制度、办法、人事档案、工资资料、财务资料、公司行政文件以及添置设备、财产的产权等具有参考价值的文件材料。
(二)档案统一由办公室指定专人负责管理，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
(三)档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。
(四)档案保管工作应做到四不：不散(不使档案分散)，不乱(不使档案互相混乱)，不丢(档案不丢失不泄密)，不坏(不使档案遭到破坏)。
(五)加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补，保持整洁、卫生。
(六)档案的借阅与索取
1、向办公室保管人员办理相关的借阅手续后，方可提档。
2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改、擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，属机密档案的，须经总经理批准后方可摘录和复制。
3、一般内部档案经办公室负责人批准后可摘录和复制。
(七)档案的销毁
1、任何组织和个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
2、对超过保存期限的档案，档案管理人员需填写档案销毁申请单，经总经理批准后方可销毁。
3、经批准销毁的公司档案，档案人员须认真核对，将批准的档案销毁申请单和将要销毁的档案资料做好登记并归档，并由专人监督销毁。
六、保密管理
(一)保密范围：
1、公司重大决策中的秘密事项；
2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；
3、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；
4、公司的客户信息及资料；
5、公司的项目信息及资料；
6、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；
7、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；
8、公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料；
9、公司内部管理制度；
10、其他经公司确定应当保密的事项。
(二)保密措施
1、属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、手法、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由办公室或部门负责人指定专人执行；
2、非总经理批准，不得复制和摘抄；
3、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密；
4、公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理。
5、对于泄露公司机密文件、资料者，并给公司造成经济损失的，按照公司奖惩制度进行处理，并且公司有权追究当事人的经济和法律责任。
七、印鉴管理
(一)公司现有公章(公司行政章)、公司合同专用章。
(二)印章由办公室保管，印章应妥善保管，不得随便放置。需要施印时按程序由总经理签字后方可施印。
(三)公司行政章(以下简称公章)是代表公司对外联系的主要印鉴，凡属以公司名义发文、介绍信、证明以及以公司名义发出的任何函件均需加盖公章，使用时需经总经理(或总经理委托授权)签发。
(四)公章合同专用章适用于公司与客户签订的业务合同，使用时需经总经理(或总经理委托授权)签发。
(五)印章原则上不得外借、外带，如需外带，必须经总经理批准后，到办公室办理借用登记手续后方可带出。市内借出使用不能再工作时间以外，市外借出需在一人陪同下方可使用。
(六)使用印章必须由用印人严格履行登记手续，由他人代替登记的，需做出详细说明。实行谁用印，谁登记，谁负责。
(七)公司所有加盖印鉴的文书应统一编号登记，以备查询，存档。
