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地产公司销售部档案管理制度

时间：2024-10-26 15:37:00 销售我要投稿

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地产公司销售部档案管理制度

　　在日常生活和工作中，我们都跟制度有着直接或间接的联系，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。一般制度是怎么制定的呢？下面是小编收集整理的地产公司销售部档案管理制度，希望能够帮助到大家。

地产公司销售部档案管理制度

　　为规范销售档案管理工作,使档案管理工作规范化、标准化、系统化、特别制定以下管理办法;

　　一、档案归档范围

　　1、销售合同

　　(1)预定书(认购书)原件;

　　(2)买卖合同原件;

　　(3)换、退房申请;

　　(4)房型修改申请;

　　(5)其他合同之补充协议。

　　2、客户资料档案

　　(1)来访客户名录:包括客户姓名、联系方式、需求,及了解到的客户的家庭情况及其他特别事项。

　　(2)签约客户档案

　　基本资料:姓名、联系电话、已购房型、付款情况、家庭情况等;

　　办理按揭及房屋产权证所需客户提供的资料;

　　其他客户提交之资料。

　　3、内部管理档案

　　(1)销售部内部管理档案:各项管理制度、成文发放的管理文件

　　(2)销售管理档案

　　(3)各日、周、月统计表及报表;

　　(4)早晚会会议记录。

　　4、内部往来文件

　　(1)发往各部门间的日常函件;

　　(2)收到公司各部门的往来文件。

　　5、公司对外宣传资料

　　(1)各类公司制作的楼书、提袋、宣传品样本;

　　(2)电视宣传资料:各种宣传用vcd、录音带、录像带;

　　(3)户外灯箱、路牌的样稿;

　　(4)各类宣传活动的录影带及照片。

　　6、房地产相关信息

　　(1)房地产相关法律、法规、政策、资料;

　　(2)各楼盘楼书;

　　(3)房地产相关信息剪报;

　　(4)各项目对外宣传广告剪报。

　　7、对外合同合约

　　(1)户外宣传制作合同复印件;

　　(2)媒体制作合同;

　　(3)其他与销售部有关的合同合约。

　　二、归档及保管要求

　　1、严格按归档范围对档案进行归档整理;

　　2、档案资料分类应清晰、全面;

　　3、档案接收时要认真点、验收,并办理交接手续后入档;

　　4、档案必须使用专用资料柜、资料盒;

　　5、应建立清晰、明了的检索工具便于检索。

　　三、档案的借阅

　　档案的借阅应有严格的借阅制度,必须填写借阅登记表方能借阅。档案借阅办法按以下制度执行:

　　1、本部门档案仅限本部门员工借阅;外部门借阅需出示借条,附双方负责人许可签字;

　　2、本部门员借阅,借期不超过两天。如因需要延长借期,须出示借条并附部门负责人签字;

　　3、查阅、借还档案都必须在管理员处办理登记手续方能借阅和离开;

　　4、按期归还,爱护所借档案资料,逾期不还或有损坏、遗失,按有关规定进行处理,造成重大损失者当追究责任;

　　四、档案的保管

　　1、档案接收时要认真清点、验收份数、张数、规格验收必须符合要求的,办理交接手续方可入档;

　　2、各类档案材料,应按管理规范要求分类、编目、立卷,放入档案盒或档案夹内上柜保管;

　　3、档案存放必须使用专用资料柜,排柜方式要省时、醒目,便于查找;

　　4、每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理,核对以保管单位为基础,做到账物相符,对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救。

　　五、档案的剔除和销毁

　　1、在整理档案的过程中,对档案材料要仔细甄别,对无保存价值的资料及时剔除,必要时列出剔除资料目录提交部门经理批示;

　　2、每年年底对保管期满的档案列出目录写出专题报告提交领导,经部门批示后销毁。

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