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工作会议的流程

时间：2022-06-22 05:23:04 职场我要投稿

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工作会议的流程

　　工作会议的流程

工作会议的流程

　　会议团体由于其人数众多同时消费，消费额较大，一般包含住房、餐饮、会议、娱乐等一系列综合消费，能有效的带动酒店整体经营项目，因为参加的人员身份较高或者会议议题重要，社会影响较大，能够有效地提高酒店的声誉。因而，会议是许多酒店的重要销售内容之一，甚至有些酒店以“会议中心”命名，以会议作为酒店的品牌。

　　但是，会议团往往因为其规格较高，客人要求严格甚至苛刻，牵涉的部门多，会务细节繁杂，一旦某一个细小的环节出现失误，会影响到整个会议成功与否。所以，需要我们酒店服务人员在工作时格外地一丝不苟，认真对待。对我们销售部的员工而言，招徕业务是我们的天职，其重要性更不必多提。会议团的基本工作流程如下：

　　一、信息搜集

　　1.寻找机会。通过各种渠道，如销售访问、客人查询、中介机构、朋友介绍等探听各种会议信息。

　　2.紧密跟踪。得到会议信息后，立即与对方联系，了解详情，介绍酒店，对电话查询，要在交谈中尽量多了解会议情况，主动介绍酒店设施和一般对外报价，对书面询问价，要在24小时内回复。

　　3.建立联系。设身于客户的位置，显得处处为客人着想，赢得客人信任与好感讲清自己的名字、电话、传真、呼机号码，方便客人联系。

　　4.知已知彼。了解活动的日期、时间、人数、国籍、会议性质、房数、房类、会议室摆设、视听设备、餐饮、娱乐、交通、旅游、礼仪、特殊要求等。探听竞争对手的情况，旁敲侧击客人与哪些酒店联系过，报价情况及客人倾向。

　　二、销售谈判

　　1.资料充分。预先准备客人需要的各种资料，如酒店介绍、地图、房间介绍、会议室名称、价格、面积、标价、会议套餐、菜单、各营业部门经营项目、营业时间等，熟记于心，遇有问询脱口而出，显得经验丰富、沉稳可靠。

　　2.适当报价。根据会议的需要，安排适当场地，同时兼顾公司会议预算，实力，参考对酒店支持多少，予以适当优惠。形式要符合五星级规范，书面打印，严禁随意手写。

　　3.摆脱折扣困扰。这是销售中经常遇到的难题，客人常常以竞争对手的低价来压价，以消费总额高要求更多优惠，甚至以取消活动来要挟，遇到这种情况，不能显得厌烦，也不能动辄以权限范围为借口，将问题推给部门经理，而应有相应对策回答客人。

　　1)引导客人关心产品的价值而不是价格

　　例如：本酒店客房新、面积大、风景好、设施新，而某酒店开业近十年，未装修过，房间状况相差很大。

　　2)向客人说明本酒店的独到之处

　　例如：本酒店面临大海(或花园、湖景等等)，环境优美，还有本市最好的夜总会和桑拿中心。

　　3)把讨论引向深入，使价格不再是问题的焦点

　　例如：爱立信在珠海只住本酒店，为的是选择最佳酒店，树立公司形象，您摩托罗拉公司当然要超过它了。

　　4)从客户的立场出发

　　例如：您的客人都是国内客人，吃中式可能会比较习惯，不如把自助午餐改成中式午餐，价格还可以从原来的RMB98降低到RMB80每位，您看怎么样?

　　5)坚持让酒店赢利

　　例如：我们这次为您提供的Meeting Package已经是我们最优惠的底价了，不可以再降低了，非常抱歉，希望您能够理解。

　　6)判断客户是利用假象压价还是实情

　　例如：客户说：“皇冠假日酒店报给我们的房价才干RMB350，你们酒店还要RMB450，太贵了。你们必须要低于RMB350，否则我们就把会议不放在你们酒店开了。分析：在目前的市场状况下，皇冠假日酒店不太可能报RMB350，因为低于它的平均房价和市场的平均房价太多，客人说的不一定真实，如果信以为真就被客人利用了。反过来，如果它真的报这么低的价格，那我们也没有必要在价格上与它再压价。就这一个会议团而言，与其过分和它压价，不如挖掘其它更好的、价格更高的客源。

　　7)说明酒店优惠政策，让客人得到优惠

　　您这次会议共12人，但预算又这么紧张。这样，与其会议室租金、茶点、早餐、午餐分开计算，不如用我们最优惠的会议套餐，您看呢?