(八)在公章使用中，如发现欺骗行为和弄虚作假现象一律严肃处理，造成的一切经济损失，由有关人员承担责任。
(九)不允许在空白文书、支票、合同等上加盖印章，特殊情况需经总经理签批方可借出。归还公章时，须将借用公章所盖文件的复印件一并交付备查。凡发现借用公章加盖其他文件或空白纸张或因此而发生问题，将严肃追究借用人的责任。
(十)印章保管人外出时，应将印章交给指定的临时代管人保管。
(十一)印章如遇丢失、损坏或被盗时，应及时向总经理汇报予以备案，办理补刻手续并在报刊上发表遗失声明。
(十二)各部门新刻或改制印章，须报公司总经理批准后方可办理，并由办公室登记备案。
(十三)印章管理人员应做到坚持原则，立场坚定，严格管理，保守秘密。印章持有人违反管理制度，造成印章遗失或使用不当，公司将按严重违规处罚，并追究相应的经济责任和法律责任。
八、办公用品管理
(一)本制度中的办公用品指日常办公用品及一些低值易消耗品，包括办公文具用品、打字(复印)用纸、待客物品等。
(二)购置
1、凡公司购买的办公用品，原则上均纳入公司年度购物计划，并添置年度购物呈报表。各部负责人将该部门年度所需要的办公用品指定计划提交办公室，由办公室人员核对购买物品，查阅“供应商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价并进行议价，再整理报价资料，经办公室负责人核准，报总经理批准签字后，方可购买。
2、办公用品由办公室统一购置，未经批准不得随意购置(特殊情况除外)。
3、临时急需购买之物品，在保证质量的前提下，价格要低于或等于市场价，不得以高于市场的价格购买物品。在购买物品前要填写办公用品请购单，经办公室负责人核准，报总经理批准签字后方可购买，并作为报账的原始凭证之一。
4、物品的采购原则上不得由一个人购买。
5、如所购物品属瑕疵产品或伪劣产品，由采购的人员负责退货，若给公司造成经济损失，由采购人员照价赔偿。
6、采购人员将物品购回后要填写物品入库单，凭销货发票和入库单按规定办理报销手续。
7、负责购买办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、
(三)发放
1、办公室严格执行办公用品领用手续，厉行节约，遵循领用定时、限额、限量原则。领用者应妥善保管并节约使用办公用品。
2、根据实际工作需要分发给各个部门，各部门要由专人负责领取物品，并在领取单上签字，由办公室登记造册保管。
3、除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经办公室负责人批准后方可领用。
4、公司新聘员工的办公用品，办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。新员工需在领用表中签字确认。
(四)保管
1、公司办公用品均由办公室统一管理。
2、各部门办公用品或财产要认真管理，实行部门领导负责制，办公财产在保修期内如有损坏由保修单位负责维修，保修期后如因部门原因或个人原因损坏、丢失，由部门或个人负责。
3、单位任何办公用品及财产不得流失或据为己有，否则，将追究相关人员责任。
4、因工作需要配备给个人的用品，在工作调动或离岗之前，必须归还单位办公室。
5、办公室要将公司所有财务分类记账，定期盘点、核查，并将核查情况汇总上报总经理。
6、办公用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事、不允许非工作人员进入库存处。如库存办公用品发生丢失，由管理人员承担赔偿责任。
九、办公用固定资产管理
(一)办公用固定资产是指公司各部门在日常工作中用于办公和服务的各类设备和设施。具体包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等。
(二)购置
1、办公用固定资产由办公室整体计划案标准统一配置。
2、各部门可根据工作实际需要提出设备购置申请计划，经办公室审定，报总经理批准后，由办公室组织相应人员尽享采购。
(三)维修
1、各设备需定期检查、及时维修，确保工作业务正常进行。
2、设备出现故障，超出保修期的，由办公室联系设备专业维修公司进行检修，并做好设备维修记录台账。
3、维修费超过设备原值10%的，办公室应按使用年限、损坏程度确定是否需要维修。
