办公用品管理制度

办公用品管理制度集锦[4篇]

　　在日常生活和工作中，越来越多地方需要用到制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。你所接触过的制度都是什么样子的呢？以下是小编为大家收集的办公用品管理制度，希望能够帮助到大家。

办公用品管理制度1

　　一、建立完整科学的管理制度是做好企业办公设备管理的基础

　　常言道：没有规矩，不成方圆。这里的规矩就是办公设备管理制度，就是选购、使用、保管办公设备的所有人员共同遵循的法则，就是办公设备管理的工作标准和规定程序。

　　建立企业办公设备管理制度，有利于企业和工作人员在选购、使用、保管办公设备的过程中严格执行和遵守国家的法律法规。因为任何企业行为都要在法律法规允许的范围内进行，所以企业在制定规章制度中都要依据国家的法律法规。企业在建立办公设备管理制度时也必然如此，这样就使企业的相关人员在选购、使用和管理办公设备的过程中自然地受到国家法律法规的约束。

　　建立企业办公设备管理制度，有利于企业合理调配和使用办公设备。有了办公设备管理制度，就会依据各个岗位的特色、功能和工作量确定办公设备配备的标准和数量，确保所有工作岗位的办公设备配备及时、准确、合理、均衡。

　　建立企业办公设备管理制度，有利于办公设备管理的各个环节都能按程序办事。无论是选购办公设备，还是管理和使用办公设备都会协调有序进行，防止出现矛盾和错误。

　　建立企业办公设备管理制度，有利于充分发挥办公设备的功能效率。因为办公设备管理制度确定的配备标准，不仅适应各工作岗位的功能需求，还要适应各工作岗位之间的衔接和设备与设备之间的兼容，这样就保证了办公设备整体效率的发挥。

　　建立企业办公设备管理制度，有利于办公设备的安全保密。严格执行办公设备管理制度，就能保证办公设备的使用复合安全保密规则，履行操作规程。

　　建立企业办公设备管理制度，有利于办公设备的配置公平正义，杜绝在办公设备配置上的不正之风。只要严格执行办公设备管理制度，企业中的每个部门和每个成员的办公设备都按标准配备，不会有因为权限和关系不同而获得不同待遇。

　　二、选购办公设备是办公设备管理的重要环节

　　选购办公设备是办公设备管理的第一步，也是办公设备管理的中环节之一。

　　选购办公设备最重要的就是要做到货比三家。在选购办公设备中，要对三个以上供应商的办公设备进行调查和对比，不能单凭一个供应商提供的产品资料就确定购买。并且要对不同供应商提供的同一商品性能、特点、价格、供货地点和支付方式及售后服务等项目进行对比。一般情况下，性能决定着设备的功能和质量，功能越多、质量越好，价格也越高。设备的特点，可能满足某种特殊需要，如果工作上有这种特殊需要就必须购买具有这一特点的商品；如果工作上没有这种特殊需要，购买具有这一特点的商品就是浪费。供货地点，决定运输方式、运输价格、运输过程中的安全和到货时间，这些都是必须考虑的是否购买的因素。支付方式，决定支付能力（如供应商要求支付美元或要求一次性付款）、支付成本（如支付手续费等）、支付风险（如被诈骗的风险、商品质量达不到要求而影响工作质量或工作进程等风险）。售后服务，也是重要的质量保障，它决定商品能否退、换、维修等。

　　货比三家的根本方法，是制定选购对比表。货比三家的根本目的是选择办公设备供应商。选择供应商的理由，包括供应商、产品和工作现场等三个方面。

　　供应商提供的服务包括供货地点、支付方式和售后服务。这三个方面都体现着供应商的'服务质量，在各家供应商的对比中，谁的服务质量最好谁就是应该选择的对象。

　　产品本身的性能和价格，是选择供应商最直接和关键的因素。产品的功能、效率、耗能和耗材，决定着产品本身的价值。提品性价比最佳的供应商就是应选择的供应商。

　　工作现场环境能否适应供应商提供的产品和服务，也是选择供应商不可缺少的比较要素。比如产品的形状、大小、重量是否能够在工作现场摆放和使用；产品的工作效率和质量能否满足工作数量、质量和流程要求，或者功能是否多余和浪费；产品的能源消耗和废弃物排放是否符合国家“节能减排”的方针政策等。

