（精华）公司档案管理制度16篇
现如今，很多场合都离不了制度，制度是指在特定社会范围内统一的、调节人与人之间社会关系的一系列习惯、道德、法律(包括宪法和各种具体法规)、戒律、规章(包括政府制定的条例)等的总和它由社会认可的非正式约束、国家规定的正式约束和实施机制三个部分构成。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，以下是小编收集整理的公司档案管理制度，希望对大家有所帮助。
公司档案管理制度 篇1
1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的.档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
公司档案管理制度 篇2
第一章 总则
第一条 为加强公司档案管理，确保档案资料的完整性、准确性、系统性和安全性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条 本制度适用于公司各部门在业务活动中形成的各种门类、各种载体的档案材料的管理，包括但不限于文书档案、会计档案、科技档案、人事档案、声像档案、电子档案等。
第三条 公司档案管理遵循“统一领导、分级管理、集中保管、便于利用”的原则，实行档案信息化、规范化、科学化管理。
第二章 管理机构与职责
第四条 公司设立档案管理中心（或指定部门），负责全公司档案工作的规划、组织、协调和监督。其主要职责包括：
1. 制定和修订公司档案管理制度；
2. 组织公司档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作；
3. 指导和监督各部门档案管理工作；
4. 开展档案业务培训，提高全员档案意识和管理水平；
5. 推进档案信息化建设，实现档案数字化管理。
第五条 各部门应指定专（兼）职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并与档案管理中心保持密切联系。
第三章 档案的收集与整理
第六条 档案收集应遵循“应归尽归、应收尽收”的原则，确保各类档案材料的齐全完整。各部门在办理完毕的文件材料，应及时整理并移交档案管理中心。
第七条 档案整理应遵循档案形成的.自然规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第八条 档案整理过程中，应对档案进行分类、编号、编目，并编制检索工具，确保档案检索的便捷性。
第四章 档案的鉴定与保管
第九条 公司应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对无保存价值的档案进行销毁处理。鉴定工作由档案管理中心组织，相关部门参与。
第十条 档案保管应确保档案的安全与完整，采取防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等措施。电子档案应定期备份，确保数据安全。
第五章 档案的利用与开放
第十一条 公司档案应根据公司内部规定，向相关部门和人员提供利用服务。利用档案应履行登记手续，确保档案的安全与完整。
第十二条 档案利用应遵循保密原则，严格控制档案密级，确保不泄露公司机密。
第十三条 对于具有历史价值或社会影响的档案，公司可根据实际情况，在遵守相关法律法规的前提下，向社会开放。
第六章 档案信息化建设
第十四条 公司应积极推进档案信息化建设，实现档案的数字化、网络化管理，提高档案管理效率和利用水平。
第十五条 档案管理中心应负责电子档案系统的建设、维护和安全保障工作，确保电子档案的真实、完整和可用。
第七章 附则
第十六条 本制度自发布之日起实施，解释权归公司档案管理中心所有。
第十七条 随着公司发展和档案管理工作的需要，本制度将适时进行修订和完善。
公司档案管理制度 篇3
第一章 总 则
第一条 为加强公司企业档案工作，服务于企业研发、生产、经营活动和管理工作，根据《集团有限公司企业档案工作规定》和档案相关法律法规，结合公司实际，制定本办法。
第二条 企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。
第三条 知识产权档案是指在知识产权创造、运用、保护和管理工作活动中形成的，具有保存价值、应当归档的各种载体的档案文件。
第四条 重大活动档案是指在重大活动中直接形成的具有长久保存价值的文字、图表、声像、电子、标志性实物等不同形式的历史记录。
第五条 企业档案实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。
第六条 公司各单位包括全资子公司应设置专职或兼职资料员或文书员，负责本单位文件材料的管理工作，形成档案管理网络。并在业务上接受公司档案馆指导。
第七条 境外企业档案管理参照《集团有限公司境外企业档案工作指导意见》执行。
第二章 工作职责
第八条 档案馆职责
（一）学习贯彻并执行上级档案主管部门及国家档案局的档案精神及法律法规。
（二）按照“统一领导、分级管理”原则，监督、指导、检查公司各职能部门及项目的档案前期的资料整理工作。
（三）制定年度档案工作计划，并组织实施。
（四）明确各门类档案归属与流向。
（五）督促公司各职能部门对重大固定资产投资专项资料的前期的收集、整理，对达到归档要求的资料予以接收，并配合上级单位完成对公司档案专项检查与验收工作。
（六）对公司达到归档要求的文件材料予以接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
（七）指导各职能部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。
第九条 公司及子公司各职能部门职责
（一）各职能部门应按照“谁形成，谁归档”原则，收集、整理、归档本部门（项目）文件，并定期向档案馆移交，对归档文件的完整性、准确性和系统性负责。
（二）各职能部门负责人，应对本部门归档文件的完整性和系统性负责。
第十条 加强企业重大活动档案管理工作，应依照有关规定，进行重大活动档案的立卷归档。应遵循集中统一管理的原则，确保重大活动档案的系统、完整、安全。
第三章 业务工作
第十一条 企业档案工作与业务活动
（一）档案工作应纳入公司领导工作议事日程、企业规章制度及工作流程、部门和有关人员的经济或岗位责任制。
（二）档案馆或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动。
（三）公司在下达项目计划任务、检查项目计划进度、验收或鉴定项目成果、进行项目总结时，应同时对项目文件提出归档要求、检查积累情况、验收或鉴定归档情况、做好归档交接。
第十二条 文件的形成与积累
（一）文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式；
（二）文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交部门、项目或专项资料员保管。
第十三条 文件整理与归档
（一）文件整理
1. 文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间的有机联系。
2. 文书、科技、会计、声像、实物档案等门类文件的整理，应分别符合《文书档案管理办法》《科技档案管理办法》《会计档案管理办法》《声档案管理办法》《实物档案管理办法》等标准、文件的要求。
3. 固定资产投资项目文件整理，
（二）文件归档范围
1. 公司在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。
（1）企业资产:包括各种物业(如楼宇、房产、土地)的产权证、使用证，资产的注入、划拨、划转、无形资产买入的请示、批复、权属证明及产权变动证明材料，清产核资工作中形成的各种文件材料；
（2）注册登记:包括企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料(包括企业的章程及与各方签订的合同)；
（3）行政管理:包括董事会、监事会形成的会议记录、纪要、决议等材料及文秘工作、劳动工资、人事管理、法律事务、外事公关、安全保卫等工作形成的文件材料；
（4）经营管理:包括经营决策、计划统计、财务管理、稽核审计等工作形成的文件材料，各种合同、协议及公证书，企业内部管理与整顿形成的文件材料；
（5）生产技术管理:包括生产调度、质量管理、劳动管理、能源管理、科技管理、计量工作、标准化工作等形成的文件材料及企业各种资质证书及相关材料；
（6）社团工作:包括党、团组织、工会、协会、纪检监察、宣传教育等方面形成的文件材料；
（7）投资开发:包括境内外投资项目中的项目建议(申请)书、意向书，可行性研究报告、项目评估、项目批准文件，合同、章程、协议等及其审批文件、批准证书，项目勘察设计、施工、竣工验收等活动形成的文件材料，承包工程、设计咨询项目中的招投标、中标、签订合同、施工准备、施工、竣工验收、工程移交等活动形成的文件材料，科技经贸合作项目中的合同、协议，及实施合作过程中形成的主要文件材料，劳务合作项目中的合同、协议、人事管理、财务管理等活动形成的文件材料；