4、由个人损毁的，应当由当事人酌情赔偿。
(四)报废
1、设备出现故障无法维修或维修成本过高，且符合报废条件的，由设备管理者提出申请，填写设备报废申请表，办公室负责人签字后报总经理审批。
2、公司办公室会同有关专业技术人员或主要使用人员对设备使用年限、维修情况等进行鉴定，并报总经理审批后，将报废设备交办公室有关人员处理，如报废设备能出售的，将收回的款项入账。同时，对报废设备登记备案、审批表存档。
(五)其他
1、办公室每年年底对固定资产进行两次全面盘点(由两人以上参加)，核对财产数量。
2、各项固定资产的质量保证书等资料统一由办公室保管。
3、使用办公设备的所有人员均须按相关要求操作。
4、员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室时，要检查关闭所有设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。
5、任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。
6、未经公司同意，不得将资产外借和供无关人员使用。
7、员工离开公司后，需把领用的办公设备悉数交还办公室，若有损坏或丢失，负责赔偿。
8、办公设备如需迁移，需经办公室办理迁移手续后，方可执行。
十、图书管理
(一)申购
1、部门负责人依据本部门业务开展需要提出购书申请，经办公室根据《图书目录》检查，若没有相同的图书，报总经理同意后，方可购书。
2、图书购买工作原则上由申请人执行，事后将购买的图书报办公室图书管理人员登记，加盖公司藏书章。
(二)管理
1、图书的日常管理工作由办公室设专人负责，将图书进行编号，然后登记在《图书目录》中，内容包括：编号、书目名称、册数、出版社、单价等栏目。每次新购图书，均需进行编号登记后，再办理借阅手续。
2、办公室每季度对图书进行一次清点，每半年将清点结果记录于《图书目录》。
办公室每季末将图书目录提供给各部门，供部门选择借阅。
(三)借阅
1、图书出库一律办理借阅手续，否则不准出库。
2、借阅人借书时，应填写借阅登记表后，方可将书借走。
3、图书借阅一般最多同时三本，一次借阅时间不得超过一个月，到期可办理续借登记手续，如需继续借用，须向综合办公室图书管理人员办理续借手续。
(四)责任
1、借阅人应爱惜公司财产，不得在图书中勾画、涂改、撕毁、损坏；因不慎丢失图书，照价赔偿。
2、借阅人应按时归还图书。经办公室两次催交不还的，视为丢失，照图书原价赔偿。
3、借阅人将图书归还，应在借阅登记表上登记。
十一、行政接待工作管理
(一)行政接待工作的主要任务
1、安排业务关联企业各级领导在本地的吃、住、行。
2、安排重要来宾的检查、考察、调研等活动。
3、协助办理会议的会务工作。
4、协助开展公共关系工作，协调好外部环境。
(二)行政接待工作的基本原则
1、坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则，强化公关意识，宣传企业形象，广泛获取信息。
2、坚持规范化、标准化、制度化的原则，执行国家有关廉政建设的规定，符合礼仪要求，杜绝随意性。
3、坚持勤俭节约、热情周到的原则，根据来宾的身份和任务执行不同档次的接待标准，反对铺张浪费。
(三)行政接待工作的程序、规范
1、接打电话要使用文明语言，并做好电话记录。
2、客人来访应热情迎接，主动引导客人到办公室或接待室交谈，如本人有事需要暂时离开办公室，应将办公桌上的文件、资料、贵重物品安放好，以免泄密或丢失。
3、宴请客人实行派餐单制度，经办人填写派餐单，部门负责人签字后报总经理审批，办公室负责统一安排。
(四)行政接待工作的标准、要求
1、事务性接待标准、要求。根据领导意图及客人的需求，掌握接待工作的规律，做到目标明确、思路清晰、计划周密、主次分明、机动灵活、着装大方、举止文明，不擅自在授权范围外作任何决定和承诺。
2、宴请标准、要求。宴请客人时，应根据宴请的性质和规模不同，酌情进行安排。
十二、公司车辆使用管理
(一)车辆使用的要求：
1、凡提供公司使用的车辆必须是符合国家相关规定的车辆，驾驶员必须持有相应车型的驾驶证。
2、车辆必须车况良好，手续齐全。办公室应按时办好车辆保险、养路费缴纳等各项手续，车辆有关证件及资料由驾驶员妥善保管。