　　三、收发存储是办公设备管理的核心工作

　　企业行政管理人员接收、发放和存储办公设备是经常性的工作，也是办公设备管理工作的核心。办公设备接收、发放和存储工作的要点是安全、准确、有序。所谓安全，就是要确保在交接和存储过程中办公设备安全无损。所谓准确，就是要确保办公设备的接收、发放、存储时间要准确、地点要准确、形成的文件、表报要准确。所谓有序，就是一切都按规章制度所规定的程序办事。

　　在企业办公设备的收发存储工程中，无论是存储保管部门接收新购入的设备、闲置的设备、从一个使用单位向另一个使用单位转移的设备或因维修或待报废暂存的设备，还是使用单位因工作需要接收新补充的办公设备，都应该做好办公设备接受的准备工作。其中包括：

　　（1）人员准备：确定保管或使用人员，并事先通知他们做好接收的准备。

　　（2）存放和使用位置准备：相关人员应事前了解所接收设备和耗材的名称、型号、特征、体积、重量、用途等。准备好安全可靠的存储或使用的位置，保证设备和耗材一次性摆放到合适位置。

　　（3）接收现场环境准备：准备好接收现场设备和耗材的搬运线路、动力、电源、采光、照明等各种条件，确保接收的需要。

　　（4）接收文件准备：接收记录、登记报表等。

　　交接验收是收发办公设备中最重要环节。交接验收，主要是核实所接收的办公设备是否与计划、文件、合同、单据相符。

　　交接验收，必须及时、完整、准确的做好记录。记录的形式可以是填写《办公设备和交接验收登记表》，记录的内容应该包括设备名称、型号规格、单位数量、原值净值、完好程度、随机工具与配件、使用说明书与档案资料等。移交和接收双方都要在登记表上签字，表示确认完成移交。

　　办公设备存储要贯彻“安全第一”的原则。保管部门和保管人员应管理、监督和维护好存放各类办公设备的房屋、柜架等存储空间，做到安全可靠。首先，要有安全防范设施。如库房和货架牢固、消防器材、安全防盗设施、保暖防冻设施、通风、防潮、防干燥、防虫蛀设施等；其次，要有安全保障制度。如安全技术操作规程、安全责任制等；再次，要严格执行出入库交接验收制度、交接班制度、守卫制度、消防制度等各项规章制度。

　　建立完善的库存管理程序，是搞好库存管理的关键，重点是库存记录、库存账簿、库存盘点。

　　建立库存记录的目的：一是保证库存安全，保持安全的库存量，消除由库存短缺引起的工作延缓；二是预防浪费，防止库房用来存储不必要的货物和占用大量的资金；三是监督部门和个人合理地使用办公设备和耗材；四是监督和防止库存物资被盗和破坏。

　　库存记录采用库存记录卡片的形式，按物品种类建立，一品一卡，将库存物品每次接收、发放和其他因素引起的变化填写在卡片上，明确显示每种物品的库存余额。

　　建立库存物资账簿和库存财务账簿，从物资和财务两方面记录、管理和控制库存物资的变化，为领导决策、物资供应、资金调动和保障办公的正常运行提供保障。

　　建立盘点制度，是监督、控制、管理库存和在用办公设备重要保障。定期的检查、盘点库存、在用和闲置物资，保证物资的帐、卡、物相符，及时处理可能出现的有帐无物、有物无帐、丢失、损坏、积压、短缺和非法侵占物资等问题。

　　四、使用管理是办公设备管里的难点

　　办公设备的使用管理由于使用人员众多、使用地点分散、操作水平参差不齐、安全操作观念不相一致，致使办公设备使用中的管理难点重重。如何突破办公设备的使用管里的难点，重点应在于办公设备放置位置的选择、节省开支和增加效益、严格执行操作规程、故障管理和日常维护几个方面。

　　恰当的办公设备放置地点，是确保办公设备安全，便利操作使用和提高效率的重要保障。放置办公设备的地点应符合以下条件：第一安全；第二便于工作；第三便于安装、维修、移动；第四与整体办公环境相匹配。

　　正确地使用管理办公设备，节省不必要的开支，减少不必要的浪费，为企业或单位增效节支，是办公设备管理的目标和任务之一。因此，办公设备的使用和管理人员，在实际操作中应确实做到三点：第一、要看懂供应商或生产商提供的设备和耗材的产品使用说明书（用户手册），做到了解设备和耗材的使用详情，了解设备的使用期限和耗材耗量的检测方式、方法。科学、合理地维护设备，延长使用寿命，减少耗材的耗量。第二、要按照产品使用说明书或用户手册的要求，安全、文明地使用设备和耗材（按照操作规程进行操作，按规定品牌型号使用耗材），严防操作不当引起设备损坏和耗材的浪费。并要把使用说明书（或用户手册）及安全技术操作规程（或操作手册）始终放在设备和耗材的附近，保障使用者随时使用。第三、在更换、领用耗材时，应检查、检测耗材是否必须进行更换，若还可以应用，应把旧耗材用尽，以减少浪费。