（8）基本建设:包括本企业各种基建工程形成的依据性、基础性材料，设计文件、施工文件、监理文件和竣工文件材料；
（9）设备仪器:包括各种自制、外购设备及安装调试文件材料；
（10）产品生产:包括每种产品从开发、设计到工艺、工程安装、加工制造、检验、包装、商标、广告等方面形成的文件材料；
（11）科学研究:包括从开题到实验、总结报告、技术鉴定、成果推广应用及转让等系列活动中形成的文件材料；
（12）声像实物:包括各种活动形成的照片、录音、录像、磁盘、光盘、证书、奖状、奖章、奖杯、奖牌、锦旗、书画等；
2. 归档文件的主要来源有：公司形成的文件；公司引进项目、外购设备等接收的文件；所属单位及参股企业向公司提交的'文件；公司参与的合作项目，合作单位按要求应向公司提交的文件；公司执行、办理的外来文件。
3. 管理类和会计、科技、声像、实物等门类文件归档范围和保管期限，应符合文书档案管理办法》《科技档案管理办法》《会计档案管理办法》《声档案管理办法》《实物档案管理办法》等有关规定的要求。
（三）文件归档时间
1. 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。
2. 科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。
3. 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。
4. 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管1年后的第一季度向档案馆移交。
5. 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。
6. 更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。
7. 涉密档案文件归档时间，应按国家和企业保密规定执行。
（四）文件归档要求
1. 各部门、项目及专项工作专兼职资料员应按规定将文件整理后归档。
2. 归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称的质量要求。归档文件模糊不清或破损的，应予以修复。
3. 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档，复制件需加盖归档单位公章。
4. 非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。
5. 归档文件一般一式一份。重要、利用频繁和有专门需要的可适当增加份数。
6. 两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。
7. 文件形成部门应就归档文件填写“档案交接登记表”（附件1）。重要项目文件归档时，应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。
8. 文件形成部门应按期将“档案交接登记表”随同已整理的文件向档案馆移交；档案馆接收时应认真核对，并检查档案质量；双方在“档案交接登记表”签字后各保留一份，履行交接手续、形成归档记录。
9. 具有永久、长期保存价值的电子文件，应形成一份纸质文件归档。电子档案实行“双套制”管理，应与其他载体档案区分，单独整理存放，并通过互见号与其他载体档案建立对应关系。
10. 因公出国考察带回的技术材料、影像资料，应及时整理、立卷、移交档案馆。
第十四条 档案与资料的收集
（一）接收所属单位因产权变动后属本企业所有档案。
（二）根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。
（三）根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。
（四）根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。
第十五条 档案整理工作
（一）档案馆应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。
（二）分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应附有分类说明。
（三）类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的1种或2种混合方法设定。
（四）全宗内档案按类别集中排列，类别内档案按类目顺序排列编号。
（五）根据分类方案和排列顺序编制档号，档号编制方法见《档号编制规则》（DA/T 13-1994）。
（六）档案全宗、分类编号，应按《中国中车集团有限公司档案分类编号办法》执行。
（七）纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。互见号是反映同一内容其它载体档案保管单位的档号。
（八）按全宗、类目、保管期限编制档案目录。
第十六条 档案保管工作
（一）档案存放应依据档案载体选择档案柜架、底图不宜折叠，磁性载体应配备防磁设施。重要档案应实行异地异质备份、确保档案安全。
（二）档案入库前一般应去污、消毒，受损的档案应及时修复或补救，易损的制成材料和字迹、应采取复制手段加以保护。
（三）库房管理
1. 库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能。
2. 库房设备运转和档案害虫及霉菌防治情况应定期检查，并及时排除隐患。
3. 库藏档案应定期清理核对、做到账物相符，数量发生变化时应记录说明。
（四）馆藏档案应保持其历史的真实面目，可采用缩微技术进行档案的抢救和保管，受损档案、珍贵档案或档案孤本应进行缩微拍摄，原件和缩微品并存。
第十七条 档案鉴定工作
（一）成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（组），负责确定文件保管期限和到期档案鉴定。
（二）根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用以及历史研究价值确定档案保管期限。
（三）档案保管期限一般分为永久和定期两种。
（四）凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，应为永久保管档案。
（五）凡是反映本企业一般工作活动，在一定时期对本企业各项工作有参考利用价值的文件，应为定期保管档案，可根据其参考价值分为30年和10年。
（六）定期对已到保管期限的档案进行鉴定：经档案鉴定委员会（或小组）鉴定，需继续保存的档案应重新划定保管期限；无保存价值的档案应登记造册、填写销毁清册，经企业法定代表人批准后进行监督销毁，销毁清册永久保存；涉密档案还须经企业保密委员会批准后进行监督销毁。
第十八条 档案统计工作
（一）档案馆应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。
（二）建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案馆（室）藏情况、年度出入库情况、档案利用情况、档案专兼职人员情况、档案设施设备情况、档案销毁情况等。
（三）档案统计工作应保持连续性，按国家档案局有关规定填报企业档案室基本情况年报表。
第十九条 档案利用工作
（一）档案馆应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时有效地提供档案利用服务。
（二）根据保密规定和知识产权管理要求，设定档案利用权限，越权利用须经有关领导审批。
（三）档案利用应按规定审批、登记，填写借阅登记表，涉密文件还须填写涉密档案调卷审批单；利用效果突出的宜进行登记，填写利用效果登记表，收集、积累利用效果事例，申报开发利用档案信息资源成果。
（四）可采用直接查阅、电话调阅等方式，提供利用原件、复制件，复制件需加盖“档案复制专用章”。
（五）借阅档案的人员，应保持案卷的完整与安全，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密。
（六）借阅档案在归还时，档案管理人员应严格检查验收，确认没有问题后，双方办理交接手续。
（七）公司宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编等。
（八）公司宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。
（九）公司宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。
第四章 档案的保密工作
第二十条 档案资料是企业的宝贵财富，档案人员和档案利用人员应有高度的保密意识，遵守保密制度。
第二十一条 档案只限归档人员利用，其他人员需填写“借（查）阅申请表”（见附件4），并经有关领导签字审核后方可借阅。科技档案、声像实物档案须经总工程师批准；文书档案须经公司保密委员会主任批准；会计档案须经总会计师批准。
第二十二条 有密级档案经批准查阅后，只允许在档案室查阅，不允许带离档案室，并禁止摘抄。