3、所有车辆按规定出车前必须填出车表、行车公里数及事由，并签字方能生效。
4、驾驶人出车时要保证证件齐全及有效性。在出车全需认真检查车辆安全状况(水、电、油)，以确保车辆的正常运行，若发现有损坏或有异常现象应立即告知办公室，并协助办理维修。每次出车后，须驶回指定地点存放，并确定锁妥。严禁酒后驾驶。
5、办公室每月应至少安排车辆进行一次吸尘、打蜡、上光等维护工作，对车辆内部及发动机要定期清洗维护，应做到车容整洁、车况良好。雨后、长途归来应及时清洗车辆。
6、办公室每年需要统一安排车辆年检及购置车辆保险，并记录车辆的总里程表读数，作为车辆支出计算的基准数据。
7、对车辆实行定点维修，车辆维修须先填写维修单，由办公室报总经理审批。车辆经审批后方能送修，未经审批的，维修费不予报销。车辆在途中需要维修的，要先报告办公室负责人，因特殊情况不能在定点维修单位修理的，由驾驶人报告总经理审批处理。
8、驾驶人应做到合理用油，节约用油。加油原则以加油卡的形式进行。如无特殊原因，对用现金加油的不予报销加油费用。因公在外地加油的，凭出车审批单、发票和报销单，由办公室负责人报总经理审批报销。
9、在出差长途时办理登记后按实际在路途中发生的汽油费、路桥费由公司负责。
10、对于无法安排的用车申请，办公室应当尽快通知用车申请人，做好解释工作。
11、公司禁止出借车辆，特殊情况由公司总经理批准，对未经批准私自出车发生的费用由驾驶人负担。发生交通肇事由驾驶人负全部责任，并按同型号车辆价格进行赔偿。
(二)违规与事故处理
1、所有车辆必须按公司规定于正规停车场停放。不按规定停放车辆者，所造成的一切后果(如损坏、被盗、被拖等)由驾驶人承担全部责任。
2、车辆发生丢失的，当事人要立即报告公安局、保险公司和办公室负责人，并按市物价局有关规定赔偿损失。责任人还需向领导写出书面报告，由办公室按照市物价局估价进行处理，当事人的交通补贴费于取得保险公司赔付款后的次月予以发放。
3、发生交通肇事事故，由交警部门依法处理
(1)交警部门认定我方不承担责任的，发生保险公司赔偿以外的费用，由公司承担；
(2)交警部门认定双方都有过错的，如发生保险公司赔偿以外的费用，公司承担70%;
(3)交警部门认定我方承担主要责任的，如发生保险公司赔偿以外的费用，公司承担30%。
4、发生违章情况，被交警部门处罚的，费用个人承担。
5、私人用车和未经批准发生交通肇事的，一切后果自负，同时须追究相关责任。
十三、差旅费管理
(一)差旅费是指离开南京市城区开展公务活动所必需的费用，其开支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和外埠交通费。
(二)城市间交通费
1、出差人员要按照规定级别乘坐交通工具，凭据报销城市间交通费。未按规定乘坐交通工具的，超支部分自理。
2、公司高管，以及相当职务人员出差可乘坐火车软席车(软座、软卧)，轮船二等舱；其他人员出差可乘坐火车硬席车(硬座、硬卧)，轮船三等舱。
3、确因出差路途较远或任务紧急需乘坐飞机(经济舱、普通舱)，事先应经总经理书面批准。
4、公司高管及相当职务的人员出差，因工作需要，随行一人可以乘坐火车软席或轮船二等舱。
5、乘坐火车，从当日晚8时至次日晨7时乘车6小时以上的，或连续乘车超过12小时的，可购同席卧铺票。符合规定而未购买卧铺票的，按实际乘坐的座票票价的80%给予补助。可以乘坐软卧而改乘硬卧的，不再给予补助。
6、乘坐飞机，往返机场的专线客车费用、民航机场管理建设费和航空旅客人身意外伤害保险费(限每人每次一份，保险费不超过20元)，凭据报销。
(三)住宿费
1、出差人员原则上不得住宿四星级及其以上星级的高档饭店(宾馆)，不得住宿豪华房间。
2、公司高管以及相当职务的人员可以住单间，住宿标准：一般地区200元/天。间，省会城市、直辖市和经济特区300元/天。间。
其他人员原则上两人住一个标准间，住宿标准：一般地区150元/天。间，省会城市、直辖市和经济特区200元/天。间。
住宿费在以上规定限额标准内凭据报销。
3、单人出差或男、女出差人员为单数，其单个人员可选择单间住宿，其住宿费按照不超过上述规定限额标准内凭据报销，超过部分自理。
4、工作人员出差住宿费的报销，可按其出差期间住宿费票据及实际住宿天数平均计算，不超出标准限额据实报销。