办公用品管理制度2

　　第一节总则

　　第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高工作效率，特制定本制度。

　　第二条本规定所指行政事务包括印章管理，公文管理，办公事务用品管理，公务车管理，邮发管理、档案管理等。

　　第二节印章管理

　　第三条公司印章包括：公司公章、财务专用章、合同章、法定代表人私章、财务主管私章等涉及公司对外交往使用的印章。

　　第四条公司印章由总经理办公室主任或指定专人负责保管。

　　第五条公司印章的使用一律由各单位负责人及总经理签字许可后，管理印章人方可盖章，如违反此项规定造成后果由直接责任人员负责。

　　第六条公司所有需要盖印章的介绍信、说明以及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存盘。

　　第七条公司不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经总经理批准后方可开出，持空白介绍信外出工作归来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用者必须交回。

　　第八条需签章的经济文本审批权限参照“经济合同管理制度”和“资金管理制度”的规定执行，盖章后出现的意外情况由批准人负责。

　　第三节公文管理

　　第九条公司的公文格式应规范化，公文处理程序应严肃、正确。

　　第十条公司公文的发行由公司总经理办公室负责。包括公司各类红头文件、总经理办公例会会议纪要、规章制度、通知、指示等。

　　第十一条各单位、各部门自行打印的涉及公司权益的外发文稿必须经本部门负责人签字，交总经理办公室审核后发送。

　　第十二条各单位、各部、室所有打印成文的内部规章制度和下行文稿必须报总经理办公室留底存档。

　　第四节办公事务用品的管理

　　第十三条办公事务用品类别规定如下：

　　（一）办公用品（桌椅等）

　　（二）事务器具（活页夹、度量衡器具等）

　　（三）印刷品

　　（四）纸张（复印纸、传真纸、打印纸等）

　　（五）杂物器具（杯子、茶叶等）

　　（六）办公自动化用品（计算机、打印机、复印机等）

　　（七）其它

　　第十四条办公事务用品的购发：

　　（一）办公事务用品的购发由各部门在每月1—5日间造好用品需求计划，由部门负责人签署后报总经理办公室，总经理办公室根据实际工作需要有计划购买、分发给各部门，由部门负责人签字领回。低值易耗办公事务用品可由总经理办公室确定购买。单件价格超过1000元以上的物品必须由总经理批准后方可购买。

　　（二）计划外办公事务用品的申请领用，必须经公司分管领导与办公室主任会签后方可购发。

　　（三）公司新聘工作人员办公用品，总经理办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员正常工作。

　　（四）公司办公事务用品应建立帐簿，购发手续清晰、规范。

　　第五节公务车管理

　　第十五条公务车的使用范围主要包括：部门主管级以上领导外出联系工作或外地出差接送；接待外宾；接待兄弟单位或有关单位来厂办事的工作人员；其它人员的'紧急和特殊用车。

　　第十六条车辆调度由总经理办公室主任负责，驾乘人员凭其签发的用车通知单用车。

　　第十七条申请用车一般应提前一天通知总经理办公室，总经理办公室应严格按规定派车，不得随意扩大用车范围；向同一方向的用车，以节约为本，能合用车的就合用车，不另派车。

　　第十八条公司的司机应服从调度，安全驾驶，爱护车辆，文明行车。

　　第十九条公司在无车或车辆不足时，申请人应依照上述原则向公司总经理办公室提出申请，由总经理办公室与集团公司车队协调派车。

　　第六节邮发管理

　　第二十条公司总经理办公室负责为各部门收发信件、邮件。所有公发信件、邮件都由文书登记、收发。

　　第二十一条各部门的报刊订阅由总经理办公室负责。公费报刊的征订由各部门负责人上报分管领导，由总经理办公室统一报批处理。

　　第七节档案管理

　　第二十二条档案管理由公司办公室文书负责。要认真做好文件收发、登记、传阅和归档工作，对涉及机密的文件、资料，档案要做好保密工作，防止泄密。

　　第二十三条归档范围：

　　公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

　　第二十四条档案的借阅与索取：

　　（一）总经理、公司部门负责人借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

　　（二）公司其它人员需借阅档案时，需经部门主管批准，并办理借阅手续。

　　（三）借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案由公司总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