第二十三条 档案人员违反保密制度，丢失或擅自提供档案、泄漏档案机密，应根据情节轻重给予处分，直至依法追究刑事责任。
第二十四条 对严格执行档案保密制度，对保密工作有重大贡献的单位和个人，应给予表扬或奖励。
公司档案管理制度 篇4
第一章 总则
第一条 为加强公司档案管理，确保档案资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性，促进档案资源的有效利用，特制定本管理制度。
第二条 本制度适用于公司所有部门及个人在业务活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等档案的管理，包括但不限于文书档案、人事档案、财务档案、项目档案、技术档案、电子档案等。
第三条 公司档案管理遵循“统一领导、分级管理、分类归档、方便利用”的原则，实行集中与分散管理相结合的方式，确保档案管理的规范化和科学化。
第二章 管理机构与职责
第四条 公司设立档案管理部门（或指定专人），负责全公司档案管理工作的规划、组织、指导和监督。档案管理部门的主要职责包括：
1. 制定和完善公司档案管理制度，并组织实施；
2. 负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、利用和销毁工作；
3. 组织开展档案业务知识培训，提高全员档案管理意识；
4. 协调解决档案管理中的重大问题，确保档案管理的有序进行。
第五条 各部门应指定兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交及日常管理工作，确保本部门档案资料的'完整性和准确性。
第三章 档案收集与整理
第六条 各部门应按照档案管理部门的要求，及时将业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料等归档。归档文件应齐全、完整，符合质量要求。
第七条 归档文件应进行分类整理，编制目录，注明档号、题名、日期、页数、保管期限等必要信息，便于检索和利用。
第八条 电子档案应按照公司电子文件管理相关规定进行收集、整理、存储和备份，确保电子档案的安全性和完整性。
第四章 档案保管与利用
第九条 档案管理部门应建立档案库房，配备必要的档案保管设施，确保档案的安全存放。档案库房应满足防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防高温等要求。
第十条 档案的借阅、复制、外借等利用活动应严格按照公司规定程序办理，履行审批手续，确保档案的安全和保密。
第十一条 档案管理部门应定期对档案进行清点、检查，及时发现并处理档案破损、丢失等问题。对保管期满的档案，应按规定程序进行鉴定和销毁。
第五章 档案信息化
第十二条 公司应积极推进档案信息化建设，利用现代信息技术手段提高档案管理效率和服务水平。档案管理部门应建立档案信息系统，实现档案的数字化、网络化管理。
第十三条 各部门应积极配合档案管理部门开展档案数字化工作，及时提供需数字化的档案材料，确保档案信息的准确录入和及时更新。
第六章 监督与考核
第十四条 公司应建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。
第十五条 将档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对在档案管理工作中表现突出的部门和个人给予表彰奖励；对违反档案管理规定，造成档案损失或泄密的，将依法依规追究责任。
第七章 附则
第十六条 本管理制度自发布之日起实施，解释权归公司所有。随着公司发展和档案管理工作的需要，本制度将适时进行修订和完善。
公司档案管理制度 篇5
第1条 档案的管理：
(一)办公室是档案的执行管理部门，并由专人负责档案管理;
(二)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档;
(三)档案管理人员坚持文书随时立卷归档，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作，档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料;
(四)档案管理使用专用电脑，建立电子档案和索引目录以备科学查档;未经办公室同意，其它员工一律不得擅自使用。
第2条 档案归档范围：
(一)公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料;
(二)政府、项目批文、合同，公司董事会形成的文件材料;
(三)反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等);
(四)资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等);
(五)公司制度体系、会议纪要、内部发文(工作流程、公司决定等)，发展规划、工作总结等;
(六)工程进度计划控制文件(含业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸，工程部门留用复印件备份等;
(七)公司各部门年度工作计划(财务资金计划由财务部归档);
(八)公司有效证照、证件;
(九)具有法律效力及保存价值的'文件;
(十)公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;
(十一)员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;
(十二)公司获得的各种社会荣誉资料;
(十三)会计统计、年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关财务类文件材料(此类档案由公司财务部自行保管存查);
(十四)组织人事教育培训、员工变动表、花名册、教育培训;
(十五)其他需要归档管理的资料，包括声像形式记录下来的.对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
第3条 档案立卷要求：
(一)办公室应及时做好档案归档分类保管工作;财务和物业应自行及时的将需归档的文件、报表等材料整理立卷以便存查;
(二)公司各部门应及时向办公室移交发生的档案材料，如材料还需使用，也应向交办公室立卷归档后再办理借阅手续;各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交归档的文件材料;
(三)各部门向办公室提交档案时，要严格履行移交手续;档案管理人员按文件材料分类造册，并在存档资料表上注明移交人、存档人、存档时间;
(四)档案立卷要求遵循公司档案的形成规律和特点，保持档案质检的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用;
(五)卷内档案材料应按材料排序，依次编写页号;
(六)有关卷内材料的情况说明，都应逐填写在目录备注内;
(七)案卷封面，应逐项按规定用钢笔或签字笔书写，字迹要工整、清晰。
第4条 档案归档时间:
(一)公司每半年进行一次集中清理归档工作并作出归档结论;
(二)财务部门需按时间要求将档案归档清整结论情况以书面形式报总经理批示后交办公室存查;
(三)物业公司档案按公司工作要求清整情况及结论报办公室存查;根据公司要求独立建立清查归档并将结果书面报办公室存查。
第5条 档案的借阅:
(一)借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、调换、撕毁等损坏档案行为，并应及时归还。
(二)各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅;
(三)公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门负责人批准，否则不予借阅;
(四)借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销;
(五)借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经公司总经理批准;
(六)借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过10天;档案管理责任人需追述借阅归还并做好记录;
(七)借阅人对档案要妥善保管，不得遗失;
(八)凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理;
(九)会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务同意并报总经理批准。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经总经理同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印，应经总经理同意方可办理。
第6条 档案保密级别:
(一)档案分一般档案和密级档案两类。档案的密级由公司总经理核定签注;