　　4.考虑到意外事件。例如，如果会议团房间较多时，须提前一周提供客人名单;如有数量变更，至少提前通知(如提前一天)，且不得超过某一正常比例(如5%)，要设立最低保证的房间数量。

　　如果是露天烧烤晚餐，除了确认正常的餐饮安排外，还要考虑到天气因素，事先说明如果因为天气原因，用餐按照同样的标准改在室内进行自助餐。

　　5.提供超值服务如果：

　　提供的服务<客人预期结果：不满意，投诉。

　　提供的服务=客人预期结果：感觉一般。

　　提供的服务>客人预期结果：满意，赞赏。

　　结论：在必要的情况下，提供酒店原本不提供的服务，扩大酒店服务的内涵和外延，会使客人感觉物超所值，感到我们的工作无愧于五星级标准。

　　三、签订合约/确认书

　　1.确认细节。谈判中涉及的事项安排(例如日期、时间、人数、保证人数、地点、客房、餐饮、会议、娱乐、交通、旅游、价格、授权签单人、结帐方式等等)，必须与客人逐一确认。

　　2.签署合约。准备会议协议书，明确双方达成的共识，由公司授权人签署。

　　四、发会议通知单(Issue Conference/Event Order)

　　注明公司、活动名称、日期、人数、联系人等，将详细的安排一书面的形式，通知各相关部门，并需要签收。

　　前厅部订房部：房数、房类、日期、名单、果篮(有些酒店的订房部属于市场销售部)

　　接待处：欢迎信、餐券

　　礼宾部：接送、行李

　　大堂副理：贵宾接待、延迟退房

　　餐饮部宴会部：会议厅、时间、摆设、设备、茶点、留座卡

　　餐厅：日期、保证人数、摆台、菜单、服务费、酒水

　　娱乐：时间、人数、地点、收费(有些酒店单独设立娱乐部)

　　财务部项目：各收费项目、价格

　　结帐：付款方式、时间、签单人员及签名式样

　　工程部视听设备的安装、调试、悬挂欢迎横幅、酒店设备的正常运行

　　保安部泊车、预留车位、维持秩序

　　销售公关部美工：横幅/指示牌之内容、放置地点、日期

　　公关：迎送、安排传媒采访、新闻稿

　　客房部入住时：房间打扫

　　结帐时：检查房间、酒水

　　五、会前沟通会

　　对于重要或复杂的会议，为了加强各部的沟通效率，增进对会议安排的理解，酒店必须在发放“会议通知单”后、客人抵达前，提前召开酒店内部的“会前沟通会”。沟通会由销售部主持，讲解会议团需要注意的方方面面，相关各部门的部门经理或执行主管参加。如果会议的组织者已经提前抵达酒店，可以邀请一起参加此沟通会，介绍组织者给酒店各部门经理/主管认识，显示酒店对他们的尊重和重视。

　　六、会议期间的跟进与协调

　　1.落实安排：在客人抵店前与各部确认各项安排是否落实。

　　2.大堂迎接：客人抵店必须在大堂迎接客人，事先通知大堂副理，接待处、行李部。作好必要准备，致谢客户负责人，询问变更，留下名片，方便联络。

　　检查现场：会议期间或茶歇时间，检查各部服务情况，询问客人是否存在不妥。

　　4.投诉与补救：如遇客人投诉，应表歉意，通知相关部门，立即改进。如有困难，立即向销售部经理汇报，请示，重要变更须书面通知各部门。

　　5.结帐：通知收银提前准备帐单，提醒其应准确无误。在客人付款时陪同客人，在客人需要时向客人解释帐单的内容，听取客人的意见和建议。

　　6.送别：陪同酒店领导或部门经理在酒店门口送别客人，赠送酒店纪念品，致以感谢，欢迎客人再次光临，送至客人上车，目送客人远去。

　　7.感谢：致电或传真给客人或者客人的公司领导，表示感谢，希望长期合作，欢迎再次光临。

　　七、工作总结

　　书面总结客人在整个会议接待过程中的意见和建议，客观地指出酒店在接待过程中存在的不足之处和值得改进的地方，交由市场营销部总监/经理审阅并签批后，发往各相关部门。

　　以上的会议工作程序，销售部员工要仔细阅读、认真领会，最重要的是要理论联系实际，在工作中举一反三，灵活运用，以实际行动促进酒店会议市场的销售和接待工作。

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