　　第八节附则

　　第二十五条本规定如有未尽事宜或随公司的发展，有不适应工作需要的，各部门可提出修改意见，总经理办公室研究并呈请总经理批示。

　　第二十六条本规定解释权归总经理办公室。

办公用品管理制度3

　　一、办公用品的采购

　　（一）本制度所称办公用品指除水文设施设备外，各科室日常需要的办公用品及文印消耗品。

　　（二）消耗性办公用品由各科室向办公室申报，每月25日前由办公室统一提出次月办公用品购买计划表，经分管局长审核后，由办公室统一购置、发放、登记和管理。

　　（三）办公用品类固定资产每年申请报废一次，报废后将办公用品交回办公室，需要新购置的每年10月底可申请采购一次。

　　（四）办公易耗品由办公室根据耗量，提出书面计划，经分管领导同意，交采购员购买，验收入库无误签字后方可报销。

　　（五）有专项资金的会议和项目所需办公用品，由办公室指定人员购买，在专项资金中报销。

　　（六）购买各类物品时，要重实用、重质量，对量大、金额大的.物品做到3人以上参与询价采购，货比三家，价廉、物美、实用。

　　（七）购买的办公用品需建立入出库制，并由接收人在物品发货单上签字，报销应凭发票和签收的发货单报账。

　　二、办公用品的使用和借用

　　（一）办公用品领用，需填报领用申请单，经各单位负责人签字同意，联系分管局长审核后，由分管办公用品的领导批准后方能领用。

　　（二）各部门所领办公用品均属水文局公有财产，只能用于工作所需，绝不允许据为已有。

　　（三）各类专项项目领用的办公用品、耗材等按成本核算价格，计入专项项目成本。

　　（四）因工作需要借用公共办公用品（如照相机、摄像机等）时，要履行相关借用手续。借用前，保管人员及借用人员要仔细检查办公用品有无损坏，并在借用人员应在借用单上签字；归还时，仍然要仔细检查其有无损坏及损坏程度，在归还单上详细备注并签字。

　　三、办公用品的管理

　　（一）办公日常用品，均由办公室统一登记造册，集中管理。

　　（二）各类物资存放要做到安全，避免物资损坏；物资要分类存放，清理记账，列好收支明细表，做到心中有数。

　　（三）借用公物，必须登记入册，按时归还。

　　（四）各科室所需办公用品，应填写办公用品领取单。

　　（五）原则上公物不得外借或合用，外单位因特殊情况借用我局公物，须经分管领导或办公室主任批准，办公室统一登记并办理借还手续。

　　（六）发给各科室的办公用品，要管好、用好，不得乱放乱扔或损坏遗失，人为损坏或因保管不善遗失的，责任人按价赔偿。

办公用品管理制度4

　　第一章：总则

　　第一条：目的

　　为适应单位管理的需要，推进行政办公物品的规范化管理，控制办公费用，本着节约高效的原则，特制定本制度。

　　第二条：适用范围

　　本制度所指办公物品为单位日常办公所用文具（含水笔、笔记本、钉书器等）、办公自动化所需用的耗材（含U盘、录音笔、5墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。

　　第二章：办公用品分类

　　第三条：行政办公物品的分类

　　行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产（办公固定资产和办公低值资产统称办公资产）、办公用品。

　　1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在20xx元及以上的各种办公家具及办公设备。

　　2、办公低值资产指使用期限较长，在使用过程中不易消耗，单位价值在20xx元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。

　　3、办公用品指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。

　　第三章：行政办公物品的管理职责

　　第四条：办公室的主要职责

　　办公室是行政办公物品的综合管理部门，负责对行政办公物品费用支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括：

　　1、供应商选择及管理；

　　2、组织各部门行政物品管理程序监控；

　　3、年度、每月办公物品开支计划的编制、报批和执行；

　　4、行政办公物品的分配、调拨、维修和报废；

　　5、配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责日常维护和修理。

　　第五条：部门资产负责人的主要职责

认真贯彻执行单位的资产管理制度；部长负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理调配本部室内的办公设备等资产。

　　第六条：资产使用人的主要职责

应该爱护单位财产，合理使用办公设备，由人力资源总部协助负责培训员工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为破坏，由使用人自行付费维修，并报送办公室进行维修登记。

　　第四章：行政办公物品采购

　　第七条：办公用品采购

　　1、办公室每月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划，纳入单位全面预算，报单位财务部列入每月全单位资金计划。