(二)有密级的档案需经公司总经理或授权办公室主任同意翻阅和复印使用;
(三)有密级档案只限档案管理员管理;
(四)一般档案管理，属业务工作使用范畴，对内予以及时提供利用;对外按借阅手续经办公室主任批准办理。
公司档案管理制度 篇6
第一章 总 则
第一条 为规范金融企业业务档案管理，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国商业银行法》《中华人民共和国保险法》《中华人民共和国证劵法》等相关法律，结合金融企业业务工作实际，制定本规定。
第二条 本规定所称金融企业业务档案，是指金融企业在货币金融、资本市场、保险、信托等金融业务办理及服务活动中形成并具有保存价值的各种载体形式的记录。
第三条 本规定适用于在中华人民共和国境内依法设立的下列金融机构：
(一)政策性银行、商业银行、农村合作银行，城市信用合作社，农村信用合作社。
(二)证券公司、期货公司、基金管理公司及其依法设立的从事资产管理业务的子公司。
(三)保险集团(控股)公司、保险公司、保险资产管理公司、保险专业中介机构。
(四)信托公司、金融资产管理公司、企业集团财务公司、金融租赁公司、消费金融公司、汽车金融公司、货币经纪公司。
(五)从事汇兑业务、支付清算业务和基金销售业务的公司。
(六)其他经批准从事金融业务活动的企业。
第四条 金融企业业务档案对维护金融企业和客户利益，保护消费者权益，防控金融风险，打击经 济 犯 罪，保障国家经济安全，促进经济和社会发展等具有十分重要的作用，是金融企业档案的重要组成部分，是企业管理的基础，应由企业档案部门实行集中统一管理。
第五条 各级档案行政管理部门根据职责负责金融企业业务档案工作的指导、监督和检查;各级金融业务监督管理机构及其派出机构负责将金融企业业务档案管理工作纳入金融业务监督管理制度、流程，与业务同监管。
第六条 金融企业档案部门或档案工作归口管理部门(以下统称“档案部门”)负责对本企业业务档案工作进行统筹规划、监督、指导和检查，各相关业务部门配合档案部门组织实施。金融企业所属各分支机构档案部门负责本分支机构业务档案管理工作，并对所属分支机构的业务档案工作进行监督、指导和检查。
第七条 金融企业应建立健全统一的业务文件材料归档管理制度;将业务文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入业务工作流程，列入业务工作或项目计划，列入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，列入企业考核体系和奖惩制度，确保业务文件材料的完整归档。
第八条 金融企业应当建立健全业务档案保管、利用、鉴定、销毁等工作的相关制度，确保业务档案的真实、完整、有效和安全，满足企业在证据、责任、信息、存史等方面的需要。
第九条 金融企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档或造成档案损毁、丢失、泄密等行为，进行相应的惩处。
第十条 金融企业业务档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，并定期接受业务培训。
第二章 业务文件材料的整理与归档
第十一条 金融企业应依据法律、行政法规、国务院金融监督管理部门和档案行政管理部门的规章和规范性文件的要求，结合业务工作流程，制定本企业业务文件材料的归档范围和业务档案的保管期限表;当业务范围或工作流程发生变化时，应及时修订完善。
第十二条 金融企业档案部门应当按照遵循文件材料形成规律、保持文件材料之间的'有机联系、便于保管和查找利用的原则，依据国家有关规定研究确定业务文件材料归档整理和分类编号方法，制订相关标准并保持相对稳定。
第十三条 金融企业业务部门应当按照有关规定，将应当归档文件材料按要求进行整理、立卷，定期移交本企业档案部门集中管理，并办理归档交接手续。
第十四条 金融企业文件材料归档一般一式一份，比较重要的或利用频繁的文件材料可适当增加份数。
第十五条 业务文件材料中属于企业管理类的文件材料，原件存入管理类档案，在与之相关的业务档案中可存放复印件并标明互见号。
第十六条 金融企业应当按国家有关规定进行档案著录。
第十七条 纸质和电子文件同步归档的，在文件内容、相关说明及描述上应保持一致;仅为电子载体形式的业务档案，须遵照国家有关电子文件归档和电子档案管理的规定和标准执行。
第十八条 金融企业建设业务信息系统时，应当有档案部门参与，由档案部门提出电子文件归档管理的相关需求，确保所形成电子文件能够归档，归档后电子文件符合电子档案管理要求。
第十九条 业务工作人员岗位变动时，应当及时办理移交所负责业务工作的文件材料，并清退借阅未还的档案。
第二十条 国内依法投资设立的金融企业有海外机构的应当建立海外机构业务档案管理制度。
第三章 业务档案的管理
第二十一条 金融企业应当配备符合档案保护和安全管理要求的业务档案保管装具和库房，并保证库房设施设备的正常运转。
第二十二条 金融企业应当按有关要求做好电子业务档案的存储和安全管理，保证电子业务档案的真实、完整、安全和可用，并对重要业务档案进行异质、异地备份，确保业务档案安全。金融企业对档案信息安全负最终责任。
第二十三条 金融企业将业务档案管理外包的，应当严格审核承包方的信息安全保障能力和资质。在签订合同协议时，应当明确有关档案安全保管、信息保密和提供利用等方面的责任和约定条款，以保障业务档案的安全与利用。
第二十四条 金融企业档案部门应做好业务档案管理的统计工作和对统计数据的研究利用，保证统计数据的完整性、准确性和连续性。
第二十五条 金融企业应当建立业务档案管理信息系统，逐步提高对电子业务档案的管理水平。业务档案管理信息系统的功能应当符合国家有关规定。
第四章 业务档案的利用、鉴定与处置
第二十六条 金融企业应当编制业务档案检索工具，方便业务档案的检索与查询。
第二十七条 金融企业应当对业务档案的查阅利用进行登记，对超权限利用应履行审批手续。
第二十八条 金融企业档案部门应积极开展业务档案的提供利用服务工作，加强对业务档案的编研开发，满足企业金融业务活动和管理工作的需要。
第二十九条 金融企业应当成立由主管领导、档案部门和业务部门人员组成的档案鉴定小组，对到期的业务档案按照有关规定进行鉴定并形成鉴定报告;对确已失去保存价值的到期业务档案，由企业负责人审批签字后方可予以销毁。销毁档案应在指定地点并有专人负责监督。对被销毁的档案应当登记造册，并与鉴定报告一并永久保存。对虽已到期、但未结清债权债务或有其他未了事项的业务档案不得销毁。对国家和社会具有重要保存价值的业务档案应当延长保管期限。
第三十条 金融企业因各种原因变更、终止的，应当按国家有关规定对业务档案进行妥善处置。
第三十一条 未经档案行政管理部门许可，金融企业不得以任何方式和形式将涉及国家秘密的业务档案携带出境。
公司档案管理制度 篇7
第一章总则
第一条为了加强财务档案的科学管理，建立财务档案的立卷、归档保管、调阅和销毁等管理制度，保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，使其规范化、系统化，特制定本制度。
第二条财务部门是财务档案的具体负责部门，财务档案管理工作分为六大类，包括会计档案管理、年度报告及审计资料管理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件、决议档案管理、合同档案管理。其中每部分需依据具体情况进行详细分类。
第二章会计档案管理
第三条会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料，是记录和反映公司经济业务的重要史料。
第四条每月形成的会计档案，应由专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册，档案依据分类，分别保存，凭证按月整理保存，次年初将本年账簿存档。
第五条应指定专人负责会计档案的保管工作，档案柜由专人负责分类整理，档案柜钥匙由专人负责保管。
第六条保存的'会计档案不得外借。如有特殊需要，按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，不得在会计凭证上涂画，不得拆封、抽换会计档案。
第七条财务部门负责设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或者复制人的.姓名、部门、日期、查阅内容、归还日期等。
第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年、永久5类。
第九条会计档案的保管期限，从年度终了后的第一天算起。
第十条对会计档案保管期限有特殊要求的，可以报董事会批准。
第十一条保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：
1.编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
2.集团总裁、财务总监在会计档案销毁册上签署意见。
3.集团财务管理部负责销毁会计档案，财务总监与董事长办公室人员共同监销。