5、由于业务巡查等原因借住于监管点宿舍的，给予住宿费补贴30元/天。
6、出差人员由接待单位免费接待或住在亲友家等无住宿费发票的，一律不予报销住宿费。
(四)伙食补助费
1、出差人员的伙食补助费，以城市间交通费票据和住宿费票据为凭证，按出差自然(日历)天数实行定额包干，不分途中和住勤，每人每天补助标准为：一般地区40元，特殊地区50元(特殊地区指国家规定的经济特区和直辖市、省会城市)。
2、经领导同意，出差人员凭据报销工作餐费或招待客户凭据报销招待费的，扣除当餐的伙食补助。其扣除伙食补助参照标准为：一般地区早餐10元，午餐和晚餐各15元；特殊地区早餐10元，午餐和晚餐各20元。
3、无城市间交通费票据的，可出具路桥通行费凭据报销途中伙食补助费。当天往返的，按一天核报伙食补助费。无住宿费票据的，不予报销住勤期间的伙食补助。
4、由于业务需要随行的汽车驾驶员驾驶车辆出差的，出差伙食补助费亦按本规定执行。
(五)外埠交通费
1、出差人员由于业务需要发生的的外埠交通费，凭据实报实销，原则上出租车票不予报销。
2、由单位自备交通工具的，凭据报销路桥通行费、加油费等。
(六)参加会议等差旅费
1、出差借款和报销会议差旅费时须提供会议通知。
2、会议通知统一安排食宿的，会议期间的住宿费、伙食补助费和公杂费由会议主办单位按会议规定统一开支，据实报销；在途期间的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费按照上述差旅费规定报销。
3、会议明确通知食宿自理的，在途期间和会议期间的城市间交通费、住宿费、伙食补助费按照上述差旅费规定报销。会议统一收取会务费用的，取消会议期间的伙食补助费。
(七)其他
1、工作人员经批准到外地参加各种培训班学习、进修培训的，按伙食补助标准减半给予伙食费补助。
2、工作人员出差或调动工作期间，事先经单位领导批准就近回家省亲办事的，其绕道交通费，扣除出差直线单程交通费，多开支的部分由个人自理。绕道和在家期间不予报销住宿费、伙食补助费和外埠交通费。
3、工作人员出差期间，非工作需要的参观费用，由个人承担。对弄虚作假，虚报冒领差旅费等违法违规行为，由有关部门依照《财政违法行为处罚处分条例》等规定严肃处理。
4、职工探亲费的报销按有关文件规定执行。
5、出差人员返回后3个工作日内，由借款人到财务部统一结算本次差旅费，不允许累加或拆分报销。
十四、安全卫生管理
(一)所有人员要讲究卫生，做到办公室内外环境清洁、整齐、统一，严禁随地吐痰，杜绝脏、乱、差现象。
(二)办公室环境卫生的管理由办公室人员负责。
(三)保持地面干净清洁、无污物，污垢，墙壁无灰尘，墙上不乱挂物品。
(四)书橱内各类书籍、资料分类摆放整齐，便于检查。橱顶无乱堆乱放现象，报纸摆放整齐有序，无尘土。
十五、后勤管理
(一)午餐管理
1、由办公室统一为公司员工订餐。
2、因故不能就餐的，应事先通知办公室。
(二)钥匙管理
1、公共区钥匙由办公室统一备份管理。
2、除行政部以外其他部门不得持有或使用非本部门的钥匙。
(三)宿舍管理
2、在市区内无适当住所或其他原因的员工可申请住宿，由办公室报总经理批准后统一安排住宿。
3、入住公寓后，应自觉遵守管理处的各项管理规定。
4、宿舍作为员工休息、生活的主要场所，必须保持良好的卫生环境。入住员工，每天要自觉轮流值日，公司将进行不定期抽查。
5、住宿人眼相互间应和睦共处，爱护宿舍内的设施，节约用水用电。
6、注意防火、防盗。严禁同时使用三种以上高负荷电器。
7、男(女)员工有事需进入异性员工宿舍，晚十点前必须离开。
8、不得私自留宿非本公司人员，如有特殊情况，需报办公室负责人同意，并办理好相关手续后方可入住。
9、住宿人员有娱乐的自由，但应以不影响他人休息为前提，以不影响公司整体形象、损坏公司公共财物为准则。
10、宿舍严禁赌博、酗酒、吸毒、打架滋事等行为，一经发现立即解雇，并送公安机关处理。
11、退房时应到办公室办理相关手续，配合办公室进行房间设施、设备、日常用具的检查和核对，如有损坏和丢失应照价赔偿。
十五、附则
本制度由办公室制定并负责解释，总经理批准后执行，修改时亦同。
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