　　2、办公室持相关票根据单位相关财务规定报销，费用计入各部门的'年度预算执行台帐。

　　3、办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买，并由办公室主管领导批准后购进。购进消耗材料统一保管。

　　第八条：办公类服务采购

　　办公类服务采购指单位各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类的采购。

　　1、单位办公室办公室进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。

　　2、单位各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的，经主管领导审批后在单位办公室公布服务供应商范围内选择。

　　第九条：办公资产采购

　　1、办公资产采购计划

　　办公资产使用部门编制《年度办公资产采购计划》并纳年度预算和经营计划，经主管领导审批通过后提交办公室汇总。

　　办公室汇总各部门《年度办公资产采购计划》后编制单位年度采购计划，提交单位领导审批，审批通过后由办公室执行采购计划。

　　2、办公资产临时采购报批

　　各部门临时需要购置办公资产时，填写《资产购买申请单》（见附件二），经单位领导审批通过并签字后，提交办公室实施采购。

　　3、实施采购

　　办公室进行货比三家的方法进行询价后，连同资产申请表和询价后的采购报价单上报单位领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。

　　4、验收

　　办公室汇同使用部门根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采购办公资产，验收完毕后填写验收单并签字确认，办公室和使用部门各自登记办公资产台帐，填制固定资产卡片。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《资产购买申请表》和购物明细复印件由办公室统一保管。

　　第五章：办公物品的管理

　　第十条：办公用品配发

　　1、各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。

　　2、办公用品每月第一周领用配发。办公室负责办理使用部门的领用手续，认真填写文具领用登记单，并进行台帐登记，写明物品的名称、规格、单价、购买日期、使用人等。

　　3、办公用品原则每月一次领清，不得另行申领。如有特殊需求提前与办公室申请。单价超过100元以上的办公文具由办公室主管主任审批。配发后办公室登记台帐，写明物品的名称、规格、单价、购买日期、使用人等。

　　4、员工在单位内部调动，其使用的办公用品可以带走。

　　第十一条：办公资产的管理

　　1、资产调拨

　　部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》（见附件三）。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序：调出部门负责人—调入部门负责人—办公室确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。

　　2、资产报废

　　由部门负责人填写《资产报废申请单》（见附件四），报单位办公室，办公室会同财务部门进行资产损坏鉴定后，由办公室主管领导审批，审批后方可报废。办公室与财务部门同时销帐。有再使用价值的，由办公室收回统一维修、保管、再分配，资产台帐做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则本部门按照其原值赔偿，并按照单位相关规定处罚。

　　3、资产的租用、出租和外借

　　单位需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要，租用部门必须报单位办公室审批，办公室应尽量考虑在单位内部调配，调配确有困难而且购买不经济合算的情况下，经总经理批准方可租用，租用手续由单位办公室统一办理。

　　（1）单位长期不使用的行政办资产品可考虑对外出租和外借。办公室定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点，对其中达到报废条件的按相关制度办理报废手续，对长期闲置的物品主动寻求外租，对今后没有使用价值的物品进行出售。

　　4、办公资产的日常维护、维修

　　（1）办公室是办公资产日常维护、维修的责任部门。

　　（2）办公室编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计划。根据维修计划对各部门办公资产进行检查，按期进行维护，保证各物品正常工作。

　　（3）各部门的办公资产需要维修时，由部门负责人填写《办公设备维修申请表》报送办公室。不经过部门资产负责人而私自报送维修申请，则办公室不予受理。

　　（4）办公室接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行相应的维修、更换，一般性修理应在三个工作日内修理完毕，其它较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修完毕后及时登记《办公设备维修记录表》（见附件五），资产使用部门负责人签字确认。

　　（6）若聘请外部单位进行维修，相关付款事项执行资金支付程序。

　　（5）由于人为原因造成办公资产损坏，要按照物品的原价进行赔偿。

　　5、办公资产的年终盘点

　　（1）年终资产清查由办公室对各部（室）进行实物清查，丢失的办公资产由丢失部门按照原值赔偿。资产清查结束后，由办公室将年终清查报告上报单位领导。具体清查程序可参照《固定资产管理办法》

　　（2）办公物品丢失、损坏属于过失人责任的，过失人应承担相应的赔偿责任。

　　6、各部门部长要调离本部门时，人力资源要及时通知办公室，办公室根据办公资产台帐清点调出人负责部门所使用的资产，有短缺者，按照物品原价赔偿，待办理完办公设备移交手续后，方可调离本部门；一般员工调离本部门，由部长负责该员工使用资产的移交，由人力资源部协助完成。

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