4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应在会计档案销毁清册上签字盖章，并将监销情况报告公司总裁。
第十二条保管期满但未结清债权债务的原始凭证，不得销毁。应独立抽出立卷，保管到结清债权债务为止。
第十三条计算机电子财务文档，原则上应当打印出书面会计档案进行保存，同时刻录成光盘进行备份保管。
第十四条公司分立，会计档案由分立后的一方统一保管，另一方可查阅、复制与其业务有关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出，移交业务相关方保存，并按规定办法交接手续。
第十五条公司合并，原单位形成的会计档案应当由合并后的单位统一保管。
第十六条公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。
第十七条交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的财务负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
第三章年度会计报告及审计资料管理
第十八条年度资料包括年度报表、审计报告、验资报告等，这些报表及资料应依据时间、类别分别由专人保管。
第十九条年终报告、审计、验资报告应长期保存，分别装订，注明名称、日期等。如公司内部单位或股东等需要查阅或复制，
第二十条年度报告及审计资料原则上不予外借。需经公司借阅审批流程批准，资料保管人需记录发放或借出时间、姓名、部门、数量等，并由接收人签字或盖章。
第四章资金类档案管理
第二十一条资金类档案包括资金日报、资金周报、资金计划，资金计划执行情况分析报告、资金台账、融资台账、员工薪酬信息等方面。
第二十二条资金类档案按月度、季度、年度进行分类保管。
第二十三条融资台账信息记录须完整，因融资业务而签定的合同及协议必须将原件整理归档。
第二十四条资金类档案的管理应执行公司保密制度。
第五章预算档案管理
第二十五条预算档案包含月度、季度、年度预算与年度预算方案，预算调整方案，预算执行情况等，涉及收入、成本、费用及资本性支出等方面。
第二十六条预算档案按年度分类保管。年度预算应永久保存。
第六章日常往来财务文件、决议档案管理
第二十七条日常往来财务文件分为内部往来财务文件及外部财务文件两大类。其中内部往来财务文件包括各子公司、各部门之间以及部门内部发放的文件，包括“内部请示报告”、“内部通知”“股东会决议”“董事会决议”等;外部文件包括公司同外单位之间的所有国、、内外往来文件。
第二十八条日常往来财务文件应依据内容进行分类保存，如内部规章制度，审计往来文件等等;外部往来财务文件应依据往来单位进行分类存档。
第二十九条公司内部往来财务文件或外部财务文件亦需依据时间顺序存档，以年度为限，以前年度档案需另行存放。
第七章合同档案管理
第三十条依据集团合同管理规定建立合同台账，进行合同档案管理。
第三十一条按合同性质进行分类保存，编制合同清单，每季度清理一次，如有遗失、毁损，要查明原因，及时处理。
第三十二条合同原件无特殊情况不得外借。可在财务部门查阅合同文档，确因工作需要借出查阅，须按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，以影印件借出。
第三十三条合同文档须指派专人负责。
第八章附则
第三十四条本办法由集团财务管理部负责解释、修订。
第三十五条本办法经董事长办公室批准后生效，自生效之日起开始实施。
公司档案管理制度 篇8
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的.，须经综合处处长批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
公司档案管理制度 篇9
第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据有关法律、法规，制定本制度。
第二条本制度所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
第三条企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。
第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。
第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：
(一)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;
(二)统筹规划并负责本企业档案的`收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;
(三)指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;
(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。
第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。
第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
第九条企业根据有关制度，确定档案保管期限，划定档案密级。
第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关制度经企业法定代表人批准后进行监销。
第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的`要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。
第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。
第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。
第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。
第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。
第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按国有企业资产与产权变动档案处置办法做好档案的处置工作。
国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案;国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。
第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。
第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按制度归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。
公司档案管理制度 篇10
一、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部；
2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
1）负责部门档案的管理。
4、各部门负责人
1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；
2）负责对本部门档案管理的监督检查。
5、各公司总监/副总
1）负责对档案管理监督检查报告的审批。
五、工作程序
1、档案资料的收集
1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》，每季度向行政部移交。
a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。
b)档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见《公司档案管理规定》。
c)档案资料的日常管理：
⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；
⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用；
⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。
d)档案借阅
⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和行政部批准，且只带复印机，不带原件；
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的`档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
⑷借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发现一次罚款200-20xx不等的罚款元。情节严重者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
⑸非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不可将档案带出档案室。
e)档案销毁
⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。
⑵执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。
2、档案管理细则
1）档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
⑷公司领导的批示、指示等；
⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
3、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间
⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a)公司规定的密级文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
c)合同、协议书等正本及过程资料；
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
e)其他认为需要即时归档的资料。
⑵定期归档
a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部；
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；
⑶电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、档案交接
⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。
6、档案移交公司的流程
a)移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。
b)采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。
c)结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。
d)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
e)行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
f)档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电子档移交清单，确认无疑后双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份。
公司档案管理制度 篇11
第一章 总则
第一条 为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统与安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条 本制度适用于公司各部门在生产经营、管理活动中形成的各种形式、各种载体的档案材料的管理，包括但不限于文书档案、会计档案、科技档案（含项目档案、基建档案、设备档案等）、人事档案、电子档案等。
第三条 公司档案管理遵循“统一领导、分级管理、集中保管、便于利用”的原则，实行档案部门与业务部门相结合的管理模式，确保档案资源的'有效整合与共享。
第二章 管理机构与职责
第四条 公司设立档案管理部门（或指定专门机构），负责全公司档案工作的规划、组织、指导和监督。主要职责包括：
1. 制定并完善公司档案管理制度；
2. 组织档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用；
3. 监督指导各部门档案工作，开展档案业务培训；
4. 推广应用档案管理先进技术，实现档案管理现代化。
第五条 各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、归档及日常管理工作，与档案管理部门保持密切协作。
第三章 档案的收集与整理
第六条 各部门应按照档案管理制度的要求，及时将办理完毕且具有保存价值的文件材料收集齐全，并按规定进行整理、分类、编目，形成规范的档案卷册或电子文档。
第七条 档案整理应遵循档案的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第八条 归档文件材料应齐全完整，内容准确，标识清晰，载体和字迹应符合耐久性要求。
第四章 档案的鉴定与销毁
第九条 公司定期对档案进行鉴定，区分档案的保管期限，对无保存价值的档案进行登记造册，经审批后按规定程序销毁。
第十条 档案鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关部门和专家进行，确保鉴定结果的客观公正。
第五章 档案的保管与保护
第十一条 档案管理部门应配备专用库房和必要的设施设备，确保档案的物理安全和信息安全。
第十二条 档案库房应保持适宜的温度、湿度，采取防光、防尘、防火、防盗、防有害生物等措施，定期检查档案状况，及时修复破损档案。
第十三条 电子档案应实行双套制管理，即纸质档案与电子档案并存，确保数据的完整性和可恢复性。电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。
第六章 档案的利用与开放
第十四条 公司档案应根据公司规定，向内部员工提供利用服务，支持公司各项工作的顺利开展。
第十五条 档案利用应遵循保密原则，严格控制利用范围，确保档案信息安全。涉密档案应按照国家保密法规进行管理。
第十六条 档案管理部门应积极开展档案编研工作，为公司决策和管理提供有价值的档案信息支持。
第七章 监督与考核
第十七条 档案管理部门应定期对各部门档案工作进行检查，发现问题及时督促整改。
第十八条 公司将档案工作纳入部门绩效考核体系，对档案工作成绩突出的部门和个人给予表彰奖励；对违反档案管理规定，造成档案损失或泄密的，将依据公司规定追究相关责任。
第八章 附则
第十九条 本制度自发布之日起实施，由公司档案管理部门负责解释。随着公司发展及法律法规的更新，本制度将适时进行修订和完善。
公司档案管理制度 篇12
一、总则
（一）为全面增强本企业档案管理工作，保证企业各种档案资料充足、有效利用，实现档案资料管理的规范化和标准化，特拟订本制度。
（二）本制度所指的档案资料是指企业及部下客户服务部门建立以来，在经营、管理工作和活动中形成的，拥有查阅、利用价值的各样形式的资质证照、文书、公文、公文、合同、图纸、业户资料以及音像、图表等档案资料。
（三）档案资料工作的基来源则：集中一致管理企业及各部下客户服务中心有关资料档案，保证档案资料的完好和安全。
二、人员装备
（四）企业档案采纳分级管理模式，即分为物业企业档案资料管理员和部下各客户服务中心档案资料管理员。物业企业主要采集和保留企业级别物业档案和物业资料，部下各客户服务中心详细负责管理各自的物业档案和资料。物业企业及部下各客户服务中心均需建立独立的档案室。
（五）物业企业须装备档案管理的专责人员，部下的各客户服务中心依据自己实质状况，可指定专人负责也可由其余人兼职档案管理员。
三、档案资料的采集和整理
（六）物业企业主要一致采集和管理企业级别物业档案和物业资料，主要包含以下内容。
1.物业企业公章和有关证照。
2.文件、公文、工作计划、上司来文以及国家与当地有关的法律法例等档案资料，主要指房地产企业、物业企业领导署名的各种批改，以企业及职能部门等名义发出或拟订的文件以及与企业职能有亲密关系或由企业肩负有关责任并需要执行的重要文件。
3.重要、突发事件的办理资料，主要包含楼宇、交通、治安、公共配套设备设备等方面及自然灾祸等突发重要事件的经过和办理过程记录及有关资料。
4.企业所签署的合同资料，督查职能部门对企业进行检查的书面及取证资料以及企业固定财产有关资料。
5.人事档案资料。
6.实物、声像类档案，包含各样电子档案。在实质工作中，实物、声像档案资料比较少，依据使用频次及重要性选择自行寄存或移交企业档案管理部门，自行保留时要注意保护完好性。
7.荣誉类档案等其余各样档案资料。
（七）各客户服务中心管理自己楼盘、业主和经营有关的档案和资料，主要包含以下内容。
1.客户服务中心业务章及有关证照。
2.小区基本状况资料。
（1）房产资料包含房子、设备及其附着物清单及表格等。
（2）接收资料包含查收合格凭据、物业完满状况、接收文件。
（3）技术资料包含工程预决算书、总平面图、平面图、完工图、地质勘探报告、图纸会审记录、完工查收证明书、房子及设备使用技术资料。
3.业主档案资料（包含维修基金档案资料）主要包含人住通知书、住户家庭状况登记表、房子交接单、住户入住合约、身份证明资料以及装饰申请表等，业户资料一定妥当保留并实时更新。
4.平时管理服务资料，主要包含以下内容。
（1）人事管理有关资料。客户服务中心人员的招聘、培训、定岗定编、分配、变迁文件、技术职称等文件。
（2）各部门平时的值班记录，各样来往信函，各样内部通启等文书资料。
（3）设备档案管理，包含设备的标记、设备台账和设备资料等。
（4）物业经营管理资料。各客户服务中心经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、委外、合作文件等。
（5）物业租借资料，包含租借审批资料、租借合同、物业权属证明资料、房子安全判定资料、赞同出（转）租文件、拜托书、公证书、证明、报告、分户图等。
（6）工程图纸档案资料，包含建筑施工图、给排水施工图、构造施工图、消防施工图、供配电施工图、空调系统图。
（7）各客户服务中心或个人参加各样活动的资料。
5.小区创优档案资料及社区文化资料。
四、档案资料的移交和归档
（八）资料移交前管理。
1.各客户服务中心的档案资料在移交前由各客户服务中心档案资料管理员负责存档管理。
2.各客户服务中心一定将档案资料分类寄存人不一样的档案袋或盒内，保证档案资料的完满。
3.各客户服务中心寄存的档案资料要依据自己的使用频次和保密程度进行分类寄存。
（九）档案资料的移交，每半年向物业企业档案室进行一次移交。
1.资料移交前，各客户服务中心档案资料管理员须将档案按类整理好，并填写档案资料移交表，执行移交锋续。
2.进行移交时，物业企业须认真查对移交的资料，确立无误后，交接两方在移交清单上署名，并加盖部门公章。
3.移交清单调式两份，物业企业和各客户服务中心交接人各保存一份。
4.对换出、辞职的工作人员档案，在办理调离手续前，一定清还档案资料，经档案室署名确认，方可办理调离手续。
（十）归档。主要有以下要求。
1.物业企业及部下各客户服务中心需依据本管理方法的归档范围、归档日期实时、正确、规范地进行归档。
2.将需要归档的文件资料比较归档范围，完好、正确、系统地进行采集，归档模卷要进行分类摆列，并加盖档号章、装盒，编制档案目录。
3.除归档范围表中列明为复印件外，归档的文件原则上一律为原件，必需时复印件加盖红章注明原件寄存处，凡有原件的文件，不可以以复印件归档。
4.归档的文件资料种数、份数及每份文件的页数均应齐备完好。
5.实物类、声像类档案资料要清楚完好，并按归档要求供给拍摄内容、时间、背景、作者等文字信息，电子文件应有相应的纸质文件资料，并保留。
（十一）归档档案资料检查。物业企业负责检查、督查、指导并查核各客户服务中心档案资料的管理工作。统计汇总各客户服务中心归档资料目录清单，按期对各客户服务中心档案的归档工作进行实地检查。
五、档案资料的借阅和使用
在进行档案资料借阅使用时，假如是在档案室查阅一般资料，办理一般登记手续即可；假如要查阅重要密级资料，须执行档案借阅审批手续，且一定在档案室就地查阅后送还，不得私自带出复印。
（十三）档案资料借阅的有关规定。
1.借阅的档案资料一定准时送还，并实时办理清户手续。一般不得超出7天，超出7天则需办理续借手续，未办理缓期手续且借出档案超出15天者，对有关责任人进行渎职问责办理，在借阅时期造成资料丢掉者，依据资料的重要程度进行相应的办理。
2.借阅者一定保证原样送还所借的档案资料，保证资料完好无损，不得在档案资料上涂改、画线、标记等。
3.未经赞同，借阅者不得随意摘抄、摄影、复制档案资料，凡经赞同摘抄、复制的档案资料一定由档案资料管理人员进行审察和查对。
4.实物档案一般不外借，声像档案资料以复印件供给利用。
（十四）要注意保护业主和住户的个人信息，业主个人信息档案在有关客户服务中心的档案库中，如需调用含有业主个人隐私信息的`资料，须经客户服务中心负责人赞同，有些需经业主自己赞同，并由有关档案人员记录去处，追踪有关信息资料的使用及其销毁状况。
六、档案资料管理和判定
（十五）物业企业及各客户服务中心依据自己实质状况设置综合档案室、资料保留室和库房等，一定保证有相对独立的空间，并能保证资料的安全与齐备。
1.库房要相对独立，并拥有防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防高温等功能，库房内和库房邻近严禁搁置易燃易爆物件或其余危险物件，并装备灭火器械，标示严禁烟火标记。
2.库房内全力按分类设置，档案资料按类型齐整排放，保持通风，并与窗户垂直，防止阳光直射，将全部档案架一致编号，编制档案资料寄存地点索引。
（十七）档案资料统计，详细要求以下
1.物业企业及各客户服务中心要在每年12月31日前对档案资料的移出、收进、整理、判定、保留的数目和状况及档案资料的借阅利用等状况进行统计。
2.物业企业档案员将统计结果报物业企业负责人，部下各客户服务中心档案员将统计结果报给客户服务部负责人。
3.统计工作一定做到脚踏实地，照实反应状况，务必保证供给的数据正确，切合客观实质。
（十八）档案资料的判定，包含以下要求
1.档案资料一经归档，未经领导判定和赞同，任何人不得私自销毁。
2.经判定后仍没法确立其保留价值的档案资料，应持续保留至次年再进行判定。
3.技术档案资料鉴准时，需附带工程技术部门的专业建议。
（十九）档案资料的销毁。
1.经判定后赞同销毁的档案资料，由档案室负责人妥当办理，不得作其余用途或看作废纸销售。
2.销毁档案资料须有起码两名监销人，监销人应认真复核要销毁的档案资料。销毁完成须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人在销毁清册上署名。
3.档案资料管理员应实时做好档案资料整理、检索工具调整等工作。
七、奖罚
（二十）企业依据每年查核结果，关于在档案管理过程中做出成绩和贡献，或许进步特别突出的部门和个人赐予相应表彰或奖赏等。
（二十一）关于工作不负责，未认真贯彻执行物业企业档案工作要求的档案管理人员，企业将对档案管理的详细工作人员和有关领导进行处罚。
（二十二）因管理或使用不妥，造成档案信息外泄，或许未经允许，私自将档案资料抄写、复制与转借别人等状况，将依据情节严重程度，赐予相应的处罚。
公司档案管理制度 篇13
第一章 基本原则
第一条为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，特制定本制度。
第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。
第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。
第四条在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。
第二章 档案管理体制
第五条人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。
第六条人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。
第七条人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。
第三章 材料的收集归档
第八条为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集归档范围见附件。
第九条公司各级党委（总支）、各厂、各处室（科室）要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委（总支）的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档，员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆。
第十条收集的人事档案材料，必须经过认真地鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。
第十一条不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负责人审查批准，由专人负责监销。
第十二条人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第四章 档案管理和利用
第十三条人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。人事档案室对不属于上述范围人员的'人事档案应进行代管，并按有关部门的规定收取管理费。
第十四条对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。
第十五条根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。
第十六条档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。
第十七条严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。
第十八条做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。
第十九条凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人力资源处”公章，方能有效。
第二十条对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查(借)阅制度》办理。
第五章 档案的转递
第二十一条人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。
第二十二条如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。
第二十三条为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人力资源处应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。
第二十四条公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。
第二十五条公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档案的转递工作，学生分配单位有变化时应及时通知档案室，以使档案能正确投递。
公司档案管理制度 篇14
一、总则
1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。
三、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求
1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的'最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借，必须专人专用。
7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
公司档案管理制度 篇15
第一章 总则
第一条 为规范公司档案管理，确保档案资料的完整性、安全性与有效利用，促进公司信息资源的整合与共享，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。
第二条 本制度适用于公司各部门在日常经营、管理、研发、生产、销售等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于纸质文件、电子文件、照片、录像、音频资料等。
第三条 公司档案管理遵循“统一领导、分级管理、集中存放、方便利用”的原则，确保档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等各个环节的科学化、规范化、信息化。
第二章 管理机构与职责
第四条 公司设立档案管理部门（或指定专人负责），作为档案管理的中枢机构，负责全公司档案管理工作的'规划、组织、协调与监督。其主要职责包括：
1. 制定和完善公司档案管理制度；
2. 组织档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁及开发利用工作；
3. 指导和监督各部门档案管理工作；
4. 提供档案查询、借阅服务；
5. 开展档案业务培训和宣传工作。
第五条 各部门应设立兼职档案员，负责本部门档案的初步整理、移交及日常管理工作，确保本部门档案的完整与安全。
第三章 档案收集与整理
第六条 各部门应按照公司档案管理部门的要求，及时收集、整理本部门在工作中形成的各类档案材料，确保档案材料的齐全、完整和准确。
第七条 档案整理应遵循分类科学、组卷合理、排列有序、编号准确的原则，便于保管和利用。
第八条 电子档案应实行双套制管理，即在纸质档案归档的同时，将相应的电子文件及其元数据一并归档，并确保两者之间的关联性和一致性。
第四章 档案保管与保护
第九条 公司档案管理部门应设立符合档案保管要求的专用库房，配备必要的设施设备，确保档案的安全与保密。
第十条 档案管理人员应定期检查档案库房的环境条件，如温湿度、防尘、防虫、防火、防盗等，发现问题及时处理。
第十一条 档案应实行定期鉴定制度，对于失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁处理，并保留销毁清册。
第五章 档案利用与保密
第十二条 公司档案管理部门应建立档案查询、借阅制度，明确查询、借阅的权限、程序和范围，确保档案的合理利用。
第十三条 借阅档案应办理登记手续，并按期归还。借阅过程中，借阅人应妥善保管档案，不得涂改、拆散、损坏或遗失。
第十四条 涉及公司机密或敏感信息的档案，应严格按照公司保密制度进行管理，未经批准，不得擅自查询、借阅或复制。
第六章 附则
第十五条 本制度由公司档案管理部门负责解释和修订。
第十六条 本制度自发布之日起实施，原有相关档案管理规定与本制度不符的，以本制度为准。
公司档案管理制度 篇16
第一章总则
第一条为规范企业境外档案管理，维护国家利益和企业合法杈益，满足境外资产监管需要，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于中华人民共和国境内企业作为投资主体或母公司在境外设立的全资企业、控股企业、项目部、办事机构等(以下统称境外单位)的档案工作。
第三条本制度所称的境外档案是指境外单位在研发、生产、经营、管理或项目合作等活动中形成的，具有保存价值的各种形式的文件材料。
第四条境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的基础上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发事件的`原则，以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理，确保境外档案完整、准确、有效、系统和安全。
第五条投资主体或母公司在设立境外单位时应当在公司章程或协议中明确档案归属、流向、使用、移交等事项，确保中方权益。
第二章管理职责与人员
第六条各级档案行政管理部门根据职责负责境外档案工作的监督、指导;外交部和我驻外使领馆按照工作职责，结合实际情况，为境外档案的应急管理提供必要协助;国家商务主管部门、发展改革部门、国有资产监督管理部门应当将境外档案工作纳入境外投资、资产、合作项目管理内容;海关为境外档案出入境提供通关便利，境外档案出入境制度由国家档案局会同海关总署共同制定并实施。
第七条投资主体或母公司负责本企业境外单位档案工作监督、指导。
第八条境外档案工作应当有明确的分管领导、归口管理部门、专职档案人员。
第九条境外档案工作主要内容：
(一)编制档案工作发展规划和年度工作计划;
(二)制定文件材料归档和档案管理制度;
(三)指导文件材料形成、积累、整理和归档工作;
(四)负责档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息化等工作;
(五)组织档案宣传、培训、研究和业务交流工作;
(六)负责境外档案移交工作。
第十条境外档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，定期接受档案业务培训;一般选用中方员工。
第十一条境外单位工作人员有保护境外档案的责任和义务。岗位变动时，应当及时办理文件材料移交手续，并清退借阅未还的档案。
第三章文件材料的形成与归档
第十二条境外单位文件材料形成、积累、整理和移交工作应当纳入业务工作流程，纳入业务工作或项目计划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。
第十三条境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区及中华人民共和国法律法规，结合境外业务实际制定，并报投资主体或母公司审批。资本结构或主营业务发生较大变化的，应当及时修订完善。
第十四条境外文件材料应当按照归档范围及时收集整理，按规定期限向档案部门移交进行集中管理。任何个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。
第十五条归档文件材料应当符合如下要求：
(一)归档文件材料形成符合有关技术标准，完整、准确、系统，使用耐久、可靠的记录载体和记录方式
(二)归档文件材料为原件;因故无原件的，将具有凭证作用的复制件归档并作出说明。
(三)电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案管理有关要求。
(四)非纸质文件与其文字说明一并归档;外文文件材料若有中文译文的，应当一并归档;没有中文译文的，译出标题和目录后归档。
(五)归档文件材料一般一式一份;重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
第十六条管理、建设项目、设备仪器、科研开发、产品及业务、会计、人事等各类文件材料，参照国内同类文件材料的归档时间并结合境外业务实际定期归挡。
第十七条境外单位业务信息系统应当具备电子文件归档管理功能，符合电子档案管理要求。
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